وكيل مكتب الاستقبال

الأدوار والمسؤوليات

يتبع مدير مكتب الاستقبال، وتشمل المسؤوليات والوظائف الأساسية للوظيفة ما يلي على سبيل المثال لا الحصر:

إظهار خدمة علامة فيرمونت التجارية بالإضافة إلى المعايير في جميع التفاعلات.

تقديم ترحيب حار ووداع حار للضيوف ومساعدة الضيوف وفقًا لمعايير العلامة التجارية.

البقاء منتبهًا والرد على كل ضيف يقترب من مكتب الاستقبال.

أن يكون سفيرًا لفيرمونت دبي من خلال تقديم انطباع أول ممتاز.

الحفاظ على حضور دائم في مكتب الاستقبال طوال ساعات العمل.

تحية جميع الضيوف بأدب، باستخدام اسم الضيف كلما أمكن ذلك.

اتباع معايير آداب الهاتف في الفندق.

اتباع لوائح الصحة والسلامة المهنية.

ضمان الالتزام بقواعد أخلاقيات فيرمونت.

زيادة معدل العائد لكل غرفة متاحة من خلال بيع علامة تجارية للغرفة.

المؤهلات

يجب أن يتمتع بمهارات خدمة الضيوف المتميزة والعرض الاحترافي ومهارات الاتصال المتطورة.

إتقان اللغة الإنجليزية (شفهيًا ومكتوبًا)، واللغة الثانية هي ميزة إضافية.
يجب أن يكون قادرًا على التعامل مع العديد من المهام في بيئة مكثفة ومتغيرة باستمرار مع الحفاظ على الهدوء والجماعية.
يجب أن يكون مرنًا من حيث ساعات العمل.
قادر على كتابة 25 كلمة في الدقيقة.
خبرة لا تقل عن عامين في خدمة العملاء.
دبلوم الضيافة هو أحد الأصول.
يوصى بمعرفة الكمبيوتر في أنظمة Windows وMS Office Suite وOpera PMS.
يجب أن يكون لديك القدرة على التعامل مع النقود بشكل فعال ودقيق.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

تسجيل وصول ومغادرة الضيوف:

استقبل الضيوف بحرارة عند وصولهم وقم بإجراء تسجيل وصول ودود ومهني.
تحقق من تفاصيل الحجز، وتعيين الغرف، وإصدار المفاتيح أو بطاقات الدخول.
ساعد الضيوف أثناء عملية تسجيل المغادرة، بما في ذلك معالجة المدفوعات، وشرح الفواتير، وشكر الضيوف على إقامتهم.
خدمات الضيوف:

الإجابة على الاستفسارات حول خدمات الفندق ووسائل الراحة والسياسات والمعالم السياحية المحلية.
التعامل مع طلبات الضيوف للحصول على خدمات إضافية مثل المناشف الإضافية، وخدمة الغرف، والنقل، أو مكالمات الإيقاظ.
تقديم الاقتراحات أو التوصيات لتناول الطعام ومشاهدة المعالم السياحية والأنشطة في المنطقة المحلية.
الحجوزات وإدارة الغرف:

استقبل الحجوزات عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو من خلال منصات الحجز، مع التأكد من تلبية طلبات وتفضيلات الضيوف.
تحديث وإدارة أنظمة الحجز لضمان تخصيص الغرف بدقة وتوافرها وفقًا لاحتياجات الضيوف.
راقب توفر الغرف ومواقف الحجز الزائد، بالتعاون مع خدمة التدبير المنزلي والإدارة لحل أي مشكلات.
شكاوى النزلاء وحل المشكلات:

معالجة شكاوى النزلاء أو مخاوفهم أو مشكلاتهم بشكل احترافي وسريع، بهدف حلها بما يرضي النزلاء.
التعامل مع المواقف الصعبة بهدوء ودبلوماسية، وتصعيد المشكلات إلى الإدارة عند الضرورة.
التواصل والتنسيق:

التواصل بشكل فعال مع قسم التدبير المنزلي والصيانة والكونسيرج وأقسام الفندق الأخرى لضمان سير العمل بسلاسة.
نقل أي معلومات مهمة عن النزلاء إلى أعضاء الفريق المناسبين (على سبيل المثال، تفضيلات الغرف أو الطلبات الخاصة أو الحساسية).
معالجة الدفع والفواتير:

معالجة المدفوعات الخاصة برسوم الغرف والنفقات الطارئة والخدمات الأخرى من خلال النقد أو بطاقات الائتمان أو طرق الدفع الأخرى.
ضمان دقة الفواتير وتزويد النزلاء بالإيصالات أو الفواتير عند المغادرة.
التعامل مع التناقضات المالية أو استفسارات الفواتير وتصعيدها إلى الإدارة إذا لزم الأمر.