مراقب الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

نحن نتطلع إلى توظيف مسؤول مستندات سيكون مسؤولاً عن إدارة المهام الإدارية ودعم تنسيق الإيجارات لعميلنا الذي يتخذ من دبي مقراً له - إحدى أكبر الشركات في المنطقة.

هذا المنصب هو دور تعاقدي بمدة أولية تبلغ عامين وقابل للتجديد.

يقع هذا المنصب ضمن قسم تصميم وتسليم التجزئة ويتبع مباشرة للمدير الأول لتصميم التجزئة.

نحن نبحث عن مسؤول مستندات متحمس لضمان عمليات تنسيق التشغيل والإيجار الفعالة. يجب أن تمتلك أيضًا مهارات إدارية قوية وخبرة في تنسيق المشروع وإدارة المستندات والتواصل مع أصحاب المصلحة.

المسؤوليات الرئيسية:

• تنسيق الأنشطة الإدارية اليومية لدعم التنفيذ السلس لمشاريع تصميم وتسليم التجزئة.

• العمل كنقطة اتصال رئيسية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وضمان التواصل الواضح والفعال.

• الإشراف على إعداد وتنظيم وثائق المشروع والتقارير والسجلات للمشاريع الجارية والمكتملة.

• دعم فرق المشروع في تتبع معالم المشروع والجداول الزمنية والمنتجات النهائية لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.

• إدارة وتحديث قواعد البيانات وأدوات التتبع وأنظمة الملفات للحفاظ على معلومات دقيقة عن المشروع.

• تسهيل الاجتماعات، بما في ذلك الجدولة وإعداد الأجندات وتوثيق المحاضر لإجراءات المتابعة.

• المساعدة في معالجة طلبات الشراء والعروض والفواتير والوثائق المالية الأخرى باستخدام أنظمة Oracle.

• ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة في جميع العمليات الإدارية.

• تقديم الدعم الإداري لعمليات التدقيق والتفتيش ومراقبة الجودة المتعلقة بمشاريع البيع بالتجزئة.

• التعاون مع فرق متعددة الوظائف، بما في ذلك إدارة المرافق وتكنولوجيا المعلومات والمشتريات والتأجير، لدعم متطلبات المشروع.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المعرفة والمهارات والخبرة:

• مطلوب درجة البكالوريوس أو ما يعادلها.

• خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات في دور مماثل.

• إجادة استخدام Microsoft Office.

• يفضل معرفة Yardi وSalesforce وOracle.

• مهارات ممتازة في خدمة العملاء واستكشاف الأخطاء وإصلاحها.

• مهارات قوية في التعامل مع الآخرين وإدارة الوقت والتواصل.

• القدرة على العمل تحت الضغط.

• التعاون مع فرق متعددة الوظائف، بما في ذلك إدارة المرافق وتكنولوجيا المعلومات والمشتريات والتأجير، لدعم متطلبات المشروع.

• مهارات متقدمة في التواصل الشفهي والمكتوب باللغة الإنجليزية؛ اللغة العربية ميزة إضافية.

• مطلوب رخصة قيادة إماراتية.

التوافر:

• ستُعطى الأفضلية للمرشحين المتاحين على الفور أو بحد أقصى 30 يومًا بعد قبول العرض.