منسق خدمة ميدانية

الأدوار والمسؤوليات

تتطلب وظيفة منسق تأشيرات الخدمة الميدانية العمل بشكل وثيق مع فريق الخدمة الميدانية والتخطيط لدينا من خلال التعامل مع الواجبات الكتابية والتنسيق وتنظيم تعبئة الموقع والموافقة الأمنية ومتطلبات السفر لموظفي الخدمة الميدانية. تأمين طلبات التأشيرة في الوقت المحدد ودعم الفريق فيما يتعلق بمتطلبات التأشيرة.

ما هي مسؤولياتي؟

التنسيق مع فريق تخصيص الموارد
التأكد من تحديث جميع مستندات الموظفين.

صيانة وتحديث Vistool في أداة الويب Primavera

ضمان التكامل السلس للموظفين الجدد

دعم FSR للحصول على التأشيرة

تحديث مجلد متطلبات التأشيرة في محرك المشاركة

ترتيب جميع المواعيد المتعلقة بالصحة والسلامة والبيئة والتكامل

ضمان التكامل السلس للموظفين الجدد في FSR وخروج الموظفين للمغادرين
التنسيق مع النظراء في مركز الوفد وإجراء جميع التقديمات المطلوبة للتكامل السليم.

الدعم بمستندات التأشيرة والتأكد من أن التأشيرات صالحة لجميع الموظفين.

دعم تحسين العملية في بيئة العمل اليومية. دعم الموظف التجاري للوفود المعنية
التعاون مع أعضاء الفريق وإدارة موارد الخدمات المالية في أنشطة التحسين اليومية.
دعم تحسين العملية في بيئة العمل اليومية.
ضمان جودة البيانات وإمكانية الوصول إلى مواقع المشروع لموظفي الخدمات المالية.
إذا لزم الأمر التعامل مع مهام أخرى يكلفه بها مدير الخط

الأهلية:

حاصل على درجة البكالوريوس أو تكنولوجيا المعلومات أو العلوم من جامعة أو كلية معترف بها.
5 سنوات من الخبرة في تنسيق التأشيرات أو إدارة المكاتب أو التخطيط أو تحسين العملية.
معرفة متقدمة بأدوات تطبيقات المكاتب
معرفة متقدمة باللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة
على استعداد للعمل في فرق متعددة الثقافات.
مدفوع بالعملية، ولاعب فريق، وذو دافع ذاتي.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. الجدولة والإرسال
تنسيق جداول الفنيين لضمان تقديم الخدمة في الوقت المناسب والحد من وقت التوقف
إدارة طلبات الخدمة، وإرسال الفنيين إلى المواقع المناسبة بناءً على الإلحاح والخبرة
التعامل مع مكالمات الطوارئ وضمان تخصيص الموارد المناسبة بسرعة
استخدام برامج الجدولة أو أنظمة الإدارة (على سبيل المثال، FieldAware، ServiceTitan، برنامج MSP) لتتبع مواعيد الخدمة وتوافر الفنيين
2. خدمة العملاء والتواصل
العمل كنقطة اتصال رئيسية للعملاء لتقديم تحديثات الخدمة وحل المشكلات والتعامل مع الشكاوى
التواصل بشكل فعال مع العملاء وفهم احتياجاتهم وتوفير تحديثات الخدمة في الوقت الفعلي
إدارة توقعات العملاء وضمان التزام فرق الخدمة بالمواعيد النهائية ومعايير الجودة
تقديم الدعم بعد الخدمة وجمع الملاحظات ومعالجة أي مخاوف لضمان رضا العملاء
3. اللوجستيات وإدارة الموارد
ضمان حصول فرق الخدمة على الأدوات والمعدات والمواد المناسبة لكل مهمة
تنسيق شراء الأجزاء أو الإمدادات اللازمة للإصلاحات أو التركيبات
تتبع المخزون وضمان يتم تزويد الفنيين بقطع الغيار أو المواد الاستهلاكية الضرورية
إدارة الخدمات اللوجستية للزيارات الميدانية، بما في ذلك ترتيبات السفر للفنيين إذا لزم الأمر
4. المعرفة الفنية وحل المشكلات
فهم الجوانب الفنية الأساسية للخدمة المقدمة (على سبيل المثال، التدفئة والتهوية وتكييف الهواء، وتكنولوجيا المعلومات، والمعدات الصناعية) لتقديم الدعم عند الحاجة
المساعدة في استكشاف المشكلات الفنية عن بُعد عند الإمكان أو توجيه الفنيين إلى الحل الصحيح
تحديد المشكلات المتكررة والعمل مع الفرق الفنية لتطوير الحلول أو التحسينات
القدرة على مراجعة تقارير الخدمة وتحليل اتجاهات الخدمة الميدانية لتحديد فرص التحسينات التشغيلية
5. إدارة الوقت وتحديد الأولويات
إعطاء الأولوية لمكالمات الخدمة بناءً على الإلحاح واحتياجات العملاء والموارد المتاحة
إدارة المهام والمسؤوليات المتعددة بكفاءة لضمان سير العمل السلس
التأكد من إكمال مواعيد الخدمة في الوقت المحدد، مع الحد الأدنى من التأخير، وفي حدود الميزانية
6. التوثيق والتقارير
إدارة سجلات الخدمة التفصيلية، بما في ذلك أوامر العمل وتقارير الخدمة وسجلات المعدات
التأكد من أن الفنيين يكملون جميع المستندات المطلوبة، بما في ذلك أوامر العمل والفواتير والوقت الأوراق
إنشاء تقارير الخدمة للإدارة والعملاء، وتتبع إنجاز العمل، وتقييم الأداء العام للخدمة