مساعد اداري

تنظيم والحفاظ على المستندات والسجلات والملفات (بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والخطابات والجداول الزمنية والنماذج ووثائق المناقصات) في شكل ورقي و/أو إلكتروني، مما يضمن الدقة وسهولة الاسترجاع. تأكد من أن جميع المستندات تحتوي على مسار ملف للرجوع إليه.
إعداد التقارير وجداول الأعمال والأوراق الخاصة بالاجتماعات.
المساعدة في إدخال البيانات وإنشاء التقارير وتجميع المعلومات كما هو مطلوب من قبل الفريق.
المساعدة في صياغة وتجميع مواد الترويج.
دعم أعضاء الفريق في المهام المستندة إلى MS Word وPowerPoint وExcel.
التأكد من أن التقارير والمخرجات تتماشى مع معايير التنسيق.
الحفاظ على كفاءة المكتب من خلال تنظيم وتنفيذ الأنظمة والإجراءات والسياسات الإدارية.
التحكم في مذكرات الفريق وصيانتها، وتحديد المواعيد والترتيبات لجميع الاجتماعات وعمليات التفتيش مع العملاء والمطورين والوكلاء والمالكين والزملاء.
إعداد رسائل بريد إلكتروني دقيقة ومستهدفة للتسويق الإلكتروني.
الاتصال بإدارات الحسابات الداخلية والخارجية كما هو مطلوب لرفع الفواتير وإعداد تقارير السفر والمصروفات والعناصر الأخرى. التأكد من التزام الملفات بلوائح التدقيق.
ترتيب وتنفيذ خدمات البريد والبريد السريع.
الرد على المكالمات الهاتفية والرد على رسائل البريد الإلكتروني والتعامل مع المراسلات نيابة عن الفريق.