المدير التنفيذي الإداري

الأدوار والمسؤوليات

تحسين وصيانة أنظمة SAP والأنظمة – إجراء اختبار قبول المستخدم (UAT) نيابة عن فريق المبيعات لضمان التفاعل السلس مع العملاء وخدمة العملاء. استكشاف أخطاء أنظمة SAP وConnect وإصلاحها لدعم الفوترة المكتبية
دعم المبيعات – الحفاظ على الخصومات وفقًا لتكلفة التراكم المعتمدة، والحفاظ على إعداد أنظمة الحملة الشهرية، والحفاظ على مساعدة الدفعة المقدمة في SAP
المشتريات – معالجة طلبات الأصول والمشتريات المتعلقة بالمشاريع ومتطلبات التشغيل اليومية في مجالات الشبكة والمرافق والتسويق والمبيعات وما بعد البيع
المالية – استرداد وتصحيح الفواتير للتحصيلات القصيرة والمبيعات الإضافية من فاتورة صالة العرض وفواتير ما بعد البيع
الموارد البشرية – ضمان توافق الموظفين مع المنظمة. الوحدة ومركز التكلفة، ومعالجة طلبات القوى العاملة الخارجية، والوظائف الشاغرة، والمغادرين وأدوار الاستبدال
الشبكة والمرافق - تعمل جنبًا إلى جنب مع فرق الشبكة والعقارات لتسهيل إعداد وتجديد المواقع الجديدة، وتجديد تراخيص التجارة، وما إلى ذلك.

المهارات المطلوبة للنجاح:

المهارات التنظيمية
الكفاءة الفنية
الاهتمام بالتفاصيل
إدارة الوقت

نبذة عن الفريق:

في هذا الدور، ستعمل في بيئة سريعة الخطى وديناميكية وترفع تقاريرك مباشرة إلى مدير الإدارة.

ما الذي يؤهلك لهذا الدور:

دبلومة المدرسة الثانوية أو شهادة جامعية
خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في دور مماثل
إتقان مايكروسوفت أوفيس
معرفة SAP هي ميزة إضافية

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

إدارة المكتب:

أداء مهام المكتب العامة مثل الرد على المكالمات الهاتفية، ومعالجة المراسلات (البريد الإلكتروني، والخطابات، والمذكرات)، واستقبال الزوار.
إدارة اللوازم المكتبية والحفاظ على المخزون، والتأكد من توفر المواد الضرورية دائمًا.
الحفاظ على وتنظيم ملفات المكتب، سواء كانت مادية أو إلكترونية، والتأكد من سهولة الوصول إلى المعلومات.
تنسيق خدمات المكتب، مثل التنظيف والصيانة والدعم الفني.
الجدولة وإدارة التقويم:

إدارة وجدولة المواعيد والاجتماعات والأحداث للمديرين التنفيذيين أو الفرق، والتأكد من عدم وجود تعارضات.
إعداد أجندات الاجتماعات، وترتيب لوجستيات الاجتماعات (على سبيل المثال، حجز الغرف، والتموين، ومعدات الصوت والفيديو)، وتدوين المحاضر عند الضرورة.
مراقبة وتحديث التقويمات، والتأكد من الوفاء بجميع الالتزامات والمواعيد النهائية.
التواصل والمراسلات:

العمل كنقطة اتصال لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، والإجابة على الاستفسارات أو توجيهها إلى الفرد أو القسم المناسب.
صياغة ومراجعة وإرسال الاتصالات نيابة عن الإدارة أو أعضاء الفريق (رسائل البريد الإلكتروني، والمذكرات، والتقارير).
الحفاظ على التواصل الفعال بين الإدارات المختلفة وضمان تدفق المعلومات بسلاسة في جميع أنحاء المنظمة.
إدخال البيانات وإدارة المستندات:

إدخال البيانات في جداول البيانات أو قواعد البيانات أو أنظمة الإدارة الأخرى.
إعداد وتحرير المستندات والعروض التقديمية والتقارير حسب الحاجة (على سبيل المثال، عروض PowerPoint ومستندات Word وجداول بيانات Excel).
تنظيم وصيانة المستندات المادية والإلكترونية لضمان الامتثال لسياسات الشركة والمتطلبات القانونية.
تنسيق السفر والفعاليات:

ترتيب أماكن الإقامة أثناء السفر، مثل الرحلات الجوية والفنادق والنقل، للموظفين أو المديرين التنفيذيين.
تنظيم رحلات العمل أو المؤتمرات أو فعاليات الشركة، بما في ذلك تنسيق الخدمات اللوجستية والميزانية.
التأكد من دقة برامج السفر والوثائق ذات الصلة وإعدادها مسبقًا.
الدعم المالي والميزانية:

المساعدة في تتبع النفقات وإعداد الفواتير ومعالجة أوامر الشراء.
المساعدة في إعداد الميزانية ومراقبتها، والتأكد من أن النفقات تتوافق مع أهداف المنظمة.
التوفيق بين الإيصالات والنفقات للسفر المتعلق بالأعمال أو المشتريات المكتبية.