موظف الإستقبال

المسؤوليات:

• إعداد البيانات المالية والتقارير والمذكرات وخطابات الفواتير والمستندات الأخرى.
• الرد على الهواتف وتوجيه المكالمات إلى الشخص الصحيح أو تلقي الرسائل.
• التعامل مع مهام مسك الدفاتر الأساسية.
• حفظ واسترداد سجلات الشركة والوثائق والتقارير.
• البحث عن البيانات وإجرائها لإعداد المستندات لمراجعتها وعرضها بواسطة المجالس من المديرين واللجان والمديرين التنفيذيين.
• المساعدة في التحضير للاجتماعات.
• تسجيل محاضر الاجتماعات بدقة.
• الترحيب بالزوار وتحديد ما إذا كان ينبغي أن يكونوا قادرين على ذلك لقاء المديرين التنفيذيين.
• استخدام برامج متنوعة ، بما في ذلك معالجة الكلمات وجداول البيانات وقواعد البيانات وبرامج العروض التقديمية.
• قراءة المذكرات الواردة وتحليلها ، والتقديمات ، وتوزيعها حسب الحاجة.
• إجراء ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.
• أداء واجبات المكتب التي تشمل طلب المستلزمات وإدارة قاعدة بيانات السجلات.
• الخبرة كمساعد افتراضي.
• فتح وفرز وتوزيع الفاكسات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى.
• تقديم الدعم الإداري العام.