مراقب الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

يتضمن الدور العمل في المشاريع المرتبطة بمياه الأمطار والصرف الصحي، وتخفيف الفيضانات، وشبكات مياه الصرف الصحي وشبكات توزيع المياه ومحطة الضخ ومصنع إعادة التدوير. وسيشمل ذلك إجراء التحقيقات والتخطيط والتصميم والعطاءات وإدارة العقود والإشراف على البناء ومراقبته. سيتخذ هذا الدور من أبو ظبي مقرًا له.

تتضمن المسؤوليات الرئيسية لهذا المنصب على سبيل المثال لا الحصر:

المراسلات الإدارية والتسجيل:

 تسجيل جميع المراسلات الواردة والصادرة، ومذكرات التفاهم، والرسومات والتقديمات الفنية.

 الاحتفاظ بسجل لجميع البريد الوارد والصادر، وختم البريد وتسجيله قبل توزيعه للتوزيع على الموظفين المعنيين.

 المسؤول عن التحكم/التتبع/إصدار وثائق المشروع الكاملة مثل المراسلات الواردة والصادرة، وتعليمات الموقع، وأوامر التغيير، وNFC، وRFI، وCVI، وRFM، والرسائل، والتقارير اليومية للموظفين، والطلبات، وغيرها من أشكال الوثائق ذات الصلة من العميل والمقاولين من الباطن (بما في ذلك وثائق Atkins الداخلية).

 المسؤول عن استلام وتسجيل وتوزيع جميع الوثائق الفنية، والمساعدة في تنسيق ومراقبة الأنشطة الإدارية لتسهيل وتسريع سير العمل.

 صيانة وأرشفة جميع الملفات.

 التنسيق بين الاستشاريين والمقاولين الآخرين لتسهيل سير عمل الوثائق وضمان إغلاق حالة الوثيقة.

 النقل الإلكتروني للوثائق

 إدخال البيانات إلى قاعدة البيانات المتعلقة باستلام الوثيقة وتتبعها.

 مساعدة إدارة مكتب الموقع.

 التنسيق مع المهندسين المقيمين والسكرتيرات والموظفين الآخرين المعنيين لضمان صحة السجلات.

 النسخ الاحتياطي الدوري المنتظم (نسخة إلكترونية) لمستندات المشروع

توفير الدعم الإداري لموظفي المكتب بما في ذلك الكتابة والتسجيل والرد على الهواتف وتلقي الرسائل والحفاظ على تقويم المواعيد وغيرها من المهام المكتبية العامة.
توفير الدعم الإداري لموظفي المكتب بما في ذلك الكتابة والتسجيل والرد على الهواتف وتلقي الرسائل والحفاظ على تقويم المواعيد وغيرها من المهام المكتبية العامة.
المساعدة في إعداد المواصفات الفنية والعطاءات وإدارة العقود.
التأكد من إصدار فواتير لكل مشروع أو مرحلة من مراحل المشروع بشكل صحيح وفي الوقت المناسب وإدارتها.
التعاون والعمل كجزء من فريق،

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

 العمل بالتعاون مع جميع الموظفين.

 الاتصال بالفرق العاملة عن بُعد من أجزاء أخرى من العالم لتسهيل إكمال المهام والمشاريع.

 التواصل الجيد

اتباع ممارسات العمل الآمنة والالتزام بإرشادات الشركة وسياساتها للتخطيط وتنفيذ العمل بطريقة آمنة.

إكمال جميع الأعمال بما يتماشى مع القيم الأساسية لشركة Stantec ووفقًا لأنظمة الجودة وإجراءات جودة المشروع في Stantec.
مهام أخرى حسب طلب المهندس المقيم من وقت لآخر.

المؤهلات

خبرة خمس 5 سنوات في نظام إدارة المستندات في شركة هندسية أو معمارية.
خريج دورة إدارة الأعمال أو السكرتارية.
الخبرة في مشروع إعادة تدوير البنية التحتية والمياه ميزة.
مهارات اتصال وتنظيم قوية.
مهارات شفوية وكتابية جيدة باللغة الإنجليزية.
القدرة على حل المشكلات التحليلية والتنظيم.
معرفة مثبتة بإدارة المستندات، بما في ذلك جميع البرامج الضرورية (MS Office)