مساعد مكتب

الأدوار والمسؤوليات

يتحمل صاحب الدور مسؤولية تقديم الدعم الإداري من خلال المساعدة في الأنشطة التي تسهل سير العمل. كما يتحمل صاحب الدور مسؤولية إدارة وتوفير جميع المستندات وإجراءات المكتب والمهام الإدارية الأخرى لتسهيل المتطلبات التشغيلية. يلعب مساعد عمليات المكتب دورًا حاسمًا في دعم العمليات اليومية للمكتب الرئيسي. يضمن هذا المنصب حسن سير أنشطة المكتب من خلال إدارة المخزون وتنسيق عمليات التسليم والتعامل مع الاستفسارات المتعلقة بالمكتب.

وصف الوظيفة:

أداء واجبات كتابية عامة تشمل على سبيل المثال لا الحصر الكتابة والتصوير والفاكس والبريد والتسجيل
مراقبة والحفاظ على مستويات مخزون مستلزمات المخزن والأساسيات المكتبية. ضمان التجديد في الوقت المناسب والحفاظ على سجلات المخزون.
المساعدة في جمع وتوزيع وإرسال جميع قسائم الدفع (البريد السريع/الخطابات/الفواتير) المتعلقة بالقسم/وحدة الأعمال/القسم المعني

المساعدة وتسهيل توريد وصيانة معدات المكتب، عند الحاجة

الدعم في أنشطة حفظ الملفات وغيرها من أنشطة التحكم في المستندات للقسم/وحدة الأعمال/القسم لضمان تخزين جميع المستندات وتوافرها للاستخدام اللاحق

جمع البيانات وإدخالها و/أو تحديثها للحفاظ على الملفات والسجلات وقواعد البيانات الداخلية، حسب الاقتضاء

الحفاظ على سرية المستندات والمعلومات المستلمة

تنسيق خدمات البريد السريع الواردة والصادرة. تتبع وضمان تسليم الطرود والمستندات في الوقت المناسب.

معالجة وحل الاستفسارات المتعلقة بالمكتب من الموظفين. تقديم الدعم العام لضمان العمليات اليومية السلسة.

إدارة الأفراد:

تحديد أهداف الأداء في بداية العام بالتشاور مع المدير المسؤول والتأكد من تحقيق الأهداف خلال العام

تحمل مسؤولية أجندة التعلم الخاصة به من خلال تحديد احتياجات التطوير بالتشاور مع المدير والاتفاق على خطة التطوير الفردية التي تتجاوز مجرد التدريب والتطوير

الكفاءات الوظيفية/الفنية:

إتقان أدوات المكتب

أدوات الاتصال

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. المهارات الإدارية
إعداد المستندات: صياغة وتحرير وتنسيق التقارير والمذكرات والمراسلات.
إدارة السجلات: حفظ وتنظيم وصيانة السجلات المادية والرقمية.
الجدولة: إدارة التقويمات وتنسيق الاجتماعات وجدولة المواعيد.
إدخال البيانات: إدخال البيانات وإدارتها بدقة في جداول البيانات أو قواعد البيانات.
2. المهارات الفنية
إتقان برامج المكتب:
مجموعة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
Google Workspace (Docs وSheets وSlides وCalendar).
أدوات الاتصال: الإلمام بمنصات البريد الإلكتروني وأدوات التعاون مثل Slack أو Zoom أو Microsoft Teams.
استكشاف أخطاء تكنولوجيا المعلومات الأساسية وإصلاحها: القدرة على التعامل مع المشكلات الفنية البسيطة مع الطابعات أو أجهزة الكمبيوتر أو البرامج.
3. مهارات الاتصال
التواصل اللفظي: التفاعلات المهنية عبر الهاتف والشخصي.
التواصل الكتابي: رسائل البريد الإلكتروني والمستندات الواضحة والخالية من الأخطاء.
المهارات الشخصية: الاستماع النشط وبناء علاقات إيجابية مع الزملاء والعملاء.
4. المهارات التنظيمية
القيام بمهام متعددة: التعامل مع مهام متعددة بكفاءة.
إدارة الوقت: تحديد أولويات المهام والالتزام بالمواعيد النهائية.
الاهتمام بالتفاصيل: ضمان الدقة والشمولية في جميع المهام.
5. مهارات حل المشكلات
التعامل بسرعة مع التحديات أو الصراعات غير المتوقعة.
اقتراح وتنفيذ حلول عملية.
6. مهارات خدمة العملاء
تقديم الدعم الودي والمهني للعملاء أو الزوار.
إدارة الاستفسارات وحل الشكاوى بفعالية.
7. التقدير والسرية
التعامل مع المعلومات الحساسة بمسؤولية والحفاظ على السرية التامة.
8. العمل الجماعي والتعاون
دعم أعضاء الفريق والمساهمة في مشاريع المجموعة.
التكيف مع الأدوار المختلفة داخل المكتب.