مراقب الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

الإشراف على جميع أنشطة الموقع ومراقبة جميع العاملين في المشاريع. الحصول على موافقة المواد وموافقة الرسومات وموافقات فحص الموقع وجمع المدفوعات من العملاء المعنيين بناءً على التقدم والتسليم النهائي / إغلاق الوظيفة.
تحديث السجلات (المستندات الواردة والصادرة مثل الخطاب، و MIR، و RFI، وتقديم المواد، وبيان الطريقة و IFC، ورسومات المتجر والتنسيق)

تقديم المستندات (RFI، و MIR، وتقديم المواد، وبيان الطريقة ورسومات المتجر) إلى المقاول الرئيسي للموافقة عليها.
تقديم جدول زمني لأكثر من 100 رقم من عمال الموقع والموظفين لعملية الرواتب.
تحويل المستندات إلى PDF وتحرير ودمج مستندات PDF بواسطة Adobe Acrobat DC Pro.
الاحتفاظ بسجل الموظفين (رقم الموظف، الاسم، المسمى الوظيفي، رقم الهاتف المحمول، جواز السفر وتفاصيل التأشيرة) والتنسيق مع الموارد البشرية.
الاحتفاظ بتقرير مخزون المواد أسبوعيًا وشهريًا.
دعم تكنولوجيا المعلومات لموظفي الموقع بأكثر من 20 جهاز كمبيوتر وطابعة.

الحفاظ على سجل أصول تكنولوجيا المعلومات والتنسيق مع مهندس تكنولوجيا المعلومات من مكتب تكنولوجيا المعلومات

تثبيت نظام التشغيل.

استكشاف مشكلات الأجهزة ونظام التشغيل وإصلاحها. (ميزة إضافية)

تثبيت رسائل البريد الإلكتروني واستكشاف أخطائها وإصلاحها. (ميزة إضافية)

تكوين شبكة Wi-Fi واستكشاف أخطائها وإصلاحها. (ميزة إضافية)

تسليم تطبيق ITSM مع إدارة الحوادث وطلب الخدمة.

تكوين الطابعة المحلية والشبكة واستكشاف أخطائها وإصلاحها.

تكوين مشاركة المجلد والملف للمستخدمين مع أمان وصول عالي عند الحاجة.

تثبيت الماسح الضوئي واستكشاف أخطائه وإصلاحه.

طلب حجز المعدات والآلات في موقع المشروع
إعداد التصاريح وتقديمها وتجديدها

المتطلبات

درجة البكالوريوس في أي تخصص.

خبرة من 4 إلى 5 سنوات.
خبرة جيدة في استخدام الكمبيوتر

إتقان اللغة الإنجليزية، ويفضل أن تكون اللغة العربية ميزة إضافية

القدرة على العمل تحت الضغط

المزايا

تأمين طبي مجاني

إجازة سنوية مدفوعة الأجر

تذكرة طيران كل عامين

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

إدارة المستندات:

التخزين والتنظيم: إنشاء وصيانة نظام حفظ منظم وفعال للمستندات المادية والرقمية.
فهرسة المستندات: التأكد من فهرسة جميع المستندات وتصنيفها وإمكانية البحث فيها لسهولة الوصول إليها.
التحكم في الإصدارات: إدارة إصدارات مختلفة من المستندات لضمان استخدام الإصدارات الأحدث وأرشفة الإصدارات الأقدم بشكل صحيح.
استرجاع المستندات: التأكد من إمكانية استرجاع المستندات بسهولة من قبل الموظفين المخولين عند الحاجة.
توزيع المستندات:

التوزيع الداخلي والخارجي: التأكد من مشاركة المستندات بشكل مناسب مع الفرق الداخلية أو أصحاب المصلحة أو العملاء أو الموردين.
ضمان الامتثال: التحقق من توزيع المستندات وفقًا للمتطلبات القانونية والتنظيمية.
التتبع والمراقبة: تتبع توزيع المستندات والتأكد من استخدام الإصدار الصحيح من قبل المستلمين.
إنشاء المستندات والتحكم فيها:

إعداد المستندات: إعداد وتنسيق المستندات مثل العقود والتقارير والأدلة ووثائق المشروع وفقًا لمعايير الشركة.
التوحيد القياسي: التأكد من أن المستندات تلتزم بقوالب الشركة والعلامة التجارية والمتطلبات التنظيمية.
الموافقة والمراجعة: التأكد من أن المستندات تمر بعمليات المراجعة والموافقة والتوقيع اللازمة قبل الانتهاء منها أو توزيعها.
الأرشفة والاسترجاع:

الأرشفة: التأكد من أرشفة المستندات المكتملة أو القديمة بشكل آمن وفقًا لسياسات الاحتفاظ بالشركة.
حفظ السجلات: الاحتفاظ بسجل لجميع المستندات لأغراض التدقيق والتأكد من تخزينها بطريقة يمكن الوصول إليها.
التخلص من المستندات: إدارة التدمير الآمن أو حذف المستندات التي لم تعد هناك حاجة إليها.
مراقبة الجودة:

ضمان الدقة: مراجعة المستندات للتأكد من أنها كاملة ودقيقة ومتوافقة مع معايير الشركة.
التدقيق والامتثال: المشاركة في عمليات التدقيق لضمان امتثال ممارسات التحكم في المستندات للمعايير الداخلية والمتطلبات التنظيمية الخارجية (على سبيل المثال، ISO أو المعايير القانونية أو معايير الصناعة).