منسق مجموعات الكتلة

مسؤول عن مبيعات وإدارة جميع الحجوزات الجماعية لـ 7 غرف أو أكثر والتي لا تتطلب تقديم الطعام (باستثناء وجبة الإفطار).
يتضمن ذلك أيضًا إدارة مجموعات مجموعة PCO المتعلقة بالمخزون والدفع وإعداد المجموعة، حيث لا تتضمن هذه المجموعة تقديم الطعام.
التعامل مع الاستفسارات الخاصة بالحجوزات الجماعية عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني أو الهاتف أثناء المناوبة، والتواصل على الفور، وتقديم رد أو تأكيد خلال إطار زمني معقول (24 ساعة).
التعامل مع أي مشكلات أخرى تتعلق بالقسم تتعلق بالمجموعات (متابعة الدفع المسبق والتوجيه والقسائم)
إعداد أوراق معلومات المجموعة (حركات المجموعة) وإحاطة جميع المشاركين قبل وصول المجموعة.
إدارة مخزون الفندق فيما يتعلق بحجوزات المجموعة ومراقبة الغسيل المحتمل للأعمال.
إنتاج التقارير والإحصائيات حسب طلب فريق الإيرادات. سيتضمن ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، تقارير غسيل المجموعة وترتيب الأعمال وتوقعات المجموعة لمدة 3 أشهر.
إدارة مدفوعات المجموعة والإلغاءات وقوائم الغرف والشروط والأحكام.
يحافظ على نظام ملفات دقيق لجميع حجوزات المجموعة ومراسلاتها.
تأكد من الإدخال الفوري للحجوزات والبيانات لفترة الثلاثة أشهر القادمة لجميع الاستفسارات والحجوزات الجماعية (خلال 24 ساعة).
التعامل مع شكاوى واستفسارات الضيوف بطريقة فعالة ومهنية والتأكد من إبلاغ فرق الإيرادات / المبيعات / العمليات بأي تعليقات للضيوف.
يضمن وجود خط اتصال واضح مع الإدارات الأخرى للطلبات الخاصة أو المسائل الأخرى المتعلقة بالحجز.
التواصل الواضح مع جميع الموظفين فيما يتعلق بجميع المواضيع المتعلقة بالمجموعة.
تأكد من الالتزام بإجراءات VIP والإقامة المجانية في الغرفة.
تأكد من تنفيذ وتحديث معايير العلامة التجارية والشركة التابعة لشركة Accor.
التأكد من تحديث وتنفيذ إجراءات الأمن والسلامة.
يعزز ويحافظ على علاقات عامة جيدة مع PCO ووكلاء السفر وشركات الطيران والمنظمات التجارية ويلتمس الأعمال التجارية للفندق.
يعزز بيئة العمل الإيجابية من خلال تطوير روح الفريق الإيجابية.
إعداد العقود والاتفاقيات السرية
واجبات أخرى حسب الطلب.