مساعد إداري

الأدوار والمسؤوليات

صيانة وتحديث وتسجيل ومعالجة جميع الوثائق بالتنسيق مع الأطباء لتوحيد وإنشاء أنظمة استدعاء وتسجيل مناسبة.

المسؤول عن تنظيم وعقد المجالس الطبية والاجتماعات العامة.

الإشراف على المنطقة المخصصة، والإبلاغ عن جميع محركات عبء العمل القابلة للقياس، وتصعيد أي مشاكل ذات صلة، والتوصية بالتحسينات / التعديلات المتعلقة بالعمليات والممارسات الحالية المتبعة داخل القسم إلى قادة الفريق.

بدء ومراقبة تقدم أنظمة سير العمل الإلكتروني المتخصصة مع التواصل والتنسيق المناسبين مع الموظفين المعنيين حتى الحل.

الاستقبال: ضمان التشغيل السلس، وتنفيذ خطط العمل لحل المشاكل المستمرة على الفور وتصعيد الحالات المعقدة إلى الموظفين المناسبين باستخدام نظام إحصاءات الهاتف المحوسب.

مساعدة وجمع المعلومات لأعضاء الفريق الرئيسيين لاستخدامها كمبادرات تدريبية.

إعادة تخصيص الموارد للمساعدة في وظائف الإدارة الكتابية الأخرى.

ضمان التشغيل السلس للاستقبال من أجل تقديم خدمة عالية الجودة. سيشمل ذلك المعالجة الصحيحة للوثائق والملفات للمواعيد الحالية والمستقبلية بالترتيب وحل مشاكل الخط الأمامي بأسرع ما يمكن وبفعالية، وتصعيدها إذا لزم الأمر.
التأكد من نظافة وترتيب جميع المناطق العامة في الخدمات الطبية والاتصال بأفراد الصيانة إذا كانت هناك حاجة إلى حل أي مشكلة.

الاحتفاظ بسجلات حجوزات غرفة المؤتمرات والمكتبة والمعدات الإلكترونية من قبل الأقسام المختلفة في العيادة لضمان التخصيص المناسب للموارد.

إنشاء قائمة أعضاء الفريق وضمان التغطية المناسبة لساعات العيادة.

المؤهلات والخبرة

الإدارة. الإدارة العامة: 3+ سنوات

10 سنوات دراسية أو ما يعادلها

إتقان اللغة الإنجليزية المنطوقة والمكتوبة. معرفة الكمبيوتر (Word / Excel / Power Point).

إتقان تشغيل نظام الهاتف التجاري.

الخبرة في العمل في بيئة طبية أو طب الأسنان ستكون ميزة.

الخبرة في التعامل مع العملاء ستكون ميزة

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

بصفتك مساعدًا إداريًا أول، فإن العديد من المهارات والمؤهلات الأساسية ضرورية للنجاح في الدور. فيما يلي بعض المهارات المهمة:

المهارات التنظيمية: القدرة الاستثنائية على إدارة مهام متعددة، وإعطاء الأولوية للمسؤوليات، والحفاظ على مساحة عمل منظمة جيدًا.

مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية للتفاعل مع الزملاء والعملاء والإدارة العليا بشكل فعال.

إتقان برامج Office: معرفة متقدمة ببرامج Office (على سبيل المثال، Microsoft Office Suite وGoogle Workspace) لإعداد المستندات وإدارة البيانات وإنشاء العروض التقديمية.

إدارة الوقت: القدرة على إدارة الجداول والاجتماعات والمواعيد النهائية بكفاءة، وضمان سير العمل السلس للمديرين التنفيذيين أو الفرق.

مهارات حل المشكلات: مهارات تحليلية وفكرية نقدية قوية لمعالجة التحديات الإدارية وإيجاد حلول فعالة.

الاهتمام بالتفاصيل: نهج دقيق للمهام، وضمان الدقة في التوثيق والجدولة وإعداد التقارير.

السرية: فهم والالتزام بالحفاظ على السرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.

المهارات الشخصية: القدرة القوية على بناء علاقات مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة، وتعزيز بيئة عمل إيجابية.

تنسيق المشاريع: الخبرة في دعم المشاريع من خلال التخطيط والتنسيق ومراقبة التقدم.

القدرة على التكيف: الرغبة في التكيف مع الأولويات المتغيرة وتحمل مسؤوليات جديدة حسب الحاجة.