مشرف الحسابات الدائنة

الأدوار والمسؤوليات

توفير نظام فعال لتتبع الحسابات الدائنة لإدارة التدفق النقدي الفعّالة؛

الحصول على جميع المستندات التي تدعم المشتريات والخدمات المصرح بها (طلبات الشراء، أوامر الشراء، مذكرات التسليم، سجلات الاستلام الموقعة، العقود، إلخ) وختمها وتسجيلها لمطابقتها مع الفواتير؛

معالجة الفواتير على أساس يومي أي مطابقتها مع المستندات الداعمة المصرح بها وسجلات الاستلام، وفرز الفواتير وتسجيلها في الحسابات والأقسام ذات الصلة؛

التحقق من جميع قسائم النقدية الصغيرة بحثًا عن المستندات الداعمة، وصلاحيتها ودقتها ونشرها في نظام المحاسبة لمعالجة الدفع؛

تسجيل جميع قسائم النقدية الصغيرة المدفوعة بشكل صحيح للرجوع إليها في المستقبل؛

توفير ملخص لتقرير أعمار الدائنين المطلوب من قبل موظفي قسم المالية والرقابة لإعداد التقارير الشهرية؛

مراجعة وتحديد جميع المدفوعات المستحقة وتقديم طلبات الدفع وجدول الصرف إلى مدير المالية للمراجعة والتوقيع قبل الإعداد الفعلي للشيكات.
إعداد مدفوعات الشيكات وتقديمها، مع المستندات الداعمة للموافقة النهائية وتوقيعات مدير المالية والمدير العام؛

إصدار وتسجيل الشيكات للمدفوعات العاجلة؛

إعداد تقرير نهاية الشهر لإغلاق الحسابات الدائنة؛

إعداد المستحقات الشهرية للسلع والخدمات المستلمة ولكن لم يتم إصدار فواتير بها؛

إعداد المخصصات الشهرية لأي خدمات تعاقدية رئيسية؛

التعاون والمساعدة في التوفيق بين أرصدة دفتر المخزون في نهاية الشهر والحسابات الفعلية المادية

إعداد ومتابعة بعض جداول الميزانية العمومية حسب التعليمات بما في ذلك جميع المدفوعات المقدمة؛

الحصول على المعرفة العملية الكاملة والقدرة على الإشراف على جميع الواجبات والمهام وتصحيحها وإثباتها في العمل المخصص وفقًا للمجموعة القياسية؛

التأكد من حفظ جميع الملفات والتقارير بشكل صحيح للرجوع إليها في المستقبل؛

المساعدة في إجراء جرد ربع سنوي ونصف سنوي وسنوي للمعدات التشغيلية؛

ضمان ولاء الموردين الرئيسيين للفندق، مما يؤدي إلى انخفاض التكلفة لكل وحدة.
المساعدة في تنفيذ وبث إجراءات الرقابة الداخلية (FOCUS Audit) التي تغطي جميع أنشطة الفندق.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

. إدارة الحسابات الدائنة
معالجة الفواتير: الإشراف على معالجة الفواتير في الوقت المناسب وبدقة، والتأكد من أنها تتطابق مع أوامر الشراء والإيصالات.
معالجة الدفع: الإشراف على إعداد وتنفيذ المدفوعات للبائعين، بما في ذلك الشيكات، وتحويلات ACH، أو المدفوعات الإلكترونية.
علاقات البائعين: الحفاظ على علاقات إيجابية مع البائعين والموردين، ومعالجة أي مشكلات في الدفع أو الفواتير التي قد تنشأ.
تتبع النفقات: ضمان التتبع السليم وتصنيف النفقات التجارية للحفاظ على دقة السجلات المالية.
2. قيادة الفريق والإشراف عليه
إدارة الموظفين: قيادة وإدارة فريق الحسابات الدائنة، وتقديم التوجيه والتدريب والدعم حسب الحاجة.
مراقبة الأداء: مراقبة أداء موظفي الحسابات الدائنة، وتقديم الملاحظات والتأكد من تلبية أهداف القسم والمواعيد النهائية.
توزيع عبء العمل: تفويض المهام بشكل مناسب، وضمان سير عمل فعال ومنع التأخير في معالجة المدفوعات.
3. المصالحة وإعداد التقارير
مصالحة الحسابات: الإشراف على المصالحة بين سجلات الحسابات الدائنة وكشوف حسابات الشركة، والتأكد من حل التناقضات.
التقارير الشهرية: إعداد ومراجعة تقارير الحسابات الدائنة الشهرية للإدارة العليا، بما في ذلك تقارير الشيخوخة وتوقعات التدفق النقدي والمستحقات.
قيود الدفتر العام: التأكد من تسجيل جميع معاملات الحسابات الدائنة بدقة في الدفتر العام.
4. الامتثال والضوابط الداخلية
إنفاذ السياسات: التأكد من التزام قسم الحسابات الدائنة بسياسات الشركة ومعايير المحاسبة واللوائح ذات الصلة (على سبيل المثال، مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا، والامتثال لضريبة القيمة المضافة).
إعداد التدقيق: إعداد ودعم التدقيق الداخلي والخارجي من خلال توفير الوثائق اللازمة وحل نتائج التدقيق المتعلقة بالحسابات الدائنة.
تنفيذ الرقابة: تنفيذ وإنفاذ الضوابط الداخلية لمنع الأخطاء أو الاحتيال أو سوء إدارة الأموال داخل قسم الحسابات الدائنة.
5. تحسين العمليات وتحسينها
كفاءة سير العمل: تحديد الفرص لتبسيط عمليات الحسابات الدائنة، والحد من الأخطاء، وزيادة الكفاءة من خلال الأتمتة أو سير العمل المنقح.
استخدام التكنولوجيا: الاستفادة من برامج المحاسبة أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (مثل SAP وOracle وQuickBooks) لإدارة عمليات الحسابات الدائنة بفعالية وكفاءة.
إدارة التكاليف: مساعدة الشركة على إدارة التدفق النقدي من خلال تحسين جداول الدفع والاستفادة من خصومات الدفع المبكر عند الاقتضاء.
6. حل المشكلات وحل القضايا
حل النزاعات: التعامل مع النزاعات وحلها بين البائعين والموردين والشركة فيما يتعلق بتناقضات الفواتير أو تأخيرات الدفع.
حل المشكلات المعقدة: التعامل مع الفواتير الأكثر تعقيدًا أو ذات القيمة العالية والتي قد تتطلب اهتمامًا إضافيًا وتعاونًا بين الإدارات.
7. التحليل المالي والميزانية
إدارة التدفق النقدي: تأكد من إجراء المدفوعات بطريقة تحافظ على التدفق النقدي للشركة، وتجنب رسوم التأخير أو العقوبات غير الضرورية.
التنبؤ بالنفقات: المساعدة في التنبؤ وإدارة المدفوعات من خلال تحليل الاتجاهات في دورات دفع البائعين وأنماط الشراء والنفقات المتوقعة.