مساعد قانوني

الأدوار والمسؤوليات

1. الدعم الإداري
إدارة التقويم: إدارة التقويمات للمحامين أو الفرق القانونية، وجدولة الاجتماعات والمواعيد والمثول أمام المحكمة، وتنسيق ترتيبات السفر.
إدارة المستندات: تنظيم وتسجيل وصيانة المستندات القانونية، سواء رقميًا أو ماديًا. ويشمل ذلك تتبع ملفات القضايا والأدلة والمراسلات ومواد البحث القانوني.
إنشاء التقارير والمذكرات: صياغة وتنسيق المستندات، بما في ذلك التقارير القانونية واتصالات العملاء والأوراق الإدارية الأخرى.
أنظمة الملفات: تطوير وصيانة أنظمة الملفات، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، لسهولة الوصول إلى المستندات المهمة.
المراسلات القانونية: صياغة ومراجعة وتحرير الرسائل والبريد الإلكتروني نيابة عن المحامين، والتواصل مع العملاء والمحاكم والأطراف الأخرى المشاركة في الإجراءات القانونية.
2. التفاعل والتواصل مع العملاء
الارتباط بالعملاء: العمل كنقطة اتصال بين العملاء والمحامين، والإجابة على استفسارات العملاء، وجدولة المواعيد، وإدارة اتصالات العملاء.
التعامل مع الهاتف: الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها، وتلقي الرسائل، وتوفير المتابعة في الوقت المناسب.
تحديثات العملاء: تزويد العملاء بتحديثات الحالة، والتذكيرات بالاجتماعات، وغيرها من المعلومات ذات الصلة بقضاياهم أو المسائل القانونية.
3. إعداد الوثائق وصياغتها
صياغة الوثائق القانونية: المساعدة في إعداد وتنسيق الوثائق القانونية، بما في ذلك العقود والرسائل والمذكرات ووثائق المحكمة. في حين أن المساعد القانوني لا يقوم عادةً بصياغة محتوى قانوني معقد، فقد يساعد في قوالب بسيطة أو نماذج قانونية قياسية.
التدقيق اللغوي والتحرير: مراجعة وتصحيح الوثائق بحثًا عن الأخطاء أو الإغفالات، والتأكد من أن جميع المراسلات والوثائق القانونية واضحة ودقيقة ومتسقة مع الممارسات القانونية.
إنتاج الوثائق: تنظيم وتجميع الوثائق للملفات القانونية أو جلسات الاستماع، بما في ذلك ربط وتنظيم المعروضات أو الأدلة لإجراءات المحكمة.
4. إدارة الوقت والتنظيم
تحديد الأولويات: إدارة المهام المتعددة والأولويات المتنافسة للفريق القانوني، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية ومعالجة الأمور العاجلة أولاً.
إعداد الاجتماعات: إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتدوين المحاضر أثناء الإجراءات القانونية، وتوزيع المواد قبل الموعد المحدد.

تتبع المهام: استخدام أدوات إدارة المشاريع أو قوائم المهام لتتبع وضمان إكمال المهام والمشاريع الجارية في الوقت المناسب.
5. الفواتير والتحصيل
تسجيل الوقت: تتبع الوقت المستغرق في مسائل قانونية محددة ومشاريع العملاء لأغراض الفوترة، والتأكد من تسجيل جميع الساعات القابلة للفوترة بدقة.

الفواتير والمدفوعات: المساعدة في إعداد الفواتير وتقديمها للعملاء، ومتابعة الفواتير غير المدفوعة، وإدارة أي استفسارات متعلقة بالفوترة.
6. البحث القانوني ودعم القضايا
المساعدة في البحث: إجراء بحث قانوني أساسي، مثل التحقق من قواعد بيانات أحكام القضاء، أو مراجعة السوابق القانونية، أو جمع المعلومات للمذكرات.

إدارة القضايا: المساعدة في عملية إدارة القضايا من خلال تنظيم ملفات القضايا، وتتبع المواعيد النهائية، والتأكد من حفظ جميع المستندات اللازمة وتحديثها في الوقت المناسب.
7. دعم المحكمة والإجراءات القانونية
تقديم الملفات إلى المحكمة: المساعدة في إجراءات تقديم الملفات إلى المحكمة، وإعداد حزم المستندات إلى المحكمة، والتأكد من تقديم المستندات بشكل صحيح وفي الوقت المحدد، وتنسيق أي لوجستيات ضرورية للمثول أمام المحكمة.
المواعيد النهائية القانونية: تتبع المواعيد النهائية القانونية المهمة، بما في ذلك جلسات المحكمة، وتواريخ التقديم، ومواعيد تقديم المذكرات والمستندات القانونية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يجب أن يكون المساعد القانوني قادرًا على أداء مهام إدارية مختلفة، وصياغة المستندات، ومراجعة المستندات، وتجميع عروض PowerPoint، وتنظيم الاجتماعات وحضورها وتدوين المحاضر.

سيتعاون هذا الدور أيضًا مع فريق الشركاء والتمويل، المسؤول عن الفواتير الشهرية وسيدعم أيضًا فريق تطوير الأعمال للمساعدة في الأحداث والعروض والتسويق وتنفيذ أي مهام مؤقتة عند الحاجة.

لكي يتم النظر في هذا الدور، يجب أن يكون لدى المرشح الناجح خبرة في العمل في بيئة مؤسسية مزدحمة. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بنهج احترافي وشخصي مع الاهتمام بالتفاصيل ومهارات تنظيمية استثنائية، مع الحرص على النمو.

يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات اتصال شفهية وكتابية قوية باللغة الإنجليزية وأن يكون على دراية كاملة بتكنولوجيا المعلومات في Microsoft Word وExcel وOutlook وأن يكون كفؤًا تمامًا في البرامج القانونية مثل 3Elite. يُفضل التعليم الإضافي في المجال ذي الصلة.