منسق المكتب

الدعم الإداري: تقديم المساعدة الإدارية لمدير المكتب وأعضاء الفريق الآخرين حسب الحاجة، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإدارة التقويمات والتعامل مع المراسلات.
إدارة المرافق: الإشراف على صيانة المرافق والمعدات المكتبية، وتنسيق الإصلاحات وضمان بيئة عمل آمنة ومريحة لجميع الموظفين.
العمليات المكتبية: إدارة مخزون اللوازم المكتبية وطلبها وتوزيعها، مما يضمن مستويات المخزون الكافية وفعالية التكلفة. التعامل مع البريد والطرود الواردة والصادرة.
تنسيق الأحداث: المساعدة في تخطيط وتنفيذ أحداث الشركة والاجتماعات والمؤتمرات، بما في ذلك اختيار المكان وترتيبات تقديم الطعام والتنسيق اللوجستي.
إدارة البائعين: الاتصال بالبائعين الخارجيين ومقدمي الخدمات، والتفاوض على العقود، ومراقبة جودة الخدمة والامتثال للشروط المتفق عليها.
إدارة المستندات: صيانة وتنظيم أنظمة حفظ الملفات الرقمية والمادية، مما يضمن الدقة والسرية وسهولة استرجاع المستندات والسجلات.
دعم الإعداد: المساعدة في عملية الإعداد للموظفين الجدد، وإعداد مساحات العمل، وتنسيق جداول التدريب، وتقديم الدعم اللوجستي حسب الحاجة.
اتصال الاتصالات: العمل كنقطة اتصال للاستفسارات الداخلية والخارجية وتوفير المعلومات وتوجيه الطلبات إلى الإدارات أو الموظفين المناسبين.
المشاريع المخصصة: القيام بمشاريع ومهام خاصة حسب توجيهات مدير المكتب، مما يساهم في التحسين المستمر لعمليات المكتب وكفاءته.

متطلبات:

- خبرة مثبتة في دور الدعم الإداري أو المكتبي، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة سريعة الخطى.
مهارات تنظيمية وتعدد مهام قوية، مع القدرة على تحديد أولويات المهام والوفاء بالمواعيد النهائية بفعالية.
مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل، كتابيًا وشفهيًا.
الكفاءة في Microsoft Office Suite والتطبيقات البرمجية الأخرى ذات الصلة.
الاهتمام بالتفاصيل والالتزام بالحفاظ على السرية والتقدير.
القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف وكجزء من فريق تعاوني.