Executive Assistant - Al-Futtaim

تأسست جماعة الفطيم في الثلاثينات بوصفها عملًا تجاريًا ، واليوم هي واحدة من أكثر الشركات الإقليمية المتنوعة والمتقدمة والخاصة بالمقرات في دبي ، الإمارات العربية المتحدة. تتكون من خمسة تقسيمات تشغيلية ؛ السيارات والخدمات المالية والعقارات والتجزئة والرعاية الصحية ؛ حيث يعمل أكثر من 35،000 موظف في أكثر من 20 دولة في الشرق الأوسط وآسيا وأفريقيا ، تتعاون جماعة الفطيم مع أكثر من 200 من أشهر العلامات التجارية العالمية المحبوبة والمبتكرة. يمكن لمبادرة وتركيز جماعة الفطيم المتواصل على العملاء أن تمكّن المؤسسة من مواصلة النمو والتوسع ؛ والاستجابة للتغيرات في احتياجات عملائنا داخل المجتمعات التي نعمل فيها.

من خلال الامتثال لقيمنا من الاحترام والتفوق والتعاون والنزاهة ؛ تستمر جماعة الفطيم في إثراء حياة عملائنا وتطلعاتهم كل يوم

نظرة عامة على الدور:

تقديم الدعم التنفيذي والإداري والكتابي للإدارة الرفيعة. يتطلب هذا الدور التعرض لمعلومات حساسة للغاية والتورط مع جهات اتصال متفوقة تتطلب استخدام كبير للحذر والذكاء والدبلوماسية والحكمة. تشمل الواجبات الإدارية أو السرية الأساسية إدارة اليوميات ، واستقبال الزائرين ، والرد على المكالمات الهاتفية ، وإجراء المهام والمشاريع ، واستقبال وتوزيع المراسلات والبريد ، وجمع المعلومات وتجميع تقارير متنوعة للإدارة.

ما ستفعله:

مسؤول عن:

• إدارة تقويم مدير إدارة الأصول بكفاءة ، مع تحديد أولويات المهام والمواعيد.
• تنسيق خدمات الاجتماعات ، وإعداد المواد ، وضمان استعداد المدير.
• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية للمدير ، وتعزيز العلاقات الإيجابية مع جهات الاتصال الداخلية والخارجية.
• صياغة مستندات مختلفة ، بما في ذلك المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.
• تيسير الترتيبات المتعلقة بالسفر ، مع ضمان الامتثال لسياسات سفر الشركة ومعالجة استرداد التكاليف.
• الإشراف على صيانة مكتب المدير ، وإدارة اللوازم والمعدات.
• إنشاء وصيانة أنظمة المكتب ، بما في ذلك إدارة البيانات والتصنيف وتداول الوثائق.
• إجراء البحوث وجمع البيانات لعمليات اتخاذ القرار.
• المساعدة في إدارة وتنسيق المشاريع التي يقودها مدير إدارة الأصول.

سياق العمل:

تعمل هذه المنصب في سياق السرية والدبلوماسية والحكمة. ستتم العثور على المبادئ التوجيهية في السياسات والإجراءات المنشورة وكذلك في السابق. ومع ذلك ، فإن القدرة على العمل ضمن معلمات غير واضحة أيضًا مهمة.

المهارات المطلوبة لتحقيق النجاح:

المهارات المحددة للوظيفة:

مهارات التواصل الشفهي الممتازة ، بما في ذلك القدرة على تقديم المشورة والمعلومات الفعالة والملائمة لمجموعة متنوعة من الأشخاص واستخدام الحذر في التعامل مع المعلومات السرية.

مهارات الاتصال الكتابية الممتازة بما في ذلك القدرة على تجميع وإعداد التقارير والعروض والتقديمات والمستندات الأخرى.

مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة ، بما في ذلك القدرة على تلبية المواعيد النهائية وإدارة حمولة عمل متنوعة في بيئة مزدحمة.

اجادة العمل على حزم Microsoft Office ، على سبيل المثال MS Word و Excel و PowerPoint

القدرات السلوكية :

الاتصال

المعرفة المهنية

المبادرة

العمل الجماعي

الاهتمام بالتفاصيل

ما يجهزك للدور:

ألمؤهلات الدنيا والمعرفة:

مستوى تعليم ثانوي دنيا. المؤهل الجامعي المفضل.

الخبرة الدنيا:

58 سنوات من الخبرة في الإدارة أو الدور السري ، مع خبرة لا تقل عن 23 سنوات في وظيفة مساعد شخصي أو سكرتير تنفيذي لمنصب إداري في منظمة ذات حجم كبير

عن ألمجموعة الفطيم للمولات
يوفر ألمجموعة الفطيم للمولات خبرة في التطوير وإدارة الأصول ، متخصصة في بناء المجمعات التجارية الكبرى التي تقودها التجزئة في مواقع رئيسية في الشرق الأوسط وشمال إفريقيا وأبعد من ذلك. بفضل سجل حافل في تحقيق النمو القائم على الإيرادات المستدامة وزيادة القيمة للمستأجرين ، توفر ألمجموعة للمولات الأجواء المثيرة والبيئات التسوق المثيرة للعملاء.

كجزء من مجموعة الفطيم ، يجلب فريق قيادة مجموعة الفطيم للمولات أكثر من 30 عامًا من الخبرة وفهمًا ومعرفة عميقة بقطاع التجزئة ، سواء من وجهة نظر العميل ولكن كمنشئين للمساحة أو المؤجرين للعلامات التجارية الأخرى. توجد للشركة محفظة تُدار مباشرة وتضم أكثر من 9 ملايين قدم مربع من مساحة التجزئة في أربعة مراكز تجارية في من