مساعد إدارة المجتمع

الأدوار والمسؤوليات

إنشاء وصيانة نظام تسجيل لجميع المراسلات بين الملاك والمقيمين / الشاغلين والأطراف الأخرى ذات الصلة والسجلات.
تسجيل جميع الإشعارات المطلوبة بموجب التشريع والاحتفاظ بها
إعداد وتوزيع وجمع جميع المراسلات والسجلات المتعلقة باجتماع الجمعية العامة والتي تضمنت على سبيل المثال لا الحصر، بنود المناقشة، وترشيح عضو مجلس الإدارة، وجدول الأعمال، والدعوات، والحركات، ومحاضر الاجتماع، وما إلى ذلك.
حضور وتسجيل جميع الاجتماعات
أن يكون نقطة الاتصال للملاك وكذلك الشاغلين فيما يتعلق بالخدمات والتشغيل والشكاوى وصيانة التجمعات / المجتمع وحضور الاتصالات الكتابية والشفوية الروتينية.
تقديم المشورة ومساعدة الملاك والمقيمين / الشاغلين فيما يتعلق بقواعد المجتمع
إعداد اجتماعات الجمعية، بما في ذلك إعداد إشعارات الاجتماع العام لجمعية الملاك، والتوكيلات، وأوراق التصويت، ومعلومات الميزانية والتقارير؛
توزيع جدول أعمال الجمعية العمومية لجمعية الملاك
قبول المراسلات نيابة عن جمعية الملاك
دعوة وإدارة اجتماع الجمعية في غياب مدير الجمعية
تسجيل وتوزيع محاضر الاجتماعات العمومية
مساعدة مجلس الإدارة في فهم مسؤولياته وقيوده وتقديم المشورة حسب الطلب
إعداد وتوزيع إشعارات اجتماعات مجلس الإدارة
دعوة وإدارة اجتماعات مجلس الإدارة (كل اجتماع ربع سنوي) في غياب مدير الجمعية
إعداد وتسجيل وتوزيع محاضر اجتماعات مجلس الإدارة
إجراء عمليات تفتيش منتظمة للمناطق المشتركة والمرافق المشتركة وأصول جمعية الملاك؛
تقديم المشورة لمجلس إدارة جمعية الملاك فيما يتعلق بأي مراسلات وتقارير واستفسارات وشكاوى وردت تتعلق بالمناطق المشتركة وأصول جمعية الملاك وإدارتها؛
- إبقاء نفسه مطلعًا بشكل كامل على تخطيط وبناء وموقع وطبيعة وخطة وتشغيل أي أنظمة إضاءة وري وصرف صحي وصرف صحي وطاقة واتصالات وأمن وغيرها من الأنظمة والمعدات المثبتة في المناطق المشتركة والمرافق المشتركة، وإبلاغ مجلس إدارة جمعية الملاك بشكل عام عن حالتها من وقت لآخر والتوصية لجمعية الملاك بأي تغييرات أو تعديلات يرى المدير أنه يجب إجراؤها. - الرد على شكاوى العملاء وردود أفعالهم في الوقت المناسب لضمان رضا العملاء.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المشاركة المجتمعية:

تعزيز المشاركة داخل المجتمع من خلال التواصل المنتظم والأحداث والأنشطة التي تشجع المشاركة.

العمل كحلقة وصل بين أعضاء المجتمع والإدارة، وضمان التواصل الفعال بشأن المخاوف والملاحظات.

تطوير البرامج والمبادرات لتعزيز العلاقات بين الأعضاء والحفاظ على بيئة إيجابية.

خدمة العملاء والدعم:

الرد على استفسارات أعضاء المجتمع أو المقيمين والشكاوى وطلبات الصيانة على الفور وباحترافية.

تقديم الدعم لحل المشكلات التي قد تنشأ داخل المجتمع، وضمان رضا الأعضاء.

تطوير والحفاظ على علاقات إيجابية مع أعضاء المجتمع، مما يجعلهم يشعرون بأن صوتهم مسموعا ومقدرا.

تخطيط وتنسيق الأحداث:

التخطيط وتنسيق الأحداث أو الأنشطة التي تساعد في بناء روح المجتمع، مثل التجمعات الاجتماعية أو ورش العمل أو الندوات التعليمية.

إدارة لوجستيات الأحداث، بما في ذلك الدعوات والتسجيل وإعداد الموقع والمواد والمتابعة بعد الحدث.

ترويج الأحداث لضمان حضور عالٍ ومشاركة نشطة من أعضاء المجتمع.
الدعم الإداري والتنظيمي:

المساعدة في المهام الإدارية مثل جدولة الاجتماعات وإعداد التقارير وتنظيم الوثائق.

الحفاظ على سجلات المجتمع، بما في ذلك معلومات الاتصال والمشاركة في الأحداث والشكاوى وطلبات الصيانة.

الدعم في الفواتير أو اتفاقيات الإيجار أو غيرها من الوثائق للسكان أو المستأجرين، إذا لزم الأمر.

إدارة وسائل التواصل الاجتماعي والإنترنت:

مراقبة وإدارة المنصات عبر الإنترنت مثل صفحات وسائل التواصل الاجتماعي أو المنتديات أو مواقع الويب المجتمعية لضمان بقائها نشطة وجذابة.

الرد على التعليقات أو الرسائل أو الملاحظات عبر الإنترنت في الوقت المناسب وبطريقة مناسبة.

تطوير المحتوى ومشاركة التحديثات والترويج للأحداث من خلال وسائل التواصل الاجتماعي لزيادة المشاركة وبناء شعور المجتمع.

حل النزاعات ومعالجة القضايا:

معالجة وحل النزاعات أو النزاعات بين أعضاء المجتمع بسرعة وفعالية، والحفاظ على بيئة سلمية ومحترمة.

العمل مع المديرين الآخرين أو أعضاء الفريق لحل القضايا الأكثر تعقيدًا، وخاصة تلك التي قد تتطلب مشاركة قانونية أو تعاقدية.

التأكد من تطبيق قواعد وأنظمة المجتمع بشكل عادل ومتسق.
مراقبة المرافق والبنية الأساسية:

مراقبة حالة المرافق المجتمعية (على سبيل المثال، المناطق المشتركة، ووسائل الراحة) للتأكد من نظافتها وأمانها وصيانتها بشكل جيد.
إبلاغ الأطراف المعنية بأي مشكلات تتعلق بالصيانة أو الإصلاح ومتابعتها لضمان الحل في الوقت المناسب.
المساعدة في تنسيق أعمال الصيانة أو التنظيف أو الإصلاحات حسب الحاجة للحفاظ على بيئة آمنة وممتعة لأعضاء المجتمع.
الملاحظات والاستطلاعات:

جمع الملاحظات من أعضاء المجتمع من خلال الاستبيانات أو صناديق الاقتراحات أو المحادثات غير الرسمية.
تحليل الملاحظات لتحديد مجالات التحسين والتعاون مع فريق الإدارة لتنفيذ التغييرات.
تقييم رضا المجتمع ومستويات المشاركة بشكل مستمر للمساعدة في تحسين المبادرات والبرامج المستقبلية.