مدير حسابات أول مستحقات الدفع

الأدوار والمسؤوليات

توفير نظام فعال لتتبع الحسابات الدائنة لإدارة التدفق النقدي الفعّالة؛

الحصول على جميع المستندات التي تدعم المشتريات والخدمات المصرح بها (طلبات الشراء، أوامر الشراء، مذكرات التسليم، سجلات الاستلام الموقعة، العقود، إلخ) وختمها وتسجيلها لمطابقتها مع الفواتير؛

معالجة الفواتير على أساس يومي أي مطابقتها مع المستندات الداعمة المصرح بها وسجلات الاستلام، وفرز الفواتير وتسجيلها في الحسابات والأقسام ذات الصلة؛

التحقق من جميع قسائم النقدية الصغيرة بحثًا عن المستندات الداعمة، وصلاحيتها ودقتها ونشرها في نظام المحاسبة لمعالجة الدفع؛

تسجيل جميع قسائم النقدية الصغيرة المدفوعة بشكل صحيح للرجوع إليها في المستقبل؛

توفير ملخص لتقرير أعمار الدائنين المطلوب من قبل موظفي قسم المالية والرقابة لإعداد التقارير الشهرية؛

مراجعة وتحديد جميع المدفوعات المستحقة وتقديم طلبات الدفع وجدول الصرف إلى مدير المالية للمراجعة والتوقيع قبل الإعداد الفعلي للشيكات.
إعداد مدفوعات الشيكات وتقديمها، مع المستندات الداعمة للموافقة النهائية وتوقيعات مدير المالية والمدير العام؛

إصدار وتسجيل الشيكات للمدفوعات العاجلة؛

إعداد تقرير نهاية الشهر لإغلاق الحسابات الدائنة؛

إعداد المستحقات الشهرية للسلع والخدمات المستلمة ولكن لم يتم إصدار فواتير بها؛

إعداد المخصصات الشهرية لأي خدمات تعاقدية رئيسية؛

التعاون والمساعدة في التوفيق بين أرصدة دفتر المخزون في نهاية الشهر والحسابات الفعلية المادية

إعداد ومتابعة بعض جداول الميزانية العمومية حسب التعليمات بما في ذلك جميع المدفوعات المقدمة؛

الحصول على المعرفة العملية الكاملة والقدرة على الإشراف على جميع الواجبات والمهام وتصحيحها وإثباتها في العمل المخصص وفقًا للمجموعة القياسية؛

التأكد من حفظ جميع الملفات والتقارير بشكل صحيح للرجوع إليها في المستقبل؛

المساعدة في إجراء جرد ربع سنوي ونصف سنوي وسنوي للمعدات التشغيلية؛

ضمان ولاء الموردين الرئيسيين للفندق، مما يؤدي إلى انخفاض التكلفة لكل وحدة.
المساعدة في تطبيق إجراءات الرقابة الداخلية (FOCUS Audit) وبثها لتغطية جميع أنشطة الفندق.
مهام أخرى حسب التكليف.

المؤهلات

خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال الفنادق ويفضل أن تكون في قطاع الرفاهية.
التركيز على الخدمة مع الاهتمام بالتفاصيل.
معرفة قوية بمستخدمي Microsoft Outlook أو Microsoft Office أو Opera أو Sun System أو ما يعادله.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. الإشراف على الحسابات الدائنة
معالجة الفواتير: التأكد من معالجة الفواتير في الوقت المناسب، ومطابقة أوامر الشراء والإيصالات والعقود بدقة قبل إجراء الدفع.
الموافقة على الدفع: الإشراف على مراجعة طلبات الدفع والموافقة عليها، والتأكد من أنها معتمدة وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة.
جداول الدفع: ضمان الدفع في الوقت المناسب للبائعين والموردين وفقًا لشروط الدفع، مما يساعد على الحفاظ على العلاقات الجيدة وتجنب رسوم التأخير.
التسوية: تسوية سجلات الحسابات الدائنة لضمان دقة المعاملات وضمان تسجيل المدفوعات بشكل صحيح في البيانات المالية.
2. إدارة الفريق والإشراف عليه
قيادة الفريق: قيادة فريق الحسابات الدائنة والإشراف عليه، والتأكد من إسناد المهام بشكل فعال، والوفاء بالمواعيد النهائية، والحفاظ على معايير الدقة العالية.
التدريب والتطوير: تقديم التدريب والدعم المستمر لموظفي الحسابات الدائنة بشأن الإجراءات والسياسات وأدوات البرمجيات. تعزيز ثقافة التحسين والتطوير المستمر داخل الفريق.
تقييم الأداء: مراقبة وتقييم أداء الفريق، وتقديم الملاحظات وتحديد الأهداف لتحسين الكفاءة والدقة.
3. إدارة الموردين
علاقات الموردين: تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع الموردين والموردين الرئيسيين. التواصل مع الموردين لحل نزاعات الدفع والتناقضات والقضايا بطريقة احترافية وفي الوقت المناسب.
إدارة العقود وشروط الدفع: التأكد من الالتزام بعقود الموردين وشروط الدفع، وتحسين جداول الدفع لتحسين إدارة التدفق النقدي.
4. الضوابط الداخلية والامتثال
الضوابط الداخلية: إنشاء وتنفيذ الضوابط الداخلية لضمان دقة وسلامة المعاملات المالية ومنع الاحتيال أو الأخطاء.
التدقيق والامتثال: إعداد وتسهيل عمليات تدقيق الحسابات الدائنة، وضمان الامتثال لقوانين الضرائب ومعايير المحاسبة وسياسات الشركة. الحفاظ على الوثائق المناسبة للتدقيق والمتطلبات القانونية.