موظف عمليات مكتب الاستقبال

توفير الدعم التشغيلي اليومي في مكتب الاستقبال، والرد على المكالمات الهاتفية الواردة، وتحية الزوار والضيوف وحضورهم، وإدارة بطاقات وصول الزوار.
إدارة حجوزات قاعات المؤتمرات وإرسال طلبات حجز الفنادق والتنسيق مع الوكالات للحصول على التأشيرات السياحية وحجز التذاكر والحجز.
تنسيق وتدقيق المواد الثابتة ورفع طلبات الشراء. معالجة طلبات بطاقات العمل وبطاقات الوصول إلى مباني المكاتب.
تلقي رسائل البريد الواردة وإدارة البريد السريع للشركة.

المسؤوليات اليومية:

الأنشطة التشغيلية لمكتب الاستقبال

الرد على المكالمات الهاتفية الواردة ومساعدة المتصلين وتلقي الرسائل وترحيلها وتحويل المكالمات إلى الموظفين المعنيين وتحديث دليل جهات اتصال PABX.
الترحيب بالزوار والضيوف وحضورهم حسب الاقتضاء وفقًا لسياسة الزائر. تأكد من تسجيل الزوار وتزويدهم ببطاقة دخول إلى مقر المكتب. قم بإرشادهم في الاتجاه الصحيح أو غرف الاجتماعات.
الاحتفاظ بسجل يومي للزوار في المكتب ومراقبة إصدار بطاقات الوصول إلى المكتب وجمعها.
تحديث معلومات الاتصال لموظفي المكتب / كل قسم، مثل رقم فرعي المكتب ورقم الهاتف المحمول وعنوان البريد الإلكتروني للشركة.
الحفاظ على منطقة الاستقبال مرتبة بدعم من عمال النظافة في المكتب وتجنب الوقوف غير الضروري للموظفين والزوار في منطقة الاستقبال.
تأكد من وضع منشورات الشركة أو المجلات أو الكتيبات الأخرى في منطقة الزوار بشكل صحيح.
تزويد الزوار بدليل الصحة والسلامة والبيئة لمعرفة طرق الخروج في حالة الطوارئ.

الرسائل الواردة / الصادرة

تلقي وفرز البريد وتسليم والحفاظ على سجل البريد الوارد والصادر كل يوم.
إبلاغ الإدارة المعنية / مسؤول الاتصال لاستلام بريدهم الوارد من الاستقبال والتسجيل.
إدارة رسائل البريد الصادرة، وإبلاغ الساعي لجمع الالتقاطات. معالجة الفواتير البريدية كما هو مطلوب.