كيفية كتابة خطاب تعريفي يجذب انتباه مسؤولي التوظيف

أمامك مستند فارغ، ومن المُفترض أن تكتب فيه خطاب تعريفي خاص بك لتجذب انتباه مسؤولي التوظيف، فكيف تتصرف في مثل هذا الموقف.

من حسن الحظ، هناك طريقة مثالية للبدء في كتابة الخطاب التعريفي، وفي هذه المقالة سوف نرشدك إلى كيفية القيام بذلك.

بعد قراءة هذا المقال، سوف تكون لديك خلفية كافية حول الخطاب التعريفي، وما الذي يجب تضمينه في معلومات الاتصال الخاصة بك، وكيف تبدأ التحية والفقرة الافتتاحية في الخطاب بشكل يجذب الانتباه، وحينها سوف تكتسب مهارة كتابة الخطاب التعريفي الخاص بك بمفردك، وتجذب انتباه مسؤولي التوظيف، هيا بنا لنبدأ.

المقصود بالخطاب التعريفي

الخطاب التعريفي هو مستند تقدمه جنبًا إلى جنب مع سيرتك الذاتية، عند تقدمك لوظيفة أو منحة تعليمية، تشرح فيه مؤهلاتك وأسباب اهتمامك بالوظيفة أو الفرصة المعروضة، بهدف إقناع الجهة المستقبلة بأنك تستحق الحصول على هذه الفرصة.

الفرق بين الخطاب التعريفي والسيرة الذاتية 

يمكننا توضيح الفرق بين الخطاب التعريفي والسيرة الذاتية بإيجاز في النقاط التالية:

الهدف

الخطاب التعريفي: تقديم نفسك بشكل شخصي، وتوضيح سبب اهتمامك بالوظيفة وكيف أنها تتوافق مع مؤهلاتك وخبراتك.

السيرة الذاتية: تقديم ملخص شامل لتاريخك المهني والتعليمي ومهاراتك وإنجازاتك ومعلومات الاتصال بك. 

المحتوى

الخطاب التعريفي، يحتوي على مقدمة شخصية وفقرات تشرح لماذا أنت مناسب للوظيفة، وخاتمة تدعو إلى التواصل وإجراء مقابلة العمل.

السيرة الذاتية، تحتوي على أقسام ثابتة تتضمن معلوماتك الشخصية، مؤهلاتك العلمية، خبراتك العملية، مهاراتك وإنجازاتك، وتكون منسقة على شكل نقاط أو جداول.

الأسلوب

الخطاب التعريفي، يُكتب بأسلوب شخصي يهدف إلى بناء علاقة مع القارئ وإظهار شخصيتك وشغفك بالوظيفة.

السيرة الذاتية، تُكتب بأسلوب رسمي مهني يركز على تقديم المعلومات بوضوح ودقة دون أي تفاصيل زائدة. 

متى يجب عليك كتابة خطاب تعريفي؟

ينبغي عليك تقديم خطاب تعريفي خاص بك عندما تتقدم إلى وظيفة ما، حتى لو لم يقرأه مسؤول التوظيف، فتقديم الخطاب التعريفي لا يقل أهمية عن تقديم السيرة الذاتية إذا كنت تريد أن تبدو كمرشح جاد.

من ناحية أخرى، إذا طلب مسؤول التوظيف الخطاب التعريفي الخاص بك ولم تقم بتقديمه، فهذا يمثل علامةً حمراء ومن المحتمل أن يقابل طلبك بالرفض فورًا.

أما إذا قدمت خطابك التعريفي لوظيفة لا تتطلب ذلك، فهذا دليل على أنك تبذل جهدًا إضافيًّا، وقد يميزك ذلك عن المرشحين الآخرين الذين يمتلكون خبرات مهنية ومهارات مماثلة، وقد يجعلك مرشحًا لإجراء مقابلة مع مسؤول التوظيف.

أهم العناصر التي ينبغي تضمينها في الخطاب التعريفي

يجب عليك تضمين العناصر الثلاثة التالية في الخطاب التعريفي:

1. معلومات الاتصال الخاصة بك.

ويتضمن: اسمك كاملًا، المسمى الوظيفي، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني "المهني"، ملفات التعريف على وسائل التواصل الاجتماعي، الموقع الشخصي "إن وجد".

كذلك، يجب عليك إضافة اسم المستلم "المدير"، المسمى الوظيفي له، اسم الشركة، عنوان الشركة. 

2. تحية مدير التوظيف أو القسم أو الشركة

وفي هذا القسم، تأكد من أنك تخاطب مسؤول التوظيف الذي سيقوم بترشيحك إلى مديرك مباشرةً، يمكنك التعرف عليه من خلال منصة لينكد إن، أو من موقع الشركة نفسه في صفحة "نبذة عنا" أو "فريق العمل". 

3. فقرة افتتاحية ملفتة للانتباه تحث على قراءة بقية الخطاب التعريفي الخاص بك.

يتلقى مسؤولو التوظيف مئات الطلبات يوميًّا، لذا فهم يتصفحون كل خطاب تعريفي في بضع ثواني، وإذا لفت انتباههم فإنهم يعيدون قراءته بشكل أكثر دقة.

