موظف استقبال المكتب

الأدوار والمسؤوليات

• تحية وترحيب الضيوف بطريقة مهنية وودية، لضمان انطباع أول إيجابي.
• الإجابة وتوجيه المكالمات الهاتفية، وتدوين الرسائل وتقديم المعلومات حسب الحاجة.
• إدارة وصيانة منطقة الاستقبال نظيفة ومنظمة، وضمان أنها مجهزة بشكل جيد بالإمدادات اللازمة.
• جدولة وتنسيق المواعيد والاجتماعات، وضمان إبلاغ جميع المشاركين واستعدادهم.
• استقبال ومعالجة البريد والطرود الواردة والصادرة، وتوزيعها على المستلمين المناسبين.
• المساعدة في المهام الإدارية مثل إدخال البيانات، والأرشفة، وإعداد الوثائق.
• التعامل مع استفسارات وشكاوى العملاء، وتقديم حلول دقيقة وفي الوقت المناسب.
• الحفاظ على سرية وأمن المعلومات الحساسة.
• التعاون مع أعضاء الفريق الآخرين والأقسام لضمان سير العمليات بسلاسة.
• البقاء على اطلاع بسياسات وإجراءات المنظمة لتقديم معلومات دقيقة للضيوف والموظفين.

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

• مهارات تواصل ممتازة و مهارات التعامل مع الآخرين، مع القدرة على التواصل بشكل فعال مع أفراد متنوعين.
• اهتمام كبير بالتفاصيل ومهارات تنظيم قوية للتعامل مع مهام متعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال.
• إجادة استخدام معدات المكتب مثل أنظمة الهاتف والطابعات وأجهزة الكمبيوتر.
• تجربة سابقة في دور الاستقبال أو خدمة العملاء مفضلة.
• مظهر وسلوك مهني، مع موقف ودود ومرحب.
• القدرة على التعامل مع المواقف الصعبة بهدوء ومهارات حل المشكلات.
• مهارات قوية في خدمة العملاء، مع القدرة على تقديم معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب.
• معرفة بالإجراءات الإدارية والكتابية الأساسية.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.
• المرونة والقدرة على التكيف للتعامل مع الأولويات المتغيرة والعمل في بيئة سريعة الوتيرة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المسؤوليات الرئيسية لموظف الاستقبال:

الترحيب بالزوار والترحيب بهم

الترحيب بالضيوف والزوار بطريقة ودية ومهنية.

توجيه الزوار إلى القسم أو الشخص المناسب، والتأكد من أنهم مرتاحون أثناء انتظارهم.

إدارة المكالمات الهاتفية

الرد على المكالمات الواردة بسرعة وباحترافية.

تحويل المكالمات إلى القسم أو الفرد المعني.

تلقي الرسائل ونقلها بدقة إذا كان الشخص غير متاح.

التعامل مع الحجوزات

في الفنادق أو المطاعم أو أماكن الفعاليات، يكون موظفو الاستقبال مسؤولين عن حجز الغرف أو الطاولات أو أماكن الفعاليات.

تأكيد الحجوزات ومعالجة التغييرات أو الإلغاءات حسب الحاجة.

صيانة منطقة الاستقبال

التأكد من أن منطقة الاستقبال نظيفة ومرتبة ومنظمة بشكل جيد.

عرض كتيبات الشركة أو المواد الترويجية أو الإشعارات ذات الصلة للزوار.

إدارة سجلات الزوار

الاحتفاظ بسجلات الزوار الذين يدخلون ويخرجون من المبنى.

إصدار شارات الزوار أو تصاريح الأمن عند الضرورة وضمان أمن المبنى.
الدعم الإداري

أداء المهام الإدارية العامة مثل جدولة المواعيد، والحفاظ على التقويمات، وترتيب المستندات.
المساعدة في البريد والطرود والتسليمات (الفرز، والتوجيه، أو التوقيع على العناصر).
إدارة البريد الوارد والصادر

فرز وتوزيع البريد الوارد.
إعداد البريد أو الطرود الصادرة للإرسال.
مسؤوليات الأمن

مراقبة كاميرات الأمن والتأكد من تأمين منطقة الاستقبال.
التأكد من أن الزوار يتبعون إجراءات تسجيل الوصول المناسبة، وإخطار الأمن بأي مشكلات أو مخالفات.
إدارة الاستفسارات والطلبات

الإجابة على الأسئلة العامة حول الشركة أو منتجاتها أو خدماتها أو سياساتها.
المساعدة في أي احتياجات فورية للضيوف أو الزوار، مثل تقديم الاتجاهات أو المعلومات حول وسائل الراحة.
التعامل مع المعاملات النقدية والدفعية

في بعض الصناعات (مثل الضيافة والمناسبات)، قد يتولى موظفو الاستقبال التعامل مع معاملات الدفع، بما في ذلك معالجة المدفوعات للحجوزات، أو تسجيل وصول الضيوف، أو بيع المنتجات.
إدارة النقدية الصغيرة لاحتياجات المكاتب أو الشركات الصغيرة.