سكرتير المكتب

الأدوار والمسؤوليات

يجب أن يكون شاغل الوظيفة متمكنًا من تطبيقات MS Office، وخاصة MS Excel، وأن يتمتع بمهارات تنظيمية وتواصلية استثنائية. سيكون سكرتير العمليات مسؤولاً عن تنسيق العمليات اليومية للمشروع، والتوثيق، وإعداد التقارير والعروض التقديمية، وإعداد ملفات إدارة الموارد، وإعداد ملفات الميزانية بما يتماشى مع تقارير SAP ووفقًا لتوجيهات مدير العمليات. سيكون مسؤولاً أيضًا عن تنظيم الاجتماعات، وإعداد تقارير MOM، ودعم بيانات خطة العمل، وإعداد تقارير أداء المشروع، بما في ذلك تجميع البيانات المطلوبة لتحليل القيمة المكتسبة وإعداد التقارير.

المسؤوليات الرئيسية:

التخطيط والإدارة:

توفير الدعم الإداري والتشغيلي رفيع المستوى لمدير العمليات.
تنسيق والحصول على بيانات المشروع المختلفة، بما في ذلك تتبع التقدم وتحديثها وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.
إعداد وصيانة الوثائق والتقارير والعروض التقديمية.
لبدء المراسلات المكتوبة والشفوية والرد عليها بما في ذلك التكوين والتحرير والتوزيع.
نسخ مسودات المراسلات الداخلية مثل المذكرات والمنشورات والرسائل والمحاضر ورسائل البريد الإلكتروني وفقًا لتعليمات مدير العمليات
إعداد ملفات إدارة الموارد وملفات ميزانية المشروع بما يتماشى مع نظام SF ونظام SAP.
الدعم في إعداد بيانات خطة العمل والمبادرات الاستراتيجية الأخرى.
إعداد تقارير أداء المشروع، بما في ذلك تجميع البيانات المختلفة لإعداد تقارير تحليل القيمة المكتسبة.

أنشطة التنسيق:

التنسيق بين الإدارات لجمع البيانات، والعديد من الأنشطة اليومية الأخرى بما في ذلك تخصيص الموارد وفقًا للجدول الزمني وتحديثها في تقارير القوى العاملة اليومية
العمل كحلقة وصل بين المديرين والموظفين الآخرين لتمثيل القضايا والتوجيهات والتواصل بشأنها.

المهام المرتبطة:

التعامل مع جميع مهام المكتب العامة، وتسجيل الملفات، والحفاظ على السجلات في النظام.

المؤهلات:

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو التجارة

الخبرة:

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو التجارة مع خبرة تتراوح من 3 إلى 5 سنوات
خبرة مثبتة كسكرتيرة أولى في مشاريع البناء في التعامل مع بيانات المشروع
الكفاءة في تطبيقات MS Office، وخاصة MS Excel.
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة.
القدرة على العمل بشكل مستقل وتحديد أولويات المهام بشكل فعال.
الخبرة في التعامل مع تقارير أداء المشروع (تحليل القيمة المكتسبة)، وملفات الميزانية، وبيانات القوى العاملة إلزامية.
مهارات تواصل قوية، وقدرات شخصية، ومهارات تحليلية وحل المشكلات.
معرفة SAP أو Success Factors أو برامج مماثلة تعتبر ميزة إضافية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المهارات التنظيمية: القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال.

التواصل: مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية للتواصل مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.

الاهتمام بالتفاصيل: ضمان الدقة في التوثيق ومخرجات المشروع.

إدارة الوقت: القدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية وإدارة الوقت بكفاءة.

حل المشكلات: تحديد المشكلات وتقديم الحلول على الفور.

الإلمام بأدوات إدارة المشاريع: الكفاءة في أدوات مثل Trello أو Asana أو Microsoft Project.

الفطنة المالية الأساسية: فهم الميزانية وتخصيص الموارد.

التعاون الجماعي: العمل بشكل فعال داخل بيئة الفريق.

المهارات الفنية: فهم أساسي للبرامج ذات الصلة بالمشروع، مثل Excel أو أدوات الصناعة المحددة.

القدرة على التكيف: المرونة للتكيف مع احتياجات المشروع وأولوياته المتغيرة.

المسؤوليات:
المساعدة في تخطيط المشروع وجدولته.
تنسيق الاجتماعات وإعداد الأجندات.
الحفاظ على وثائق المشروع والسجلات.
تتبع تقدم المشروع والإبلاغ عن التحديثات للفريق.
دعم التواصل بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.
إدارة العمليات اللوجستية للأحداث أو الأنشطة المتعلقة بالمشروع.
المساعدة في تتبع الميزانية وإعداد التقارير المالية.