لذا اجعل مقدمتك الافتتاحية أكثر تخصيصًا، تذكر فيها اسمك ورغبتك في العمل في الوظيفة وخبرتك السابقة وأنك بذلك تعتقد أنك مناسب تمامًا لهذا المنصب.. فقط في ثلاثة أو أربعة أسطر.

7 نصائح لاحتراف كتابة المقدمة في الخطاب التعريفي الخاص بك

سنقدم لك في هذه الفقرة أهم النصائح التي تساعدك في إتقان كتابة مقدمة الخطاب التعريفي الخاص بك:

1. أظهر شغفك بالوظيفة وأنك ملتزم ومتحمس، فعرض هاتين الصفتين في بداية الخطاب يظهر لمسؤول التوظيف أنك أكثر تفاعلًا وبالتالي أكثر إنتاجية.
2. إذا أحالك شخص ما -يعرفه مسؤول التوظيف- إلى هذه الوظيفة فإنها فرصة رائعة لذكر ذلك في الفقرة الافتتاحية، تذكر أن هذه الإحالات تعني أن مؤهلاتك ومهاراتك أكثر مصداقية. 
3. أثبت أنك قمت بالبحث في الشركة وثقافتها، واذكر سبب أنك مناسب لهذه الثقافة، فهذا يوحي إلى مدير التوظيف أنك مهتم بهذه الشركة بالذات، وأنك لا تتقدم إلى عشرات الوظائف بشكل عشوائي. 
4. وضح إنجازاتك بحيث تكون قابلة للقياس قدر الإمكان، على سبيل المثال، من الأفضل أن تقول: "قمت بتحسين المبيعات بنسبة 20% خلال شهرين"، بدلًا من قولك: "قمت بتحسين المبيعات"، أظهر أيضًا مدى أهمية إنجازك السابق أو مدى إمكانية إضافة قيمة إلى موقعك الحالي. 
5. يفضل مديرو التوظيف أن تكون مباشرًا بشأن الوظيفة التي تتقدم لها والأسباب التي تعتقد أنها تجعلك الشخص المناسب لهذه الوظيفة.
6. قم بإنهاء الخطاب بشكر مسؤول التوظيف على وقته، واكتب عبارة رسمية تحثه على اتخاذ إجراء مثل الاتصال بك ومناقشة طلبك أو ترتيب مقابلة، ثم وقع باسمك في الأسفل.
7. قم بمطابقة الخطاب التعريفي الخاصة بك مع سيرتك الذاتية لتترك انطباعًا أفضل لدى مسؤول التوظيف.

ملخص

أنت الآن جاهز لكتابة الخطاب التعريفي الخاص بك، دعنا نوجز لك أهم الأفكار الأساسية:

لا يتجاوز خطاب التقديم صفحة واحدة وهو يهدف إلى إقناع مسؤول التوظيف بأنك أفضل مرشح للوظيفة، لذا يجب إرفاقه مع سيرتك الذاتية عند التقديم إلى الوظيفة.

يمكنك جذب انتباه مسؤول التوظيف بكتابة فقرة افتتاحية قوية، وذكر هويتك وسبب تقدمك، مع ذكر إنجاز بارز يثير اهتمامه على أن يكون قابلًا للقياس.

ركز في خطابك التعريفي على سبب كونك المرشح المثالي للوظيفة وسبب شغفك بالعمل مع هذه الشركة، وتفاصيل مهاراتك وإنجازاتك ومؤهلاتك مع التركيز على حماسك وشغفك طول الخطاب. 
نحن في د. جوب نساعدك في الحصول على الوظيفة التي تناسبك عبر مجموعة واسعة ومتنوعة من الموارد والخدمات والتقنيات الحديثة التي تضاعف فرص حصولك على هذه الوظيفة مع مئات المقالات والنصائح القيّمة في هذا المجال. 

أهم الأسئلة الشائعة

ما هو الخطاب التعريفي؟

الخطاب التعريفي هو رسالة قصيرة تُرفق مع السيرة الذاتية عند التقديم لوظيفة ما، تهدف إلى تقديم نفسك بإيجاز، وتوضيح سبب اهتمامك بالوظيفة، وتسليط الضوء على مهاراتك وخبراتك التي تجعلك مناسبًا لهذه الوظيفة.

ما هو الطول المثالي للخطاب التعريفي؟

الطول المثالي للخطاب التعريفي هو صفحة واحدة، حيث ينبغي أن يكون موجزًا ومباشرًا.

كيف أوجه التحية في بداية الخطاب التعريفي إذا لم أكن أعرف المستلم؟

يمكنك استخدام عبارات مثل: "عزيزي مسؤول التوظيف"، أو "إلى من يهمه الأمر".

هل يجب أن أرفق خطابي التعريفي بسيرتي الذاتية؟

نعم، يجب إرفاق الخطاب التعريفي بالسيرة الذاتية، لأنها تسلط الضوء على مؤهلاتك وخبراتك وإنجازاتك.

هل يمكنني استخدام نفس الخطاب التعريفي لكل طلب وظيفة؟

يفضل أن تتجنب ذلك، وتخصص خطابًا تعريفيًّا لكل وظيفة ليتناسب مع متطلبات الشركة والوظيفة المحددة، الأمر الذي يظهر اهتمامك الحقيقي بتفاصيل الوظيفة.