مدير العقود

الأدوار والمسؤوليات

سيشرف مدير العقود ويدير جميع جوانب تطوير العقد وتنفيذه نيابة عن الشركة. سيعمل المرشح الناجح عن كثب مع الفريق القانوني ومديري المشاريع وقسم المالية والعملاء لضمان امتثال جميع العقود للمتطلبات القانونية.

المسؤوليات الرئيسية

الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع المقترحات والعقود، وتتبع جداول زمنية للعقد، وتحديد فرص تحسين العملية.

التأكد من أن جميع الوثائق المتعلقة بالعقد دقيقة وحديثة ويمكن الوصول إليها من قبل أصحاب المصلحة المعنيين.

العمل عن كثب مع فريق المالية لضمان امتثال جميع العقود لشروط الدفع وأن يتم الوفاء بمعالم الدفع وفقًا لشروط العقد.

تقييم المخاطر المالية على أساس مستمر، والعمل عن كثب مع فريق المالية والأعمال لمراقبة المستحقات، وتصعيدها إلى أصحاب المصلحة حسب الحاجة.

ضمان الامتثال لإرشادات الإدارة.

دعم الشؤون القانونية في التنسيق مع الفرق الداخلية الأخرى لجمع الملاحظات حول متطلبات التأمين والضرائب وخصوصية البيانات وأمن تكنولوجيا المعلومات لمفاوضات العقود.
التعاون مع فرق المشروع لضمان الوفاء بجميع الالتزامات التعاقدية وتسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
الحفاظ على مستوى عالٍ من التواصل مع العملاء لضمان إبلاغ جميع الأطراف بتغييرات وتحديثات العقد.
تقديم التوجيه والدعم لمديري المشاريع بشأن مسائل العقد حسب الحاجة.
فحص وقراءة وتحرير والتحقق من المستندات والبيانات.
تتبع حالة العقد والعقود من خلال عملية التنفيذ.
التعامل مع كل من عمليات الإيداع الورقية والإلكترونية.
الوفاء بالمواعيد النهائية وتحديث العملاء بالحالة.
الإشراف على المشتريات وإدارة العقود المخصصة.
مراقبة تواريخ انتهاء صلاحية العقد والتحقق من السندات والتأمين لتلبية متطلبات المشروع المحددة.

المهارات المطلوبة -

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو القانون أو مجال ذي صلة
إتقان اللغة العربية قراءة وكتابة
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة العقود أو مجال ذي صلة
معرفة قانون العقود واللوائح
مهارات تواصل وتواصل ممتازة
القدرة على إدارة مهام ومشاريع متعددة في وقت واحد
القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق
إتقان مجموعة برامج Microsoft Office
شخص مهتم بالتفاصيل يتمتع بمهارات تنظيمية وتواصلية ممتازة
قدرة مثبتة على إدارة اتصالات مبسطة مع أصحاب المصلحة المتعددين
القدرة على العمل بمواعيد نهائية قصيرة
يفضل الخبرة السابقة مع شركة خدمات مهنية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

. إنشاء العقود والتفاوض عليها
صياغة العقود: إنشاء العقود ومراجعتها وتنقيحها لضمان أنها تعكس مصالح المنظمة وتتوافق مع القوانين واللوائح ذات الصلة.
التفاوض: التفاوض على الشروط والأحكام مع البائعين والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين لضمان اتفاقيات مواتية وعادلة. ويشمل ذلك معالجة قضايا مثل شروط الدفع وجداول التسليم والعقوبات وحقوق الملكية الفكرية.
الامتثال القانوني: ضمان امتثال العقود للوائح المحلية والولائية والفيدرالية، فضلاً عن أي معايير أو متطلبات خاصة بالصناعة.
تخصيص الاتفاقيات: تصميم قوالب العقود لاحتياجات العمل المحددة وضمان معالجة جميع العناصر المهمة.
2. إدارة العقود وإدارتها
تتبع المواعيد النهائية والمعالم: إدارة الجداول الزمنية للعقود وضمان استيفاء الطرفين لجميع المواعيد النهائية والمعالم.
إدارة التجديدات والتمديدات: مراقبة تواريخ انتهاء صلاحية العقود وإدارة التجديدات أو التمديدات حسب الضرورة.
حفظ السجلات: الاحتفاظ بسجلات دقيقة للعقود والتعديلات والوثائق ذات الصلة. يتضمن ذلك تتبع أداء العقد والامتثال والمخاطر.

التعديلات والتغييرات: مراجعة ومعالجة تعديلات العقد والتغييرات والإنهاءات عند الضرورة.

3. إدارة المخاطر

تحديد المخاطر: تحديد المخاطر المحتملة في العقود، مثل المخاطر القانونية أو المالية أو التشغيلية، وتقديم المشورة بشأن طرق التخفيف من تلك المخاطر.

حل النزاعات: معالجة وحل النزاعات المتعلقة بالعقود، بما في ذلك انتهاكات العقد أو عدم الأداء أو الخلافات حول الشروط.

ضمان الامتثال: التأكد من التزام جميع الأطراف بالشروط والأحكام المتفق عليها. ويشمل ذلك مراقبة تنفيذ الالتزامات التعاقدية واتخاذ الإجراءات التصحيحية إذا لزم الأمر.

4. التعاون مع أصحاب المصلحة

التعاون الداخلي: العمل بشكل وثيق مع مختلف الإدارات، مثل القسم القانوني والمشتريات والمالية والمبيعات والعمليات، لضمان توافق شروط العقد مع أهداف ومتطلبات العمل.

التعاون الخارجي: الاتصال بالعملاء والبائعين ومقدمي الخدمات من جهات خارجية لإدارة العلاقات والتفاوض على شروط مواتية.
التدريب والتوجيه: تقديم التدريب والتوجيه للفرق الداخلية حول شروط العقد والالتزامات وأفضل الممارسات لإدارة العقود.