مدير مكتب
صاحب العمل نشط
حالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكتروني
حالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكتروني
الوصف الوظيفي
العمل مع مديري العقود والمرافق لتنفيذ خطط شهرية لتقديم مؤشرات الأداء الرئيسية الشهرية المتفق عليها تعاقديًا.
حضور اجتماعات العمليات الدورية مع العميل وتدوين المحاضر وتوزيعها على جميع أصحاب المصلحة لاتخاذ مزيد من الإجراءات.
إنشاء عروض الأسعار من خلال Horizon وتقديمها للعميل. تتعلق عروض الأسعار هذه باستبدال قطع الغيار (تكلفة تتجاوز حدود FLT) أو أعمال أوامر التغيير (الأعمال الإضافية). بالإضافة إلى تحديث حالة بطاقات العمل ذات الصلة في FSI.
تتبع التقديم والموافقات على جميع عروض الأسعار بناءً على العمل الذي يتم تنفيذه في الموقع. بمجرد الانتهاء، قم بالتنسيق مع المتاجر والمشرفين بشأن مذكرات التسليم (DN) وتقرير إكمال الخدمة (SCR).
ترتيب جدول PPM للمقاول من الباطن
مراقبة وتحديث المتتبع القانوني لـ SSP
التنسيق مع المستأجرين للوصول إلى داخل الشقة لجدول PPM
الاحتفاظ بتقرير خدمة المقاول من الباطن وشهادة الطرف الثالث
الاتصال بمدير العقود وفريق حسابات ENGIE لرفع الفواتير المتعلقة بالرسوم الثابتة وعروض الأسعار المعتمدة.
إرسال الفواتير إلى أقسام حسابات العميل، وتتبع معالجة / الموافقة على الفواتير والإفراج عن المدفوعات.
الاتصال بجميع أصحاب المصلحة (مقاولي ومشرفي الأنظمة المتخصصة) للحصول على مدخلات في التقارير الشهرية وتجميع التقرير وتقديمه إلى FM للمراجعة وتقديمه النهائي إلى العميل.
تنظيم وصيانة قاعدة البيانات التي تحتوي على المستندات المتعلقة بالمشروع (الرسومات المبنية وأدلة التشغيل والصيانة وشهادات الشروط والأحكام وشهادات الضمان) وغيرها من الملفات والوثائق المتعلقة بالعقد (نطاق العمل المتفق عليه، التقارير الشهرية، أدلة إدارة المرافق، خطة استمرارية الأعمال، إلخ.)
مراقبة أداء مساعد. يستخدم المسؤولون المسؤولون عن تشغيل CAFM لتتبع جميع الأعمال المخططة والمفصلة (المهام التفاعلية والتصحيحية). 95% من استكمال PPM المجدول و85% من نسبة النجاح في إصلاح اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) هي مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة.
التعامل مع اقتناء وتوزيع وتخزين اللوازم المكتبية.
مسؤول عن إدارة المصروفات النثرية.
مساعدة مدير العقود وفريق الصحة والسلامة والبيئة أثناء عمليات التدقيق (الداخلية والخارجية).
مساعدة مدير العقود في مراقبة ومراجعة الربح والخسارة كل شهر.
تتبع جميع طلبات عروض الأسعار الواردة من العملاء.
الحصول على تحديثات دورية من المتاجر فيما يتعلق بالمخزونات والتنسيق مع المشتريات لمعالجة العجز في المصادر وفقًا للحد الأدنى لمستويات المخزون لتكون بمثابة نقطة الاتصال الأولى للاستفسارات والاتصالات مع العميل وموظفي Cofely.
لإنتاج المراسلات والتقارير والوثائق الأخرى (بما في ذلك معالجة النصوص والنشر المكتبي وباور بوينت وجداول البيانات) لتلبية متطلبات الإدارة.
لتلقي المكالمات الهاتفية والاستفسارات نيابة عن مدير العقود ومديري المرافق والرد عليها وتصفيتها وإعادة توجيهها حسب الاقتضاء.
للتواصل، نيابة عن الإدارة، فيما يتعلق بالاستفسارات والفواتير / المدفوعات المستحقة، وتقديم الدعم الإداري والاحتفاظ بالسجلات المناسبة.
التمويل والمشتريات
مسؤول عن إدارة المصروفات النثرية
مسؤول عن تلقي الأموال النقدية في بعض الأحيان وإبلاغ الفريق المالي.
- مسؤول عن مخزون القرطاسية والمشتريات للمكاتب
المهارات المطلوبة:
التواصل الشفهي والكتابي الممتاز باللغة الإنجليزية ضروري
مهارات التعامل مع الآخرين؛
التنظيم والتفكير المنهجي
مهارات البحث والقدرة على استخلاص المعلومات من مصادر مختلفة.
المرونة
مؤهلات:
خبرة سنتين كمسؤول ويفضل (نظام التشغيل) 5.0 خبرة
الخلفية التقنية، الأفضلية
التعرض لبيئة متعددة الثقافات
نوع التوظيف
دوام كامل
