مساعد شخصي

الأدوار والمسؤوليات

تقديم الدعم للمدير من خلال مساعد شخصي، وترتيب الاجتماعات، وإدارة المذكرات، وترتيبات السفر والإقامة (رحلات العمل)، ومعالجة الموافقات. ترتيب الزيارات، والأحداث/المؤتمرات، والمسؤول عن وظائف المكتب، وتطوير إجراءات المكتب، وتنظيم وتنسيق عمليات المكتب من أجل ضمان

الفعالية والكفاءة التنظيمية. المسؤول عن إدارة صندوق النقدية الصغيرة. إدارة المشتريات والمستحقات لشركة AFSRL. حفظ وحفظ سجلات المكتب، وحل النزاعات بين المكاتب، وصيانة معدات المكتب، وأنظمة الهاتف، والمسؤول عن المرافق والصيانة.

ما ستقوم به:

مساعد شخصي لمدير عام الخدمات المالية للسيارات، والتأجير، والتأجير، والاشتراكات التقويمات اليومية، وترتيبات الاجتماعات، والبريد الإلكتروني اليومي والإجراءات، وترتيبات السفر للعمل، وحزمة السفر، وإدارة المكتب، والمرافق، والصيانة والصحة والسلامة والأمن والبيئة، ومبادرات توفير التكاليف.

الدعم اليومي في عمليات المكتب والمرافق والصحة والسلامة والأمن والبيئة.

إعداد تقرير عن مبادرات توفير التكاليف الإدارية.

توفير النقد الكافي لجميع الإدارات لتغطية النفقات البسيطة وضمان إرسال الإيصالات السليمة والتقارير التفصيلية إلى المالية وفقًا لإرشادات إدارة الموارد البشرية.

المهارات المطلوبة للنجاح:

الخبرة الدنيا: معرفة لا تقل عن 5 سنوات في ممارسات وإجراءات الإدارة الإدارية.

المعرفة بإدارة الموارد البشرية والمالية تعتبر ميزة إضافية.

المهارات الخاصة بالوظيفة:

مهارات الكمبيوتر Microsoft Office وMicrosoft outlook وData Access والعروض التقديمية.

إدارة المشاريع. Microsoft Visio.

الكفاءات السلوكية: التنظيم ومهارات الاتصال والتحليل وحل المشكلات والاهتمام بالتفاصيل.

مهارات التدريب والمبادرة والنزاهة والقدرة على التكيف والعمل الجماعي واتخاذ القرار وإدارة الوقت والتفويض

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. التنظيم وإدارة الوقت
إدارة التقويم: جدولة المواعيد والاجتماعات والأحداث، والتأكد من عدم وجود تعارضات وتلبية الأولويات.
تحديد أولويات المهام: المساعدة في تحديد أولويات المهام بناءً على الإلحاح والأهمية، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية باستمرار.
التذكيرات والمواعيد النهائية: تتبع المواعيد النهائية والمواعيد والمهام القادمة وتذكير الشخص بما يجب القيام به.
2. مهارات الاتصال
المراسلات الفعّالة: إدارة رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وأشكال الاتصال الأخرى، والرد نيابة عن الشخص الذي يساعدونه عند الضرورة، وصياغة الرسائل أو رسائل البريد الإلكتروني.
الارتباط: العمل كبواب للشخص، والتعامل مع الاستفسارات وضمان تمرير الأمور المهمة فقط.
حل النزاعات: التعامل مع استفسارات أو مخاوف العملاء أو أصحاب المصلحة بطريقة مهنية ودبلوماسية.
3. الدعم الإداري
إعداد المستندات: إنشاء وتحرير وتنظيم المستندات والعروض التقديمية والتقارير وجداول البيانات.
إدخال البيانات وحفظ السجلات: الحفاظ على دقة السجلات والملفات وقواعد البيانات، والتأكد من إمكانية الوصول إلى كل شيء بسهولة عند الحاجة.
ترتيبات السفر: تنسيق وحجز السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل البري، وإعداد برامج السفر التفصيلية.
تنسيق الاجتماعات: تنظيم الاجتماعات وإعداد الأجندات وتدوين الملاحظات وتوزيع إجراءات المتابعة أو المحاضر.
4. حل المشكلات
حل المشكلات: معالجة التحديات التي تنشأ في المهام أو الأحداث اليومية وإيجاد حلول فعالة.
التخطيط الاستباقي: توقع الاحتياجات والمشكلات المحتملة قبل ظهورها واتخاذ الإجراءات لمنعها.
5. التقدير والسرية
التعامل مع المعلومات الحساسة: غالبًا ما يكون لدى المساعدين الشخصيين إمكانية الوصول إلى معلومات حساسة أو سرية، ومن الأهمية بمكان الحفاظ على أقصى درجات التقدير.
الجدارة بالثقة: أن تكون نقطة اتصال موثوقة، حيث يكون الحفاظ على الخصوصية والسرية أمرًا بالغ الأهمية في الأمور المهنية والشخصية.