صاحب العمل نشط
حالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكترونيحالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكترونيمسؤول المستندات مسؤول عن إدارة وتنظيم وصيانة جميع المستندات داخل المنظمة أو المشروع، والتأكد من إمكانية الوصول إليها بسهولة ودقتها وأمانها. هذا الدور مهم للحفاظ على سير عمل فعال، وخاصة في الصناعات مثل البناء والهندسة والقانون والرعاية الصحية والتمويل، حيث تعد الوثائق المناسبة والامتثال التنظيمي أمرًا ضروريًا.
المسؤوليات الرئيسية لمسؤول المستندات:
1. إدارة المستندات
تنظيم المستندات: التأكد من تصنيف جميع المستندات (المادية والرقمية) وتخزينها وأرشفتها بطريقة منظمة لسهولة الوصول إليها. ويشمل ذلك المراسلات الواردة والصادرة والعقود والتقارير والخطط والوثائق الرئيسية الأخرى.
التحكم في الإصدارات: تتبع إصدارات مختلفة من المستندات لضمان استخدام أحدث المراجعات. التأكد من أرشفة المستندات القديمة أو القديمة بشكل صحيح.
استرجاع المستندات: الاستجابة لطلبات المستندات من الإدارات أو أصحاب المصلحة الآخرين. التأكد من استرجاع المستندات وتوفيرها في الوقت المناسب.
إدارة الملفات: الحفاظ على الملفات الإلكترونية والمادية بطريقة آمنة وسهلة الوصول إليها. يتضمن ذلك إدارة فهرسة المستندات واتفاقيات التسمية.
2. إعداد المستندات وتوزيعها
مراجعة المستندات: التأكد من أن المستندات كاملة ودقيقة وفي التنسيق الصحيح قبل التوزيع. قد يتضمن ذلك التحقق من عدم وجود توقيعات أو طوابع أو موافقات مفقودة.
توزيع المستندات: إرسال المستندات إلى الأطراف ذات الصلة، مثل أعضاء الفريق أو العملاء أو البائعين. قد يتضمن ذلك التوزيع الداخلي أو إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني أو البريد العادي أو منصة مشاركة المستندات عبر الإنترنت.
تتبع تدفق المستندات: التأكد من تتبع المستندات أثناء توزيعها، والتأكد من وصولها إلى المستلمين المناسبين. يتضمن هذا أيضًا الاحتفاظ بسجلات لمن تلقى أي مستندات.
3. متطلبات الامتثال والتنظيم
ضمان الامتثال القانوني: التأكد من امتثال جميع المستندات للوائح والمتطلبات القانونية الخاصة بالصناعة. قد يتضمن هذا فهم قوانين خصوصية البيانات وسياسات الاحتفاظ ومعايير الشركة والالتزام بها.
الحفاظ على السرية: إدارة المستندات الحساسة أو السرية بحذر، والتأكد من وصولها فقط من قبل الموظفين المصرح لهم.
الاحتفاظ بالمستندات: التأكد من الاحتفاظ بالمستندات للفترة المطلوبة، سواء لأغراض قانونية أو تعاقدية أو تنظيمية. اتباع سياسات الشركة بشأن المدة التي يجب الاحتفاظ بالمستندات خلالها ومتى يجب إتلافها أو أرشفتها.
4. التعاون مع الإدارات الأخرى
دعم فرق المشروع: مساعدة فرق المشروع أو المديرين أو الإدارات الأخرى من خلال توفير الوصول في الوقت المناسب إلى المستندات، والتأكد من حصولهم على أحدث التحديثات والإصدارات من الملفات المهمة.
التنسيق مع أصحاب المصلحة الخارجيين: التواصل مع العملاء أو المقاولين أو البائعين للتأكد من حصولهم على المستندات اللازمة وأن جميع المستندات ذات الصلة محدثة.
أنظمة التحكم في المستندات: تنفيذ وصيانة نظام أو برنامج للتحكم في المستندات لتحسين تتبع وإدارة المستندات. تقديم الدعم للموظفين حول كيفية استخدام هذه الأنظمة.
5. أنظمة وأدوات التحكم في المستندات
استخدام البرامج: استخدام برامج إدارة المستندات (مثل SharePoint أو Dropbox أو الأنظمة المخصصة) لتحميل المستندات وتخزينها واسترجاعها. فهم كيفية استخدام التخزين السحابي وأنظمة إدارة المحتوى وأدوات التعاون.
التتبع والتدقيق: استخدام الأدوات لتتبع التغييرات والموافقات وإصدارات المستندات. إجراء عمليات تدقيق للتأكد من أن نظام إدارة المستندات يعمل بشكل صحيح وأن جميع المستندات متوافقة.
التأكد من أن جميع المستندات محدثة ودقيقة ومتوافقة مع معايير الشركة والمتطلبات التنظيمية.
تنفيذ وإنفاذ إجراءات التحكم في المستندات لضمان التعامل السليم والموافقة والتوزيع السليم للمستندات.
تعيين أرقام المستندات وتتبع المراجعات والموافقات والإصدارات.
تطوير وصيانة أنظمة إدارة المستندات، وضمان سهولة وصول الموظفين المخولين إلى المعلومات.
تحديث الملفات الإلكترونية والورقية والنسخ الاحتياطية بانتظام.
توزيع المستندات ذات الصلة على أصحاب المصلحة في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.
التنسيق مع فرق المشروع والأقسام لضمان تدفق المعلومات بسلاسة.
دعم عمليات التدقيق من خلال توفير السجلات والوثائق الدقيقة.
مراقبة الالتزام بسياسات التحكم في المستندات والتوصية بالتحسينات عند الضرورة
إعداد التقارير حول حالة المستندات والتحديثات ومقاييس الامتثال.
دوام كامل