موظف الحسابات الدائنة

الأدوار والمسؤوليات

بصفتك مسؤول حسابات مستحقة الدفع، فأنت مسؤول عن إدارة ومعالجة جميع الفواتير المستلمة للدفع في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة. يضمن هذا الدور الوفاء بالالتزامات المالية مع الحفاظ على علاقات قوية مع البائعين والامتثال لسياسات الشركة ولوائحها.

جمع مستندات الموردين للمعالجة
تأكد من إرفاق المستندات المناسبة والموافقات بجميع الفواتير قبل المعالجة. تحقق من الفواتير وأمر التسليم وتطابقها مع أمر الشراء أو طلب الشراء.
معالجة جميع الفواتير وكشوف حسابات الموردين.
تسجيل ومعالجة مدفوعات السلع والخدمات
الحفاظ على نظام ملفات لسجلات الحسابات المستحقة الدفع
التحقق من الدقة الحسابية للفواتير وتعيين رموز دفتر الأستاذ العام وفقًا لمخطط الحسابات
المساعدة في تسوية سجل الشراء الأسبوعي.
تأكد من موافقة رئيس القسم / اللجنة التنفيذية على الفواتير قبل معالجة الدفع
إعداد تشغيل الشيكات للموافقة عليها على أساس أسبوعي أو في الوقت المناسب. إعداد الدفع من خلال شيك مطبوع مسبقًا وشيك يدوي ودفع مصرفي جيرو وتحويل تلغرافي.
التأكد من أن جميع مطالبات النفقات والسفر المقدمة تتوافق مع جميع المستندات الداعمة اللازمة قبل تقديمها للموافقة النهائية
التواصل مع البائعين بشأن قضايا الدفع والنزاعات
المساعدة في إعداد دفتر اليومية المستحق في نهاية الشهر للموردين المنتظمين ومستندات التسليم غير المدفوعة
المساعدة في إعداد دفع عمولات وكلاء السفر والتأكد من وجود جميع المستندات الداعمة
المساعدة في نشر دفتر اليومية لإغلاق نهاية الشهر
المساعدة في التوفيق بين قائمة إدخال ضريبة القيمة المضافة لإغلاق نهاية الشهر وتقديم ضريبة القيمة المضافة.
التواصل وتدريب أعضاء فريق التمويل لضمان الالتزام بسياسات وإجراءات التمويل.
التفاعل مع موظفي القسم والفندق بطريقة مهنية وإيجابية لتعزيز التفاهم الجيد وتعزيز روح الفريق وضمان التواصل الفعال في الاتجاهين.
العمل بشكل أفضل مع عضو فريق التمويل الآخر، وتولي المهام عندما لا يكون متاحًا.
بناء علاقات إيجابية والحفاظ عليها مع جميع العملاء والموردين الداخليين من أجل تجاوز احتياجاتهم
اتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجة هذه الاحتياجات من أجل تجاوز توقعاتهم.
التنفيذ الصارم لتقييم الرقابة الذاتية (CSA) وتحقيق درجة 100٪ في فئة تدقيق CSA للحسابات الدائنة
إظهار الوعي بسياسات وإجراءات الصحة والسلامة المهنية والتأكد من إجراء جميع الإجراءات بأمان وضمن إرشادات الصحة والسلامة المهنية
الوعي بواجب الرعاية والالتزام بالتشريعات والسياسات والإجراءات المتعلقة بالصحة والسلامة المهنية
التعرف على سلامة الممتلكات والإسعافات الأولية وإجراءات الحرائق والطوارئ وتشغيل المعدات بأمان وحكمة
بدء الإجراءات لتصحيح الموقف الخطير وإخطار المشرفين بالمخاطر المحتملة
تسجيل الحوادث الأمنية والحوادث وفقًا لمتطلبات الفندق
ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات IHG والمتطلبات القانونية
الحفاظ على ضوابط المحاسبة من خلال إعداد وتوصية السياسات والإجراءات لتحسين سير العمل في قسم الحسابات
تنسيق وإدارة تدقيق تقييم الرقابة الذاتية
تقديم التقارير مباشرة إلى المحاسب والتواصل معه بشأن جميع الأمور المتعلقة بالضوابط المحاسبية والمالية. وأداء مهام أخرى حسب الحاجة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

الاهتمام بالتفاصيل:

القدرة القوية على اكتشاف التناقضات في الفواتير ومبالغ الدفع والحسابات.
ضمان الدقة عند إدخال البيانات ومطابقة الحسابات.
المعرفة المحاسبية:

فهم المبادئ المحاسبية الأساسية، بما في ذلك الاستحقاقات والخصومات والائتمانات وبرامج المحاسبة.
الإلمام بالدفتر العام وقيود الحسابات الدائنة والقيود اليومية.
معالجة الفواتير:

الكفاءة في معالجة الفواتير ومطابقتها مع أوامر الشراء أو الإيصالات والتحقق من دقتها.
التأكد من حفظ جميع المستندات (الفواتير وأوامر الشراء والإيصالات) وتخزينها بشكل صحيح.
إدارة الدفع:

القدرة على التعامل مع أنواع مختلفة من المدفوعات (على سبيل المثال، الشيكات والتحويلات المصرفية والمدفوعات الإلكترونية).
ضمان الدفع في الوقت المناسب للبائعين والموردين للحفاظ على علاقات جيدة وتجنب رسوم التأخير.
تسوية الحسابات المصرفية:

التسوية المنتظمة لكشوف الحسابات المصرفية ومعاملات الحسابات الدائنة لضمان الدقة.
التحقيق في التناقضات بين كشوف الحسابات المصرفية والسجلات المالية الداخلية.
إدارة الوقت:

إعطاء الأولوية للمهام والتأكد من الوفاء بالمواعيد النهائية لمعالجة الدفع وإغلاق نهاية الشهر.
إدارة حجم كبير من المعاملات مع الحفاظ على الدقة والامتثال.
مهارات الاتصال:

التفاعل بشكل احترافي مع الموردين والبائعين والأقسام الداخلية لحل التناقضات أو توضيح القضايا المتعلقة بالدفع.
القدرة على التواصل بشكل فعال في كل من الأشكال المكتوبة والشفوية.
مهارات حل المشكلات:

تحديد وحل التناقضات بين الفواتير وأوامر الشراء والمدفوعات.
متابعة البائعين أو الموردين أو الأقسام الداخلية بشكل استباقي لحل مشكلات الدفع أو الأخطاء.
إتقان البرامج:

إتقان استخدام برامج المحاسبة (مثل QuickBooks وSAP وOracle وMicrosoft Dynamics) وMicrosoft Excel لإدخال البيانات وإعداد التقارير والمقارنات.
الإلمام بالفاتورة الإلكترونية ومنصات الدفع.
معرفة اللوائح الضريبية:

فهم الجوانب المتعلقة بالضرائب في الحسابات الدائنة، مثل التعامل مع ضريبة القيمة المضافة أو اللوائح الضريبية المحلية الأخرى، وضمان الامتثال.