مراقب الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

إدارة المستندات: إدارة وتنظيم وصيانة جميع المستندات المتعلقة بالمشروع، بما في ذلك الرسومات والعقود والمواصفات والمراسلات والتقارير والمستندات الفنية، والتأكد من حفظها وإمكانية الوصول إليها بسهولة.
تتبع المستندات: التأكد من تسجيل جميع المستندات الواردة والصادرة وتتبعها وتوزيعها على أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
التحكم في الإصدارات: الحفاظ على التحكم في الإصدارات وسجلات مراجعة المستندات بشكل صحيح، والتأكد من أن جميع أصحاب المصلحة يعملون بأحدث المعلومات.
التنسيق مع فرق المشروع: العمل بشكل وثيق مع مديري المشروع والمهندسين وأعضاء الفريق الآخرين لضمان معالجة جميع المستندات وتوزيعها بشكل صحيح، والالتزام بمتطلبات المشروع والجداول الزمنية.
مراجعة المستندات والموافقة عليها: المساعدة في مراجعة المستندات ومعالجتها والموافقة عليها بما يتماشى مع إجراءات المشروع وضمان الامتثال للمتطلبات الداخلية ومتطلبات العميل.

إدارة قاعدة البيانات: صيانة وتحديث نظام الملفات الرقمية للمشروع، باستخدام برنامج إدارة المستندات (على سبيل المثال، Aconex أو Procore أو ما شابه)، والتأكد من تخزين جميع السجلات بدقة وسهولة استرجاعها.
تتبع المخرجات: مراقبة وضمان تقديم مخرجات المشروع في الوقت المحدد وتوافقها مع معالم المشروع. متابعة تقديم المستندات، والتأكد من تحديد التأخيرات وإدارتها.
إعداد التقارير: إعداد تقارير حالة منتظمة حول عملية التحكم في المستندات وتقديم المستندات للإدارة العليا والعميل.
الأرشفة والاسترجاع: أرشفة جميع مستندات المشروع بما يتوافق مع متطلبات الشركة والعميل، وضمان التخزين المناسب للاسترجاع في المستقبل.
مراقبة الجودة: التأكد من دقة جميع المستندات وتناسقها واكتمالها قبل التقديم أو التوزيع. ضمان الامتثال لإجراءات التحكم في المستندات ومتطلبات التدقيق.
التنسيق مع المقاولين والعملاء: التواصل مع المقاولين من الباطن والبائعين والعملاء لضمان تبادل المستندات والموافقات والملاحظات في الوقت المناسب.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

التعليم: مؤهل مناسب في مجال التحكم في المستندات أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

الخبرة:
أكثر من 5 سنوات من الخبرة في مجال التحكم في المستندات، ويفضل أن تكون في مشاريع البناء أو البنية التحتية واسعة النطاق.

الخبرة في إدارة الوثائق لمشاريع البنية التحتية للمرافق تحت الأرض وأعمال الطرق مرغوبة للغاية.

المهارات الفنية:

الكفاءة في أنظمة إدارة المستندات (على سبيل المثال، Aconex، Procore، SharePoint، إلخ).

مهارات قوية في Microsoft Office (Excel، Word، Outlook).

الاهتمام بالتفاصيل: مستوى عالٍ من الاهتمام بالتفاصيل، والتأكد من حفظ جميع المستندات وإصدارها وتتبعها بشكل صحيح.

المهارات التنظيمية: مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية، مع القدرة على إدارة أولويات ومواعيد نهائية متعددة في بيئة سريعة الخطى.

مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية باللغة الإنجليزية (العربية ميزة إضافية). القدرة على الاتصال بشكل فعال مع فرق المشروع والمقاولين والعملاء.

حل المشكلات: القدرة على تحديد وحل المشكلات المتعلقة بالمستندات بكفاءة لتجنب التأخير أو الارتباك في المشروع.
المعرفة بمعايير البناء: معرفة معايير الصناعة وأفضل الممارسات للتحكم في المستندات في قطاع البناء والبنية التحتية.

معرفة لوائح البناء في دولة الإمارات العربية المتحدة: يعد فهم لوائح ومتطلبات دولة الإمارات العربية المتحدة في إدارة المستندات لمشاريع البناء ميزة إضافية.