سكرتير

قراءة وتحليل المذكرات والطلبات والتقارير الواردة لتحديد أهميتها والتخطيط لتوزيعها.
فتح وفرز وتوزيع المراسلات الواردة، بما في ذلك الفاكس والبريد الإلكتروني.
حفظ واسترجاع المستندات والسجلات والتقارير الخاصة بالشركة.
قم بتحية الزوار وتحديد ما إذا كان ينبغي منحهم إمكانية الوصول إلى أفراد محددين.
إعداد الردود على المراسلات التي تحتوي على استفسارات روتينية.
أداء واجبات المكتب العامة مثل طلب الإمدادات، والحفاظ على أنظمة إدارة السجلات، وأداء أعمال مسك الدفاتر الأساسية.
إعداد جداول الأعمال واتخاذ الترتيبات اللازمة لاجتماعات اللجنة ومجلس الإدارة والاجتماعات الأخرى.
اتخاذ ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.
إجراء البحوث وتجميع البيانات وإعداد الأوراق للنظر فيها وعرضها من قبل المديرين التنفيذيين واللجان ومجالس الإدارة.
تجميع ونسخ وتوزيع محاضر الاجتماعات.
إدارة والحفاظ على جداول المديرين التنفيذيين.
قم بإعداد الفواتير والتقارير والمذكرات والرسائل والبيانات المالية والمستندات الأخرى باستخدام برامج معالجة النصوص وجداول البيانات وقاعدة البيانات و/أو العروض التقديمية.
إعداد والإشراف على السياسات والإجراءات الإدارية للمكاتب و/أو المنظمات.
الإشراف على الموظفين الكتابيين الآخرين وتدريبهم.
قم بمراجعة ممارسات وإجراءات التشغيل لتحديد ما إذا كان يمكن إجراء تحسينات في مجالات مثل سير العمل أو إجراءات إعداد التقارير أو النفقات.
تفسير السياسات والإجراءات الإدارية والتشغيلية للموظفين.