Personal Assistant - Alam Steel

الدور
وصف الوظيفة: ستقدم مساعدة شخصية للرئيس التنفيذي ورئيس مجلس الإدارة لتقديم الدعم الإداري عالي المستوى للرئيس التنفيذي ورئيس مجلس الإدارة للشركة. يتطلب هذا الدور التوازن بين التصرف الحكيم، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على الوفاء بالمواعيد الضيقة، والمهارات التنظيمية المثالية. المسؤوليات الرئيسية: إدارة وصيانة الجدول الزمني والمواعيد وترتيبات السفر العمل كنقطة اتصال بين العملاء الداخليين والخارجيين التحقق من المستندات والشيكات قبل توقيع الإدارة التعامل مع المستندات السرية مع ضمان سرية المعلومات إعداد وتحرير المراسلات والاتصالات والعروض التقديمية والمستندات الأخرى إدارة وتنظيم الاجتماعات والفعاليات تسجيل وتحرير وتوزيع محاضر الاجتماعات رصد وفحص والرد على وتوزيع الاتصالات الواردة التواصل مع الموظفين الداخليين على جميع المستويات التفاعل مع العملاء وأصحاب المصلحة الخارجيين تنسيق العمل المستند إليه إدارة نفقات المطالبات الشهرية دفع المعاملات الشهرية لبطاقات الائتمان وفواتير المرافق والهواتف المحمولة في الوقت المناسب الحفاظ على سيارات الشركة، وتجديدها، وتغريمها، وخدماتها الخ إدارة رصيد الحساب والتحويلات المصرفية عبر الإنترنت التعامل مع التأمين الطبي والمطالبات والمواعيد إدارة مصروفات المكتب والنقد الصغيرة تنسيق المستأجرين، تجديد العقود، التأجير، إدارة العقارات، الصيانة، إلخ إدارة وتنسيق المستندات مع البنوك تنظيم التصنيف الإلكتروني والورقي تنسيق وتوثيق جميع الاتفاقيات الإدارية ومراجعة العقود في الوقت المناسب. الدعم في مجال الموارد البشرية حسب الحاجة، التوظيف، ترحيل الموظفين، تقديم خطابات العرض، شهادات الراتب، خلق بيئة آمنة، إدارة العلاقات بين الموظفين، إدارة الرواتب، إدارة حزم المكافآت والفوائد، تلبية الاحتياجات الانضباطية، ضمان الامتثال لقوانين العمل والتشريعات

المتطلبات
المؤهلات: تجربة مثبتة كمساعد شخصي أو دور مشابه معرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب قدرة استثنائية على التنظيم وإدارة الوقت القدرة على القيام بمهام متعددة وتحديد أولويات العمل اليومية مهارات تواصل ممتازة شفهية وكتابية الحذر والسرية درجة الثانوية العامة؛ الحصول على مؤهل إضافي كمساعد شخصي أو سكرتير سيكون ميزة مضافة المهارات التقنية: إجادة استخدام برامج MS Office وأدوات إنتاجية أخرى الاطلاع على أدوات جدولة البريد الإلكتروني مستعد للعمل بوتيرة سريعة وأعمال حاسوب متنوعة السمات الشخصية: تواصل جيد منظم إدارة الوقت الفعالة صادق حل المشاكل بشكل استباقي يولي اهتمامًا للتفاصيل مرن وقابل للتكيف تقدير واحترام المثلى المهني ذكاء عاطفي عال