مشرف السفر والخدمات اللوجستية

العمل كنقطة اتصال في المكتب لجميع الموظفين الذين يحتاجون إلى السفر محليًا أو دوليًا (الطيران والنقل البري)
حجز وإدارة جميع أماكن الإقامة في NMES (الانقطاع وعدم الانقطاع)، بالإضافة إلى بعض موظفي خدمات الطرف الثالث.
الاتصال بمدير التخطيط بشأن الرحلات المطلوبة للتأكد من أن ذلك يتماشى مع متطلبات التعبئة وفقًا لمتطلبات الانقطاع.
الحصول على رحلات الطيران وتأجير السيارات وأماكن الإقامة في الفنادق المتاحة ومقارنتها لتحديد أفضل خيار متاح.
الحصول على موافقة من موظفي القيادة المعنيين لطلبات الطيران وتكاليفها مقابل الميزانيات المعنية.
إنشاء لوحة معلومات والحفاظ عليها لتتبع تكاليف المعارك والفنادق والنقل
إدارة تكاليف السفر من خلال تتبع النفقات مقابل الميزانيات الإجمالية لكل قسم وانقطاع الخدمة
قم بمراجعة جميع فواتير الطيران والفنادق والنقل قبل معالجة الدفع للتأكد من صحتها مقارنة بالفعليات. بما في ذلك جميع أماكن الإقامة والنقل الدولية عند انقطاع الخدمة عبر أربعة عشر دولة، وتتضمن بعض موظفي خدمات الطرف الثالث بالإضافة إلى NMES.
ابق على اطلاع بأحدث قيود السفر ومتطلبات اللقاحات فيما يتعلق بالرحلات الجوية وفقًا لمتطلبات الدولة المختلفة ومتطلبات الجنسية المختلفة
- التنسيق مع قسم P&C فيما يتعلق بمتطلبات التأشيرة للجنسيات المختلفة التي تدخل بلدانًا مختلفة قبل حجز الرحلات الجوية.
إنشاء والحفاظ على إجراءات السفر الداخلية، والتواصل مع الموظفين فيما يتعلق بأي تغييرات لها تأثير على السفر
إنشاء وصيانة لوحة معلومات طلبات الطيران لتحسين الوقت الذي يقضيه بين الطلب وإصدار التذكرة.
تأكد من أن Travel Desk يفهم أحدث السياسات والإجراءات فيما يتعلق بالرحلات الجوية حيث سيتدخل Travel Desk عند الحاجة