منسق مرافق

• الحفاظ على سرية جميع جوانب معلومات العميل والموظفين. تقديم الدعم لفريق الصيانة في رفع وإغلاق الطلبات النشطة وطلبات العمل المجدولة داخل مكتب الخدمة.
• استخدام نظام مكتب الخدمة لرفع أوامر الشراء ومعالجة الفواتير المرتبطة التي يتم نشرها حسب الحاجة.
• تقييم الحالات والأحداث (على سبيل المثال مشاركة موظفين آخرين، الجمهور، الخ.) لغرض اتخاذ إجراء مناسب و/أو توجيهها إلى الشخص المناسب لحلها.
• التفاعل مع الموظفين والعملاء والموردين والزوار. فتح، فرز وتوزيع الردود على المراسلات التي تحتوي على استفسارات روتينية.
• تقديم الدعم لمدير المرافق في الحفاظ على المصفوفات الخاصة بالموردين والوثائق المرتبطة بها. القيام بمهام كتابية عامة تشمل، على سبيل المثال لا الحصر، التصوير، الفاكس، البريد، التصفيف، والتصنيف.
• تقديم الدعم لمدير المرافق في الحفاظ على مصفوفات التدريب/السجلات والوثائق المتعلقة بالعودة إلى العمل/التصديق الذاتي. ترتيب والحفاظ على المخزون فيما يتعلق بتقديم خدمات إدارة المرافق.
• الحفاظ على مجموعة متنوعة من السجلات والإمدادات والتقويم والجداول الزمنية والملفات، إلخ. الاحتفاظ بالسجلات (السرية وغير السرية) وأعمال الكتابة العامة والبرامج الخاصة (مثل جدولة، نسخ، فاكس، إلخ.) لغرض دعم المسؤول المعين بالمواد اللازمة.
• معالجة المستندات والمواد (على سبيل المثال، حزم العطاءات، العقود، المواصفات، طلبات الشراء، البريد، إلخ.) لغرض نشر المعلومات وفقًا لمتطلبات البرنامج والمقاطعة والولاية و/أو الفيدرالية.
• الاستجابة للاستفسارات من مجموعة متنوعة من الأطراف الداخلية والخارجية (شخصياً وعبر الهاتف) (على سبيل المثال، الموظفين، المدققين، رؤساء الأقسام الأخرى، إلخ.) لغرض تقديم المعلومات وتسهيل التواصل بين الأطراف و/أو توجيه الاتجاه.
المؤهلات:
• درجة البكالوريوس أو ما يعادلها في الهندسة الميكانيكية أو الكهربائية أو الصناعية.
• عضوية معترف بها دوليًا أو محليًا في منظمة المهندسين.
• يمتلك رخصة قيادة سارية المفعول في الإمارات العربية المتحدة.
المعرفة والمهارة والقدرة:
• مهارات مطلوبة لأداء مهام متعددة مع الحاجة إلى ترقية المهارات بشكل دوري لتلبية تغير ظروف العمل. المهارات القائمة على المهارات المطلوبة لأداء وظائف العمل بشكل مرضٍ تشمل تشغيل معدات المكتب القياسية بما في ذلك استخدام تطبيقات البرامج ذات الصلة؛ تطبيق سياسات وإجراءات البرنامج والمقاطعة؛ التخطيط وإدارة المشاريع؛ وإعداد والحفاظ على سجلات دقيقة.