كاتب المكتب الأمامي

تنفيذ الخدمات المقدمة في مكتب الاستقبال بكفاءة بما في ذلك الترحيب بالضيوف وتسجيل وصولهم ومغادرتهم، والاهتمام بطلباتهم واستفساراتهم، وتلقي الرسائل ونقلها وغيرها من المخاوف التشغيلية ذات الصلة.

تلقي/نقل التصديق من/إلى الوردية السابقة/التالية، ومتابعة أي مسائل معلقة والتأكد من تقديم/إكمال الخدمة.

التأكد من الحفاظ على جو من الهدوء في مكتب الاستقبال، وعدم إعطاء الانطباع بوجود مشكلة.

مراجعة جميع الحجوزات الواردة لهذا اليوم لتتناسب مع الإقامة اللازمة.

مراجعة وحل جميع "الآثار" الموجهة إلى مكتب الاستقبال.

التحقق باستمرار من الحجوزات لضمان توفر الغرف والتعامل مع الحجوزات الخاصة بشكل صحيح.

إجراء عملية التسجيل من خلال الحصول على البيانات من الضيف ومراعاة الإرشادات المعمول بها.

التأكد من تسجيل جميع الضيوف في الكمبيوتر على الفور وبدقة. التحقق من جميع المعاملات التي تم إجراؤها والتوقيع في المساحة المخصصة في بطاقة التسجيل للإشارة إلى إكمال الإجراء.

الرد على الهاتف على الفور، في غضون ثلاث رنات. استخدم اسمك عند الرد، وتحدث بوضوح وبصوت لطيف. تلقي وتسليم رسائل دقيقة وفي الوقت المناسب للضيوف، إما يدويًا أو عبر نظام الكمبيوتر. تنسيق/تسهيل تسليم البريد والطرود الصغيرة والفاكس للعملاء حسب الطلب.
إغلاق حسابات الضيوف في وقت المغادرة وسؤالهم عن مدى استمتاعهم بإقامتهم. في حالة عدم الرضا أو النزاع، قم بالتفاوض على حل وسط، والذي قد يشمل تفويض بدل الإيرادات.
ضمان الرقابة الصارمة على مفاتيح الغرف. فرض إجراءات التعامل مع المفاتيح لضمان أقصى قدر من الأمان.
التأكد من متابعة جميع الغرف التي يجب تسجيل الخروج منها وتحديثها في نظام الكمبيوتر وفقًا لذلك. يجب تسجيل خروج الضيوف الذين سجلوا الخروج على الفور من نظام الكمبيوتر.