مساعد مدير المنتجع

الأدوار والمسؤوليات

الإشراف على العمليات اليومية لمكتب الاستقبال.
تدريب وتوجيه وتوجيه جهود فريق وكلاء الاستقبال.
تقديم الدعم لمدير مكتب الاستقبال في المهام التشغيلية اليومية.
تقديم ثقافة خدمة ودودة وجذابة باستمرار تساهم بشكل إيجابي في الخدمة المقدمة ضمن علاماتنا التجارية.
الالتزام بالمبادئ التوجيهية المالية المعمول بها والتحكم في جميع التكاليف.
مراجعة تقرير "الرصيد المفتوح" بانتظام والتأكد من أن الضيوف في المنزل لديهم وديعة كافية لتغطية إجمالي الرسوم المقدرة عند المغادرة.
التحقق من بطاقات الائتمان وختمها للموافقة / الإكمال / البيع باستخدام طرق القبول الإلكترونية.
الإشراف على بنك المنزل التشغيلي.
إجراء وظائف حسابية دقيقة ومعقدة إلى حد ما باستخدام جهاز إلكتروني مقبول؛ بما في ذلك التصحيحات والتعديلات في ملف الضيف.
الحفاظ على نظام ملفات دقيق.
التواصل مع خبراء قلب مكتب الاستقبال بشأن جميع الفواتير المستحقة والتأكد من الدفع الكامل للضيوف المغادرين.
التأكد من الالتزام بسياسات الائتمان في الفندق في جميع الأوقات.
إجراء "تقرير فحص الدلو" اليومي ضد ملف الضيف مع التأكد من نشر الرسوم بدقة وتسجيل إيصالات الدعم بشكل صحيح/إرفاقها.
التأكد من موازنة تقرير أعضاء الفريق والنقد وإغلاقه في نهاية المناوبة مع إسقاط مظروف التحويل في خزانة النقد.
مراجعة جميع الحجوزات وتخصيص حجب الغرف
التحقق باستمرار من الحجوزات لضمان توفر الغرف والحجب الخاص بشكل صحيح.
إجراء عملية التسجيل من خلال الحصول على البيانات من الضيف ومراعاة الإرشادات المعمول بها.
التحقق من جميع المعاملات التي يقوم بها موظفو الاستقبال أثناء المناوبة والتوقيع على المساحة المخصصة في بطاقة التسجيل للإشارة إلى الموافقة.
التأكد من تسجيل الضيوف المتكررين مسبقًا، عند الضرورة.
تحديث وصيانة تاريخ/ملف الضيف لجميع الضيوف.
الإشراف على جميع برامج الولاء وتقدير الضيوف ودفعها.
إدارة تقديم جميع متطلبات/معلومات الحكومة المحلية المتعلقة بنزلاء الفندق.
إدارة الرقابة الصارمة على مفاتيح الغرف.
التأكد من فحص جميع الغرف التي يجب الخروج منها وحل تقارير التناقضات اليومية في التدبير المنزلي.

تشجيع بيئة عمل آمنة واتباعها.

تشجيع بيئة عمل مدفوعة بالخدمة والنتائج.

اتباع إجراءات التشغيل القياسية الإدارية بما في ذلك جميع سياسات السلامة.

إذا لزم الأمر، الإشراف على العمليات اليومية لنادي الأطفال.

الترويج لجميع خدمات الفندق والعروض والمرافق وساعات عملها.

الالتزام بمعايير النظافة ونقاط التحكم الحرجة في الفندق والتأكد من تلبية إجراءات التشغيل القياسية ومتطلباتها بالكامل.

المؤهلات

الشغف بخدمة الضيوف.
مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة ومهارات شخصية وقيادية.
منظم للغاية وموجه نحو النتائج مع القدرة على التحلي بالمرونة والعمل بشكل جيد تحت الضغط.

درجة أو دبلوم في إدارة الضيافة هي أحد الأصول.

إتقان اللغة الإنجليزية، ويفضل اللغة الثانوية.

