مساعد إداري تنفيذي

الدعم الإداري العام:
يوفر الدعم الإداري/السكرتارية لنائب الرئيس/نائب الرئيس وأعضاء فريقه.
تحية واستضافة الضيوف وزوار المكاتب بلطف واحترام.
يحتفظ بنسخة مطبوعة أو تقويم إلكتروني للنائب الأول للرئيس المسؤول.
يتبع إجراءات مراقبة وثائق مكتب Hill International القياسية والمشاريع. يجمع ويراجع ويوزع النسخ الورقية والبريد الإلكتروني الواردة. يتعامل مع البريد بشكل مستقل، ولا يتطلب اهتمام نائب الرئيس الأول. قم بمراجعة المراسلات الواردة والصادرة للتأكد من دقتها وتنسيق المستندات الصادرة التي تتطلب توقيع نائب الرئيس الأول/نائب الرئيس.
ينسق ترتيبات السفر المعقدة.
تصوير المستندات والمسح الضوئي وحفظها.
يقوم بإعداد تقارير النفقات ونسخها وإرسالها وملفاتها باستخدام VantagePoint.
معالجة فواتير البائعين بالتنسيق مع الإدارة المالية.
يؤدي مهام إدارية أخرى كما هو مطلوب.
كن جزءًا من فريق العمليات/الإدارة عند الحاجة.

واجبات إدارية أخرى (إذا ومتى لزم الأمر)

عمليات مكتب الاستقبال:
الرد على الهواتف وتوجيه المكالمات.
صيانة أجهزة الفاكس المكتبية وآلات النسخ والطابعات.
إدارة جدول السائقين في المكتب، على سبيل المثال، تنظيم الاستلام اليومي والتوصيل وتسليم المستندات.
الترتيب لاستلام البريد السريع كما هو مطلوب.
طلب لوازم المكاتب والمطبخ وتنسيق التسليم.
استخدام مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين، والتواصل مع مختلف مستويات موظفي الشركة وإدارتها، والزوار، والعملاء، وما إلى ذلك.
العمليات المكتبية:
المساعدة في تخطيط الأحداث/الاجتماعات.
تنسيق و(أداء) تنظيف المكتب وتنظيمه (عند الضرورة).