موظف مشتريات

الأدوار والمسؤوليات

- توصيل أفضل المنتجات الممكنة بأفضل سعر ممكن في الإطار الزمني المطلوب مع الالتزام بمعايير الجودة والنظافة في الفندق.
- ضمان التقديم والتخصيص المناسبين لأوامر الشراء والوثائق الداعمة المطلوبة وفقًا لسياسة المشتريات.
- ضمان التسليم في الوقت المناسب للسلع والخدمات.
- مراقبة التناقضات بين عرض المورد والسعر المسلّم، والتي يلاحظها وكيل الاستلام ويسجل هذه الحالات على أنها خلل في مراجعة أداء الموردين (VPR).
- إدارة علاقات الموردين وإقامة اتصال مع الموردين المناسبين / المحتملين وفقًا لسياسة المشتريات.
- المسؤول عن حل المشكلات مع الموردين / العناصر أو الخدمات المسلمة التي يثيرها الزملاء أو رؤساء الأقسام، وملء نماذج الشكاوى، عند الضرورة،
- المسؤول عن إدارة أداء الموردين في الفئات المعنية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر تحديث تقرير أداء الموردين على أساس أسبوعي، والحفاظ على تقرير ملاحظات أداء الموردين من رؤساء الأقسام في المجموعة (HOD)، ولفت انتباه الإدارة إلى المشكلات عند الضرورة.
الحفاظ على قائمة البائعين المعتمدين وغير المفضلين وفقًا لتقرير ملاحظات أداء البائعين في HODs المعنيين ووفقًا لسياسة المشتريات.
المسؤول عن جدولة اجتماع VPR مع كبار البائعين الذين يمثلون 80٪ من إجمالي الإنفاق والحجم حسب الفئة.
يقدم معلومات إلى رؤساء الأقسام حول اتجاهات السوق فيما يتعلق بالتسعير وتوافر جميع المنتجات.
يعمل تحت إشراف أدنى ويحافظ على اتصال وثيق مع إدارة المشتريات فيما يتعلق بأهداف القسم وهو مسؤول عن دفع أهداف الفئة المعنية، بما في ذلك مسح السوق والمدخرات.
الالتزام بقواعد سلوك البائعين في IHG/الترويج لها.
التأكد من الحصول على ثلاثة (3) عروض أسعار لكل طلب شراء لجميع العناصر المباشرة ما لم يكن من الممكن الامتناع عن قاعدة العطاءات الثلاثة وفقًا لسياسة المشتريات.
التأكد من الموافقة على جميع أوامر الشراء المخصصة قبل الحصول على المواد.
ضمان الالتزام بسياسة المشتريات العاجلة للفئة المعينة بما في ذلك تخصيص العلاقات العامة.
يزود إدارة المشتريات بمسح دوري للسوق/عرض مناقصة على المنتجات للفئة المعينة.
يراقب عملية الشراء النقدية عندما يتم تسليم النقود الصغيرة من قبل مساعد مدير المشتريات/مدير المشتريات/مدير المشتريات. يتأكد من تقديم جميع قسائم النقود الصغيرة إلى مساعد مدير المشتريات/مدير المشتريات/مدير المشتريات للمطالبة بالتعويض وفقًا لسياسة المشتريات.
المهام الإدارية اليومية التي يتعين على القسم القيام بها والتي تشمل التوثيق وتتبع تسليم المستندات بين الأقسام وسجلات السجلات والقرطاسية وما إلى ذلك.

ما نحتاجه منك

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال
خبرة عملية لا تقل عن عامين
إتقان استخدام MS Office
الإلمام ببرنامج Jana Sky Soft يعد ميزة.
مهارات قوية في التعاون الجماعي

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. المصادر الاستراتيجية وإدارة الموردين
تحديد الموردين والبائعين الموثوق بهم من خلال أبحاث السوق الشاملة.
تقييم أداء الموردين على أساس الجودة والتكلفة وجداول التسليم.
بناء علاقات قوية والحفاظ عليها مع الموردين لضمان التعاون طويل الأمد.
2. مهارات التفاوض
التفاوض على الشروط المواتية والأسعار والعقود مع البائعين.
تأمين صفقات فعالة من حيث التكلفة دون المساومة على الجودة أو الجداول الزمنية.
حل النزاعات أو قضايا العقد دبلوماسياً.
3. معرفة عمليات الشراء
فهم إجراءات الشراء والسياسات واللوائح.
إدارة أوامر الشراء والفواتير وجداول التسليم.
ضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية والقانونية.
4. إدارة المخزون
مراقبة مستويات المخزون والتخطيط للمشتريات لتجنب الإفراط في التخزين أو النقص.
التنسيق مع فرق المستودعات لمواءمة المشتريات مع احتياجات المخزون.
تنفيذ استراتيجيات الشراء في الوقت المناسب (JIT) عند الاقتضاء.
5. المهارات التحليلية وصنع القرار
تحليل اتجاهات السوق وتقلبات الأسعار لاتخاذ قرارات شراء مستنيرة.
تقييم المخاطر والفرص في استراتيجيات الشراء.
تقييم البيانات لتحسين كفاءة التكلفة وتخصيص الموارد.
6. إدارة الميزانية
إدارة ميزانيات المشتريات بشكل فعال لتحقيق الأهداف المالية.
تتبع النفقات وضمان التوافق مع الميزانيات المخصصة.
إبلاغ الإدارة عن وفورات التكلفة أو التباينات.
7. الاهتمام بالتفاصيل
ضمان الدقة في أوامر الشراء والفواتير واتفاقيات الموردين.
التحقق من مواصفات المنتج ومعايير الجودة.
مراقبة الجداول الزمنية لضمان التسليم في الوقت المناسب.