خبرة سابقة في منصب إشرافي مثبت لمدة عام واحد على الأقل أو ما يعادله.
يجب أن يكون لديك القدرة على التعامل مع العديد من المهام وطلبات الضيوف.
معرفة نظام إدارة الممتلكات Opera أو Opera Cloud أمر ضروري.

مطلوب خلفية قوية في مهارات خدمة العملاء والتدريب.

القدرة على العمل بشكل مستقل وتحديد أولويات المسؤوليات.

الخبرة في برنامج ولاء الفندق أمر ضروري.

إتقان استخدام الكمبيوتر في بيئة Windows (Word وExcel وPowerPoint).

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. إدارة العمليات
الإشراف على العمليات اليومية: الإشراف على العمليات اليومية للمنتجع، بما في ذلك مكتب الاستقبال، وخدمة التدبير المنزلي، والطعام والشراب، والخدمات الترفيهية.
تخصيص الموارد: التأكد من تخصيص الموظفين بشكل كافٍ لكل قسم لتلبية احتياجات الضيوف وضمان سير العمليات بسلاسة.
مراقبة الجودة: الحفاظ على معايير عالية من النظافة والصيانة وخدمة الضيوف في جميع أنحاء المنتجع. إجراء عمليات تفتيش منتظمة للممتلكات.
حل المشكلات: معالجة وحل أي مشكلات تشغيلية أو تتعلق بخدمة الضيوف، وضمان حل المشكلات بسرعة وفعالية.
2. خدمات الضيوف ورضاهم
التفاعل مع الضيوف: التأكد من التعامل مع مخاوف الضيوف وطلباتهم بسرعة وباحترافية. التفاعل مع الضيوف لضمان الرضا وتحسين تجربة الضيوف بشكل عام.
شكاوى الضيوف: العمل كنقطة اتصال لشكاوى الضيوف أو مخاوفهم، ومعالجة أي مشكلات وضمان حل إيجابي.
ملاحظات الضيوف: جمع وتحليل ملاحظات الضيوف لتحسين جودة الخدمة والعمليات التشغيلية.
3. إدارة وتطوير الموظفين
الإشراف على الفريق: الإشراف على التوظيف والتدريب وإدارة أداء موظفي المنتجع، والتأكد من التزامهم بمعايير الخدمة والمساهمة في نجاح المنتجع.
التحفيز والقيادة: توفير القيادة والتحفيز للموظفين، وتعزيز بيئة عمل إيجابية وتعاونية وفعالة.
الجدولة وتوظيف الموظفين: إدارة جدولة نوبات عمل الموظفين، والتأكد من أن جميع مناطق المنتجع مجهزة بشكل صحيح خلال أوقات الذروة وغير الذروة.
4. الإدارة المالية
الميزانية: المساعدة في تطوير وإدارة ميزانية المنتجع، والتأكد من بقاء التكاليف التشغيلية ضمن الميزانية مع الحفاظ على جودة الخدمات.
إدارة الإيرادات: دعم تنفيذ استراتيجيات التسعير والعروض الترويجية وأنشطة توليد الإيرادات، بما في ذلك إدارة أسعار الغرف ومستويات الإشغال.
مراقبة التكاليف: مراقبة والتحكم في النفقات التشغيلية، مثل تكاليف العمالة والإمدادات والمرافق، لضمان الربحية.
5. الصحة والسلامة والامتثال
معايير الصحة والسلامة: التأكد من أن المنتجع يلبي جميع متطلبات الصحة والسلامة والتنظيم المحلية. إجراء تدريبات السلامة بشكل منتظم والتأكد من تدريب الموظفين على إجراءات الطوارئ.
الممارسات البيئية: تعزيز الممارسات المستدامة والصديقة للبيئة، مثل الحد من النفايات، ومبادرات توفير الطاقة، والحفاظ على المياه، بما يتماشى مع أهداف الاستدامة الخاصة بالمنتجع.
الامتثال: ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية المتعلقة بالضيافة والتوظيف ولوائح السلامة.