مساعد تخطيط

الأدوار والمسؤوليات

نقوم بتصميم وبناء وإدارة وصيانة البنية الأساسية لصناعات الطاقة. تغطي خدماتنا الشاملة والمخصصة كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع ومجموعة متنوعة من النماذج التجارية، مما يمنح عملائنا المرونة التي يحتاجون إليها.

الواجبات الأساسية

استلام طلبات الشراء وطلبات المواد من مهندسي التخصصات المختلفة وتسجيلها في Petrocept وإصدارها إلى قسم المشتريات تحت غطاء مذكرة بين المكاتب، ومساعدة مراقب المستندات في التصوير الفوتوغرافي والمسح الضوئي.

 توزيع نسخة من الإرساليات داخليًا داخل فريق المشروع والموقع المعني (إذا كان مناسبًا) وفقًا لمصفوفة التوزيع المعينة.

 استلام وتوزيع ملاحظات إصدار الشحن إلى الموقع من فريق التعجيل.

 تسجيل جميع المراسلات الواردة مثل الفاكسات والبريد الإلكتروني وأرقام المرجع.

 استلام مستندات البائعين من مهندسي مراقبة الجودة وختم حالة الموافقة بشكل صحيح.

 أداء مهام أخرى حسبما يطلبه المشرف

المتطلبات الدنيا

شهادة الثانوية العامة مع خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات في العمل مع قسم مراقبة المستندات.

جمع البيانات وتحليلها: المساعدة في جمع البيانات المتعلقة بمشاريع التخطيط، والتي قد تشمل أبحاث السوق، والبيانات الديموغرافية، وأرقام الميزانية، أو توافر الموارد. كما يمكنك المساعدة في تحليل هذه البيانات للمساعدة في اتخاذ قرارات تخطيطية مستنيرة.

إعداد التقارير: المساعدة في إعداد تقارير التخطيط، بما في ذلك تجميع البيانات، وإنشاء التقارير المرئية (المخططات والرسوم البيانية)، وتلخيص النتائج الرئيسية لمساعدة كبار المخططين في اتخاذ القرار.

الجدولة والتنسيق: المساعدة في جدولة الاجتماعات والمواعيد والمهام المتعلقة بمشاريع التخطيط. يمكن أن يشمل ذلك التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وتتبع المواعيد النهائية، وضمان اتباع الجداول الزمنية.

إدارة المستندات: إدارة وتنظيم وتسجيل مستندات وسجلات التخطيط. قد يتضمن ذلك صيانة قواعد البيانات، والتأكد من تحديث ملفات المشروع، وضمان الامتثال لسياسات الاحتفاظ بالمستندات.

المساعدة في تنفيذ المشروع: دعم مخططي المشروع وكبار المديرين في تنفيذ الخطط، ومراقبة التقدم، وتعديل الجداول أو الموارد حسب الضرورة.

دعم الاتصالات: تسهيل الاتصال بين فريق التخطيط والأقسام الأخرى أو الأطراف الخارجية. قد تكون مسؤولاً عن إرسال الاتصالات ومذكرات الاجتماعات والتأكد من أن كل من شارك في المشروع على علم بأحدث التطورات.

البحث وتحليل السوق: إجراء البحوث حول الاتجاهات أو المنافسين أو ظروف السوق أو التغييرات التنظيمية التي قد تؤثر على عملية التخطيط.

تتبع الميزانيات والموارد: المساعدة في تتبع الميزانية لتخطيط المشاريع، وضمان تخصيص الموارد بشكل فعال وفي حدود الميزانية.

التحضير للعروض التقديمية: المساعدة في إعداد العروض التقديمية لأصحاب المصلحة الداخليين أو العملاء أو الإدارة، والتي قد تشمل تلخيص الخطط وحالات المشروع ونتائج البحث.

الامتثال واللوائح: المساعدة في ضمان امتثال عمليات التخطيط للوائح الخاصة بالصناعة أو السياسات التنظيمية، بما في ذلك معايير السلامة أو المبادئ التوجيهية البيئية أو القيود المالية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المهارات التنظيمية: القدرة القوية على إدارة مهام متعددة، وإعطاء الأولوية لها بشكل فعال، ومتابعة المشاريع أو المواعيد النهائية المختلفة.

مهارات الاتصال: إتقان التواصل الكتابي والشفهي، مع القدرة على تقديم المعلومات بوضوح ودقة، سواء في التقارير أو رسائل البريد الإلكتروني أو الاجتماعات.

الاهتمام بالتفاصيل: التأكد من دقة البيانات والتقارير، وتتبع جميع الأجزاء المتحركة للمشروع حتى لا يتم تجاهل أي شيء.

إدارة الوقت: القدرة على إدارة وقتك بكفاءة، والتعامل مع مهام متعددة، والوفاء بالمواعيد النهائية دون التضحية بجودة العمل.

حل المشكلات: القدرة على المساعدة في تحديد المشكلات التي قد تنشأ أثناء عملية التخطيط والمساعدة في إيجاد الحلول أو الخيارات البديلة.

التفكير التحليلي: القدرة القوية على تحليل البيانات والمعلومات، وتحديد الاتجاهات، والمساعدة في اتخاذ القرار.

إتقان البرمجيات: الإلمام ببرامج التخطيط وإدارة المشاريع وتحليل البيانات. قد تتضمن الأدوات الشائعة ما يلي:

Microsoft Office (Excel وWord وPowerPoint)
أدوات إدارة المشاريع (على سبيل المثال، Trello أو Asana أو MS Project)
أدوات تحليل البيانات (على سبيل المثال، Google Sheets وTableau)
برمجيات نظم المعلومات الجغرافية أو التخطيط (في التخطيط الحضري، قد تكون هناك حاجة إلى برامج مثل ArcGIS)
التعاون الجماعي: القدرة على العمل بشكل فعال مع أعضاء الفريق والأقسام الأخرى، وضمان التنسيق السلس في المهام المتعلقة بالتخطيط.

القدرة على التكيف: المرونة في تعديل الأولويات أو المهام مع تطور المشاريع أو توفر معلومات جديدة.