مساعد إداري

• الدعم الإداري العام: يقدم الدعم الإداري / السري للنائب الأعلى / النائب الأول وأعضاء فريقه.
  استقبال واستضافة الضيوف وزوار المكتب بلطف واحترام.
  يحتفظ بنسخة ورقية أو إلكترونية من التقويم للنائب الأعلى المسؤول.
  يتبع إجراء التحكم في المستندات القياسية لشركة هيل الداخلية والمشاريع. يجمع ويستعرض ويوزع البريد الوارد القادم بالنسخ الورقية والإلكترونية. يتعامل بشكل مستقل مع البريد الوارد، ولا يحتاج إلى انتباه النائب الأعلى. يُراجع المراسلات الواردة والصادرة للتأكد من الدقة والتنسيق للوثائق الصادرة التي تتطلب توقيع النائب الأعلى / النائب الأول.
  تنسيق الترتيبات المعقدة للسفر.
  نسخ المستندات ومسحها وتصنيفها.
  إعداد ونسخ وتقديم وتصنيف تقارير المصروفات باستخدام VantagePoint.
  معالجة فواتير الموردين بالتنسيق مع قسم المالية.
  أداء مهام إدارية أخرى حسب الحاجة.
  كون جزءًا من فريق العمليات / الإدارة عند الحاجة.

مهام إدارية أخرى (إذا وعند الحاجة)

• عمليات مكتب الاستقبال: الرد على الهواتف وتوجيه المكالمات.
  الحفاظ على آلات الفاكس وآلات التصوير والطابعات في المكتب.
  إدارة جدول سائقي المكتب، على سبيل المثال، تنظيم الاستلام اليومي والتسليم وتسليم الوثائق.
  ترتيب استلام البريد السريع حسب الحاجة.
  طلب إمدادات المكتب والمطبخ وتنسيق التسليم.
  باستخدام مهارات التواصل الشخصية الممتازة، التواصل مع مختلف مستويات موظفي الشركة والإدارة والزوار والعملاء، إلخ.
• عمليات المكتب: المساعدة في تخطيط الفعاليات / الاجتماعات.
  تنسيق وتنظيف وتنظيم المكتب (عند الضرورة).