إدارة المبيعات المكتب الخلفي

الأدوار والمسؤوليات

يلعب موظف إدارة المبيعات دورًا حاسمًا في دعم فريق المبيعات من خلال إدارة ومعالجة المهام الإدارية المتعلقة بالمبيعات. يضمن هذا الدور أن عمليات المبيعات تسير بسلاسة وكفاءة، مما يساهم في الأداء العام للمبيعات. فيما يلي المهارات والمسؤوليات الرئيسية لموظف إدارة المبيعات:

المهارات الرئيسية لموظف إدارة المبيعات:
1. المهارات التنظيمية
القدرة على التعامل مع المهام الإدارية المتعددة وإعطائها الأولوية بشكل فعال.

الاحتفاظ بسجلات دقيقة لأوامر المبيعات وتفاصيل العملاء والمعلومات الأخرى ذات الصلة.

2. مهارات الاتصال
مهارات اتصال قوية مكتوبة وشفوية للتواصل مع فريق المبيعات والعملاء والأقسام الأخرى.

التواصل بشأن حالة المبيعات وتفاصيل الطلب وجداول التسليم للفرق الداخلية والعملاء.

3. خدمة العملاء
توفير خدمة عملاء ممتازة من خلال معالجة استفسارات العملاء والمساعدة في أي مشكلات تتعلق بالطلبات أو التسليمات أو توفر المنتج.

ضمان رضا العملاء وبناء علاقات قوية مع العملاء.

4. معالجة أوامر المبيعات
إدارة أوامر المبيعات، والتأكد من دقة جميع الوثائق، ومعالجة الطلبات على الفور.
التأكد من إدخال معاملات المبيعات بدقة في النظام وتتبعها.
5. إدارة قواعد البيانات
صيانة وتحديث قواعد بيانات العملاء وسجلات المبيعات ومخزون المنتجات.
استخدام أدوات إدارة علاقات العملاء لتتبع العملاء المحتملين والفرص والتفاعلات مع العملاء.
6. إدارة الوقت
إدارة الوقت بشكل فعال لضمان معالجة الطلبات والعروض وطلبات العملاء في الوقت المناسب.
الالتزام بالمواعيد النهائية للمهام الإدارية مثل الفوترة وإعداد التقارير.
7. الاهتمام بالتفاصيل
ضمان دقة جميع مستندات المبيعات والطلبات والعقود والفواتير وخلوها من الأخطاء.
إعادة التحقق من معلومات العملاء والأسعار ومواصفات المنتج قبل الانتهاء من الطلبات.
8. إدخال البيانات وإعداد التقارير
إدخال البيانات بدقة في أنظمة المبيعات وإنشاء تقارير المبيعات.
المساعدة في إنشاء تقارير أداء المبيعات الشهرية / الفصلية وتتبع الأهداف.
9. حل المشكلات
التعامل مع شكاوى العملاء أو المشكلات المتعلقة بالطلبات أو التناقضات في الأسعار أو المخزون.
إيجاد حلول لأي تحديات يواجهها فريق المبيعات أو العملاء أثناء عملية البيع.
10. دعم المبيعات
مساعدة فريق المبيعات في المهام الإدارية مثل إعداد عروض الأسعار والمقترحات والعقود.
التنسيق مع الإدارات الأخرى (مثل الخدمات اللوجستية أو المالية) لضمان التسليم في الوقت المناسب وإصدار الفواتير للمنتجات.
11. إدارة المخزون
مراقبة مستويات المخزون والتنسيق مع فرق المستودعات أو المشتريات لضمان توفر المنتجات للبيع.
المساعدة في إدارة المخزون وتنفيذ الطلبات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المسؤول عن دعم كبار المسؤولين التنفيذيين والإدارة أو الأقسام بأكملها. يقدم الدعم الإداري ويؤدي العديد من المهام، بما في ذلك الجدولة وكتابة المراسلات والبريد الإلكتروني والتعامل مع الزوار وتوجيه المتصلين والإجابة على الأسئلة والطلبات.

خبرة إدارية أو مساعدة مثبتة
محترفون سريعون يتمتعون بإدارة ممتازة للوقت وقدرات متعددة المهام.
معرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب
الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات
مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة
مهارات تنظيمية وتخطيطية قوية
إتقان MS Office.
إدارة التقويم
إدارة مذكرات المديرين التنفيذيين وترتيب جدولهم اليومي (إعداد الاجتماعات والسفر والمشاركات في المحاضرات).
الإشراف على أداء الموظفين الإداريين والكتابيين الآخرين.
تنسيق المعلومات لمذكرات الاتصال الداخلية والخارجية ورسائل البريد الإلكتروني والعروض التقديمية والتقارير.