مدير مكتب

نحن؟

شركة رائدة في مجال الخدمات الهندسية المتخصصة تقدم حلولاً متكاملة لمشاريع الطاقة والبنية التحتية المعقدة وأصول التشغيل. يعتمد عملنا على الاعتقاد بأن موظفينا هم الذين يجعلون EnerMech ممتازين. عندما نزدهر عالميًا، لا يتعلق الأمر فقط بالاستثمار في بنيتنا التحتية وعروض الخدمات والتكنولوجيا، ولكن أيضًا من خلال الاستثمار في موظفينا.

دور؟

يتمثل هذا الدور في توفير الدعم الإداري للعمليات اللوجستية للموظفين، والشؤون المالية، وخطوط الخدمة/الأعمال ويكون مسؤولاً عن إدارة المهام الإدارية، وتسهيل التواصل السلس داخل المنظمة، والتأكد من سير العمليات المكتبية بسلاسة وإنشاء انطباع أول إيجابي للزوار و المتصلين.

المسؤوليات الرئيسية ومجالات النتائج الرئيسية

الإشراف على الوظائف الإدارية اليومية وتنسيقها، وضمان الكفاءة التشغيلية.
دعم منسق لوجستيات الموظفين بالترتيبات اللوجستية للموظفين بما في ذلك الرحلات الجوية والتأشيرات والإقامة والنقل.
إدارة اللوازم المكتبية والمعدات واحتياجات الصيانة.
تبسيط وتنفيذ إجراءات وأنظمة مكتبية فعالة.
العمل كنقطة اتصال أساسية للاتصالات الداخلية والخارجية.
صياغة ومراجعة رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والمراسلات التجارية الأخرى.
تنسيق وجدولة الاجتماعات والمواعيد والمكالمات الجماعية.
الاحتفاظ بسجلات دقيقة وحديثة، مادية ورقمية.
إدارة أنظمة حفظ الملفات وقواعد البيانات، مما يضمن سهولة استرجاع المعلومات.
المساعدة في إعداد وتنظيم التقارير والعروض التقديمية والوثائق.
معالجة الفواتير وتقارير النفقات وإدارة المصروفات النثرية.
التعاون مع الإدارة المالية لتتبع الميزانية وإعداد التقارير المالية.
إدارة عمليات تأهيل الموظفين وإخراجهم من الخدمة.
إدارة سجلات الموظفين والمساعدة في الأنشطة المتعلقة بالموارد البشرية.
المساعدة في تخطيط وتنفيذ أحداث الشركة والاجتماعات والمؤتمرات.
تنسيق الخدمات اللوجستية وتقديم الطعام والأنشطة الأخرى ذات الصلة بالحدث.
الترحيب بالزائرين والترحيب بهم بطريقة احترافية وودودة.
الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها وتلقي الرسائل وإدارة البريد الصوتي.
الحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومنظمة.
الترحيب بالزائرين والترحيب بهم بطريقة احترافية وودودة.
الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها وتلقي الرسائل وإدارة البريد الصوتي.

المؤهلات والخبرة المعترف بها

درجة مؤهلة
المهارات الإدارية ومهارات الكتابة وخبرة Word/Excel/PowerPoint.
تمتع بمهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين ومهارات التواصل، وكن مرنًا بدوافع ذاتية، وتمتع بطريقة احترافية.