كاتب مكتب

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن موظف مكتب كفء لأداء مهام إدارية وكتابية مختلفة لدعم مكاتبنا. سوف تقوم بمجموعة متنوعة من الأنشطة في المكتب بدءًا من التسجيل والرد على الهاتف إلى المحاسبة الأساسية.

يتمتع موظف المكتب الفعال بالقدرة على العمل بجد للمساعدة في الحفاظ على عمليات المكتب السلسة. يجب أن تكون موثوقًا ومجتهدًا مع مهارات اتصال رائعة. يجب أن يكون المرشح المثالي على دراية بمعدات المكتب والإجراءات.

المسؤوليات

الحفاظ على الملفات والسجلات بحيث تظل محدثة وسهلة الوصول إليها

فرز وتوزيع البريد الوارد وإعداد البريد الصادر (الأظرف والحزم وما إلى ذلك)

الرد على الهاتف لتلقي الرسائل أو إعادة توجيه المكالمات إلى الزملاء المناسبين

استخدام الأجهزة المكتبية مثل آلة النسخ والطابعات وما إلى ذلك وأجهزة الكمبيوتر لمعالجة الكلمات وإنشاء جداول البيانات وما إلى ذلك

القيام بمهام المحاسبة الأساسية وإصدار الفواتير والشيكات وما إلى ذلك

تدوين محاضر الاجتماعات والإملاءات
المساعدة في إدارة المكتب وإجراءات التنظيم
مراقبة مخزون اللوازم المكتبية (مشابك الورق والقرطاسية وما إلى ذلك) والإبلاغ عند وجود نقص
المساعدة في ترتيبات السفر وحجز أماكن المؤتمرات والمناسبات
أداء مهام مكتبية أخرى حسب التكليف

المتطلبات

خبرة مثبتة كموظف مكتب أو وظيفة كتابية أخرى
المعرفة بإجراءات المكتب ومبادئ المحاسبة الأساسية
المعرفة العملية بأجهزة المكتب والعمليات
كاتب سريع لديه معرفة بالاختزال وإملاء النصوص
معرفة جيدة جدًا MS Office
مهارات تواصل ممتازة
قدرات تنظيمية وتعدد مهام جيدة جدًا
شهادة الثانوية العامة

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

بصفتك موظفًا في المكتب، تتضمن المهارات الأساسية ما يلي:

المهارات التنظيمية: القدرة على إدارة الملفات والمستندات والجداول الزمنية بكفاءة.

الاهتمام بالتفاصيل: ضمان الدقة في إدخال البيانات وإعداد المستندات.

مهارات الاتصال: التواصل اللفظي والمكتوب الواضح للتفاعل مع الزملاء والعملاء.

إدارة الوقت: تحديد أولويات المهام لتلبية المواعيد النهائية والحفاظ على الإنتاجية.

الكفاءة الفنية: الإلمام ببرامج المكتب (مثل Microsoft Office وGoogle Workspace) ومعدات المكتب.

التوجيه نحو خدمة العملاء: تقديم المساعدة والدعم للعملاء والزملاء.

حل المشكلات: معالجة المشكلات التي تنشأ في العمليات اليومية بشكل فعال.

القدرة على تعدد المهام: إدارة مهام مختلفة في وقت واحد دون المساومة على الجودة.

العمل الجماعي: التعاون مع زملاء العمل لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة.

السرية: الحفاظ على خصوصية وأمان المعلومات الحساسة.