إداري مكتب الاستقبال

الأدوار والمسؤوليات

مسؤول مكتب الاستقبال مسؤول عن تنفيذ العمل الإداري اليومي لقسم مكتب الاستقبال لتقديم تجربة ممتازة للضيوف مع تقديم الدعم الإداري.

ماذا سأفعل؟

بصفتك مسؤول مكتب الاستقبال، ستنفذ الأنشطة الإدارية اليومية لقسم مكتب الاستقبال مع التركيز الرئيسي على المهام الإدارية للبواب الشخصي مع الالتزام بمعايير وسياسات وإجراءات هيلتون، وبالتالي، يجب عليك تنفيذ المهام التالية بأعلى المعايير:

تقديم الدعم الإداري للبواب الشخصي ومكتب الاستقبال
تنفيذ مهام الإدارة اليومية بما في ذلك المراسلات عبر البريد الإلكتروني، وإعداد التقارير الخاصة بالخدمات وكبار الشخصيات، ووضع علامات على ضيوف كبار الشخصيات، ومراقبة الخدمات ووسائل النقل وتتبع الملاحظات، وجمع وحفظ القطع الذهبية، وترتيب شحن العناصر المفقودة والمفقودة.
إرسال رسائل البريد الإلكتروني قبل الوصول/بعد المغادرة.
تتبع تعليقات الضيوف للتحضير للتقدير الشهري.
ضمان التعامل مع جميع الاتصالات بسرعة وباحترافية
الحفاظ على الإمدادات الكافية من القرطاسية المكتبية للقسم بأكمله
الإبلاغ عن المواد والمعدات المعيبة
التواصل مع الأقسام الأخرى فيما يتعلق بالمسائل الناشئة مثل الأمن والتدبير المنزلي والهندسة والمحاسبة والأطعمة والمشروبات وما إلى ذلك
التعامل مع المهام الإدارية الخاصة بكشوف المرتبات، مثل طلب عضو الفريق من Oasys وتحديث الحضور الأسبوعي والشهري
وعد Waldorf Service لضيوفنا، من خلال كوننا نقطة الاتصال الرئيسية للضيوف قبل وأثناء وبعد إقامتهم.
بناء علاقات إيجابية والحفاظ عليها مع الضيوف وأعضاء الفريق
الحفاظ على منطقة العمل الخاصة بك نظيفة ومرتبة وبطريقة جيدة
اتباع إرشادات ومعايير الكونسيرج الشخصي وفقًا لتحديثات الفندق ووالدورف أستوريا حول المفهوم.
تغطية واجبات الكونسيرج الشخصي في الردهة والمناطق العامة الأخرى عند الحاجة

ما الذي نبحث عنه؟

يعمل مسؤول مكتب الاستقبال الذي يخدم علامات هيلتون التجارية دائمًا نيابة عن ضيوفنا ويعمل مع أعضاء الفريق الآخرين. لتتمكن من شغل هذا الدور بنجاح، يجب أن تحافظ على الموقف والسلوكيات والمهارات والقيم التالية:

مهارات ممتازة في الاتصال الشفهي والكتابي
إدارة ممتازة وخبرة تقنية
يجب أن تكون متمكنًا من تطبيقات Microsoft Office
الخبرة السابقة في العمل مع النظام هي ميزة (Oasys، BirchStreet، Synergy)
المرونة في الاستجابة لمجموعة من مواقف العمل المختلفة
الالتزام بتقديم مستوى عالٍ من خدمة العملاء، سواء داخليًا أو خارجيًا
القدرة على العمل تحت الضغط
شغف بتقديم خدمة فاخرة في بيئة فندقية
الخبرة الإدارية السابقة في بيئة سريعة الخطى أو الخلفية في مجال الضيافة هي ميزة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يعمل مسؤول مكتب الاستقبال كواجهة للمنظمة، ويضمن عمليات مكتب الاستقبال السلسة وتقديم خدمة عملاء ممتازة. فيما يلي المهارات الأساسية لهذا الدور:

مهارات خدمة العملاء
السلوك المهني: تحية ومساعدة الزوار والعملاء والموظفين بموقف ودي.

الاستماع النشط: فهم ومعالجة الاستفسارات أو المخاوف على الفور.

حل المشكلات: التعامل مع الشكاوى أو المشكلات بلباقة وكفاءة.

التعاطف: توفير بيئة ترحيبية وشاملة للجميع.

مهارات الاتصال
التواصل اللفظي: نقل المعلومات بوضوح للزوار والعملاء وأعضاء الفريق.

التواصل الكتابي: صياغة رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والمراسلات الأخرى باحترافية.

آداب الهاتف: إدارة المكالمات باحترافية، بما في ذلك تلقي الرسائل الدقيقة وتحويل المكالمات بشكل فعال.

القدرات المتعددة اللغات: القدرة على التواصل بلغات متعددة يمكن أن تكون ميزة إضافية.

المهارات التنظيمية والإدارية
الجدولة: إدارة المواعيد والاجتماعات والتقويمات للمديرين التنفيذيين أو الموظفين.

إدخال البيانات: الاحتفاظ بسجلات دقيقة للزوار والمكالمات والتفاعلات الأخرى.
الأرشفة والتوثيق: تنظيم وإدارة الملفات المادية والإلكترونية بكفاءة.
إدارة الوقت: تحديد أولويات المهام والتأكد من الالتزام بالمواعيد النهائية.
المهارات الفنية
برامج Office: الكفاءة في مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وOutlook) أو Google Workspace.
أنظمة الاستقبال: الإلمام بأدوات الجدولة وأنظمة إدارة علاقات العملاء وأنظمة الهاتف.
استكشاف أخطاء تكنولوجيا المعلومات الأساسية وإصلاحها: معالجة المشكلات الفنية البسيطة، مثل أعطال الطابعة أو الكمبيوتر.