JR ADMINISTRATIVE ASSISTANTJR - The Emirates Group

المسؤوليات الرئيسية

أداء الدعم الإداري العام والكاتبي بما في ذلك البريد والمسح والفاكس وترتيب جدول السائق اليومي

توفير خدمة إدارية للمشرف لتسهيل وتنظيم العمل.

أداء وظيفة إدخال البيانات عن طريق جمع البيانات وإدخالها في قواعد البيانات والحفاظ على سجلات دقيقة للاسترجاع بسهولة وفي الوقت المناسب:

تجميع والتحقق من دقة المعلومات وفرزها وفقًا للأولويات لإعداد البيانات المصدر لإدخال الكمبيوتر

مراجعة البيانات للتعرف على النقص أو الأخطاء، وتصحيح أي عدم التوافق إذا كان ممكنًا والتحقق من الناتج

البحث والحصول على مزيد من المعلومات للمستندات غير المكتملة

إنشاء تقارير وتخزين العمل المكتمل في المواقع المخصصة وأداء عمليات النسخ الاحتياطي

مسح المستندات وطباعة الملفات عند الحاجة

الحفاظ على سرية المعلومات

الرد على استفسارات المعلومات والوصول إلى الملفات ذات الصلة

الامتثال لسياسات سلامة وأمان البيانات

أداء واجبات كاتبة بما في ذلك التصوير، تجهيز النماذج، والحفاظ على الملفات والسجلات المكتبية.

الحفاظ على أشكال مختلفة (ورقية و / أو إلكترونية) من الوثائق مثل التقارير والعروض التقديمية والبريد الإلكتروني حسب الاحتياجات المطلوبة من قبل المشرف و / أو أعضاء الفريق لاسترجاع البيانات بكفاءة وفي الوقت المناسب.

تسهيل والتواصل مع الاتصالات الداخلية في حملات وبرامج التوعية مثل الحملات التدريبية والجلسات الصحية وغيرها.

الحفاظ على مستوى كاف من مستلزمات المكتب

أداء واجبات أخرى مسندة من قبل المدير / رئيس القسم

الامتثال لسياسات الجودة والسلامة المهنية للشركة.

تطبيق سياسة الجودة والنظام الجودة المنشأ وفقًا للمعايير الدولية ISO 9001: 2008 وتنفيذ جميع المسؤوليات وفقًا لإجراءات العمل في القسم مع تعكس سياسة الجودة لشركة EKFC.

المتطلبات الأساسية والكفاءات

شهادة الثانوية العامة أو مؤهل معادل.

خبرة لا تقل عن سنتين في وظيفة مساعد إداري مماثلة

معرفة بتطبيقات البرامج ذات الصلة بما في ذلك MS Office

مهارات جيدة في استخدام البريد الإلكتروني والإنترنت

مهارات جيدة في العد

مهارات لوحة المفاتيح الدقيقة

معرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب

مهارات جيدة في التعامل مع الناس مهمة لأن أمناء المعلومات يتعاملون مع الجمهور

المتطلبات والكفاءات المرغوبة

القدرة على التعاون على نطاق وظيفي وعلى جميع المستويات وأسلوب قائم على الفريق بما في ذلك القدرة على إدارة الصراع بشكل إيجابي

مستوى عالٍ من الالتزام بالتحسين المستمر والتكيف مع التغيير.