مساعد تنفيذي لرئيس مجلس الإدارة

المهام الأساسية:

1. جدولة الاجتماعات وتحديد أولوياتها:

إدارة تقويم الرئيس بكفاءة من خلال جدولة الاجتماعات وتحديد أولوياتها مع العملاء وأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق الداخلي.
تنسيق وتأكيد المواعيد، وضمان التذكير في الوقت المناسب والوثائق اللازمة.

2. المراسلات والتفاعل مع العميل:

صياغة وتحرير المراسلات ورسائل البريد الإلكتروني والمواد المكتوبة الأخرى نيابة عن الرئيس.
العمل كنقطة اتصال أساسية للعملاء، ومعالجة الاستفسارات والتعامل مع الاتصالات باحترافية وتقدير.
تحديد الأولويات وتفويض المهام إلى فريق المبيعات، مما يضمن تنفيذ توجيهات الرئيس بكفاءة.

3. إدارة الفعاليات:

تنظيم وتنسيق المؤتمرات والندوات والفعاليات الدورية للشركة للعملاء وأصحاب المصلحة.
تطوير برامج الأحداث، بما في ذلك إنشاء جدول الأعمال وتنظيم المتحدثين، لضمان التجمعات الجذابة والغنية بالمعلومات.
إدارة الخدمات اللوجستية، بما في ذلك اختيار المكان، وتقديم الطعام، والمعدات السمعية والبصرية، وتسجيل الحضور.

4. تنسيق السفر:

تنسيق جميع ترتيبات السفر للرئيس (مع دعم وكيل الرحلات)، بما في ذلك حجز تذاكر الطيران والإقامة ونقل السيارات وتأشيرات السفر.
تأكد من أن مسارات السفر موثقة جيدًا وإبلاغها إلى الرئيس مسبقًا.
مراقبة خطط السفر لمعرفة التغييرات والتعديلات حسب الحاجة.

5. الدعم الشخصي:

المساعدة في إدارة الشؤون الشخصية للرئيس، بما في ذلك جدولة المواعيد الطبية وإعادة صرف الوصفات الطبية.
الحفاظ على السرية والتقدير عند التعامل مع الأمور الشخصية.

6. إدارة مواد المبيعات الداخلية:

إدارة مواد المبيعات الداخلية، والتأكد من تنظيمها وتحديثها وسهولة الوصول إليها.
تصنيف مواد المبيعات والحفاظ عليها وفقًا للإرشادات المعمول بها، مما يجعلها متاحة بسهولة لفريق المبيعات.

مؤهلات:

خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو في دور مماثل.
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت استثنائية.
مهارات اتصال قوية الكتابية والشفوية.
الكفاءة في Microsoft Office Suite وأدوات إدارة التقويم.
القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة.
تعتبر تجربة تخطيط وتنسيق الأحداث ميزة إضافية.
موجه نحو التفاصيل وقادر على القيام بمهام متعددة في بيئة سريعة الخطى.
مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والسلوك المهني.