مطلوب مساعد إداري

مطلوب مساعد إداري

نحن نبحث عن متخصص متعدد المهام يتمتع بمهارات اتصال ممتازة وموقف متفائل. يجب أن يكون المرشحون قادرين على مساعدة الإدارة وجميع زوار الشركة من خلال التعامل مع المهام المكتبية، وتقديم المساعدة المهذبة والمهنية عبر الهاتف والبريد والبريد الإلكتروني، وإجراء الحجوزات أو ترتيبات السفر، والتواجد بشكل عام مفيد وإيجابي في مكان العمل .

لكي تكون ناجحًا كمساعد إداري، يجب أن يكون المرشحون محترفين ومهذبين ومنتبهين مع الدقة أيضًا. يجب أن يكونوا دائمًا مستعدين ومستجيبين، وعلى استعداد لمواجهة كل تحدٍ بشكل مباشر. يجب أن يكون المساعدون الإداريون مرتاحين للتعامل مع أجهزة الكمبيوتر، والمهام المكتبية العامة، وأن يتفوقوا في التواصل الشفهي والكتابي. والأهم من ذلك، يجب أن يكون لدى المساعدين الإداريين رغبة حقيقية في تلبية احتياجات الآخرين.

مسؤوليات المساعد الإداري:

التعامل مع المهام المكتبية، مثل حفظ الملفات وإنشاء التقارير والعروض التقديمية والإعداد للاجتماعات وإعادة طلب الإمدادات.

توفير دعم الجدولة في الوقت الحقيقي عن طريق حجز المواعيد ومنع التعارضات.

القيام بترتيبات السفر مثل حجز رحلات الطيران والسيارات وإجراء حجوزات الفنادق والمطاعم.

فحص المكالمات الهاتفية وتوجيه المتصلين إلى الطرف المناسب.

استخدام أجهزة الكمبيوتر لإنشاء التقارير وتسجيل محاضر الاجتماعات وإنشاء العروض التقديمية وإجراء الأبحاث.

تحية ومساعدة الزوار.

حافظ على التواصل المهذب والمهني عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والبريد.

توقع احتياجات الآخرين من أجل ضمان تجربتهم السلسة والإيجابية.

متطلبات المساعد الإداري:

درجة الزمالة في مجال ذي صلة.

خبرة إدارية سابقة.

مهارات ممتازة في استخدام الكمبيوتر، وخاصة الكتابة.

انتبه للتفاصيل.

قد يكون متعدد اللغات مفضلاً أو مطلوبًا.

الرغبة في أن تكون استباقيًا وتخلق تجربة إيجابية للآخرين