سكرتير المكتب

الأدوار والمسؤوليات

أداء مجموعة من أنشطة دعم المكتب الأساسية لوحدة/قسم، مثل الرد على الهواتف وتوجيه المكالمات،
الرد على الاستفسارات وأداء الأعمال الكتابية الروتينية وإدخال البيانات ومعالجة الكلمات حسب التكليف.

الواجبات والمسؤوليات الأساسية:

الرد على الهواتف وتوجيه المكالمات وتلقي الرسائل وتقديم المعلومات العامة؛ تحية وتوجيه الزوار؛ الرد على الاستفسارات الروتينية؛ الاحتفاظ بسجل الاستفسارات حسب الحاجة.
فتح وتوجيه البريد الوارد؛ توزيع المراسلات والمواد الأخرى على موظفي القسم/أعضاء هيئة التدريس.
أداء مجموعة متنوعة من مهام الطباعة الروتينية حسب ما يناسب المنصب؛
قد يعمل على تشغيل جهاز كمبيوتر شخصي لصياغة المراسلات الأساسية وإدخال البيانات وطباعة الرسائل والملصقات والتقارير و/أو المواد الأخرى؛ كتابة وإرسال الرسائل النموذجية.
نسخ و/أو تكرار المواد حسب الطلب؛ قد يشرف على التشغيل اليومي لآلة النسخ.
إنشاء وصيانة ومعالجة و/أو تحديث الملفات والسجلات و/أو المستندات الأخرى.
قد يؤدي خدمات متخصصة ذات طبيعة كتابية/إدارية روتينية وفقًا صارمًا للمبادئ التوجيهية الإجرائية المعمول بها، حسبما يناسب المنصب.
قد يقوم بجدولة أو المساعدة في جدولة المواعيد والاجتماعات و/أو المؤتمرات، حسبما يناسب المنصب.
قد يطلب ويخزن ويوزع اللوازم المكتبية.
قد يقوم بمهمات روتينية مختلفة، حسب الحاجة، للوحدة/القسم.
أداء مهام متنوعة متعلقة بالوظيفة حسب التكليف.

المؤهلات والخبرة:

دبلوم جامعي/درجة بكالوريوس مع خبرة لمدة عامين في مجال السكرتارية.

المعرفة والمهارات:

القدرة على فهم واتباع التعليمات والإجراءات المحددة.
القدرة على إعداد وطباعة المراسلات الروتينية والملصقات و/أو المواد المكتوبة الأساسية الأخرى.
المهارة في تشغيل المعدات المكتبية الأساسية.
مهارات صيانة السجلات.
مهارات الاستقبال.
القدرة على الاحتفاظ بالتقويمات وجدولة المواعيد.
مهارات معالجة الكلمات أو إدخال البيانات.

ظروف العمل:

يتم تنفيذ العمل عادة في بيئة عمل داخلية/مكتبية نموذجية.

لا يتطلب العمل أي جهد بدني أو يتطلب مجهودًا بدنيًا محدودًا للغاية.
لا يتطلب العمل أي تعرض للمخاطر البدنية أو يتعرض لها بشكل محدود للغاية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خبرة سابقة في دور إداري أو سكرتارية.

إلمام بإجراءات المكتب والمهام الإدارية.

المهارات الأساسية:

مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.

اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة في جميع المهام.

إتقان الكتابة وإدخال البيانات.

المهارات الشخصية:

مهارات اتصال قوية، سواء كتابية أو شفوية.

القدرة على العمل بشكل تعاوني في بيئة فريق.
السلوك المهني والتوجه نحو خدمة العملاء.

المهارات الفنية:

إتقان حزمة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint) وبرامج المكتب الأخرى.

إلمام بمعدات المكتب (مثل الطابعات والماسحات الضوئية وأجهزة الفاكس).

الصفات الشخصية:

يمكن الاعتماد عليه ويمكن الوثوق به في التعامل مع المعلومات الحساسة.

قابل للتكيف وقادر على إدارة مهام متعددة بكفاءة.

المبادرة لحل المشكلات وتحسين العمليات.

المسؤوليات:

إدارة الجداول والتقويمات، بما في ذلك جدولة المواعيد والاجتماعات.

إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.
الحفاظ على أنظمة الملفات المنظمة وضمان التوثيق المناسب.
الرد على الهواتف والرد على الاستفسارات بطريقة احترافية.
دعم الموظفين الإداريين الآخرين والمساعدة في المشاريع الخاصة حسب الحاجة.