مساعد مدير المكتب

الأدوار والمسؤوليات

يتواصل مع المديرين التنفيذيين وأعضاء هيئة التدريس والعمداء وأعضاء هيئة التدريس والطلاب؛ من خلال الرد على جميع استفساراتهم وتلبية جميع احتياجاتهم.
يقيم علاقات قابلة للتطبيق مع الأطراف الخارجية ويحافظ على اتصال منتظم مع الأطراف الداخلية والخارجية في الجامعة من خلال توصيل تعليمات العميد ومتطلباته وقراراته، وإحاطتها بقضايا مهمة ذات أهمية وردود أفعال.
يدير جدول أعمال العميد من خلال إعطاء الأولوية للمواعيد، وجدولة الاجتماعات والفعاليات، وصياغة محاضر الاجتماعات، وترجمة الوثائق (من العربية إلى الإنجليزية والعكس).

يحافظ على سجلات الطلاب دقيقة ومحدثة، بما في ذلك السجلات الأكاديمية والمعلومات الشخصية.
يعد ويراجع ويصقل تقارير التقدم بالتنسيق مع الأفراد ذوي الصلة؛ ويضمن الوفاء بالمواعيد النهائية لإكمال المشاريع ومعالجة المشكلات وحلها و/أو الإبلاغ عنها على الفور.
يحافظ على الموارد منظمة وسهلة الوصول إليها داخل بيئة آلية للغاية؛ ويضمن تدفقًا دقيقًا وفي الوقت المناسب للوثائق الواردة والصادرة.

إدارة وإجراء وتوصيل جميع الاستعدادات لأحداث مكتب DOS والخدمات اللوجستية المطلوبة.
- صياغة الرسائل والإعلانات والمذكرات والنشرات والبريد الإلكتروني، والتواصل مع جميع الأطراف الداخلية والخارجية حسب الحاجة.
- حضور الاجتماعات وإطلاع العميد على بعض الأمور ذات الاهتمام.
- إعداد التقارير والعروض التقديمية والملخصات التحليلية وأوراق الإحاطة.
- إجراء البحوث حول قضايا محددة وتقديم النتائج إلى العميد.
- أداء مهام أخرى مختلفة متعلقة بالوظيفة حسب تكليف العميد.

المؤهلات والخبرة:

درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة مثل التعليم أو الإرشاد أو إدارة الأعمال.

خبرة مهنية لا تقل عن 5 سنوات في دور ذي صلة، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة التعليم العالي.

إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

- مهارات إدارة فعّالة ومهارات اتصال مهنية.
- معرفة واضحة بالسياسات والإجراءات الإدارية وأفضل الممارسات المعمول بها في خدمات الدعم.
- القدرة على تحديد أولويات عبء العمل بطريقة فعّالة؛ والعمل تحت الضغط في بيئة مزدحمة والوفاء بالمواعيد النهائية الصعبة.
- معرفة جيدة بممارسات إدارة المكتب في بيئة عمل ديناميكية وآلية للغاية.
- القدرة على تعزيز علاقات العمل التعاونية داخل مجتمع متنوع يشمل أطرافًا داخلية وخارجية متعددة.
- مستوى الكفاءة في استخدام برامج MS.Word وExcel وPowerPoint.
- مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية.
- معرفة جيدة بإعداد الميزانية وإدارة الموارد المالية.
- القدرة على جمع البيانات وإجراء البحوث وتجميع المعلومات وكتابة التقارير.
- الإلمام ببرامج وأنظمة خدمات الطلاب.
- القدرة على العمل بشكل فعّال مع مجموعة متنوعة من الطلاب وأعضاء هيئة التدريس.

- ظروف العمل:

يتم تنفيذ العمل عادةً في بيئة عمل داخلية/مكتبية نموذجية.
- لا يتطلب أي جهد بدني أو يتطلب جهدًا بدنيًا محدودًا للغاية.
- لا يتطلب أي تعرض للمخاطر الجسدية أو يتعرض لها بشكل محدود للغاية.