موظف استقبال المكتب

الأدوار والمسؤوليات

الوظائف الأساسية:

العمل كجهة اتصال ودعم أولى للعملاء وموظفي GHD الذين يتصلون بالمكتب أو يزورونه.

تقديم الدعم الإداري لمديري مجموعات الخدمة ومديري الوظائف.

المساعدة في جميع الأعمال الإدارية العامة داخل المكتب.
رعاية المكتب من حيث الصيانة والسلامة.

تقديم الدعم لفرق المشروع عند الحاجة.

تنسيق السفر وحجز الفنادق والنقل وما إلى ذلك.

تسجيل العملاء.
إعداد أوامر الشراء المحلية والتعامل مع النقود الصغيرة للمكتب.
إعداد الرسائل والمذكرات والوثائق الأخرى المطلوبة.

الكفاءات الشخصية:

مهارات اتصال متطورة - مشاركة المعلومات والمعرفة
الحكم السليم والحسم
مستوى عالٍ من الثقة والتقدير والسرية
القدرة على العمل تحت الضغط.
إتقان اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
تنظيم جيد وروح الفريق
تحديد النغمة في المكتب من خلال مستوى عالٍ من الكفاءة في التعامل مع المهام والتعامل مع الأشخاص وخلق جو احترافي بشكل عام.

مؤشرات الأداء الرئيسية:

تسير العمليات الإدارية في المكتب بكفاءة وفعالية.
تشجع العمل الجماعي والتعاون.
تنفذ خطة العمل الفردية.
صحة ودقة المستندات والأنظمة

ما نقدمه

نقدم ثقافة مهنية وودية وشاملة تستند إلى قيمنا الأساسية المتمثلة في السلامة والعمل الجماعي والاحترام والنزاهة.

نحن ملتزمون بنجاح موظفينا ولهذا السبب نريد خلق أفضل تجربة للموظفين تدعم كل عضو في جميع مراحل حياتهم المهنية.

راتب تنافسي
حزمة مزايا شاملة؛ معاش تقاعدي، تأمين طبي، حماية الدخل، 22 يوم إجازة مع خيار شراء 4 أسابيع إضافية
إجازة أبوية معززة
مزايا طوعية مصممة لتناسب نمط حياتك - ركوب الدراجة للعمل، عضوية صالة الألعاب الرياضية المخفضة، قرض تذكرة الموسم، خصومات على فصول البيع بالتجزئة والعافية
الوصول إلى مجموعات شبكة الموظفين لدينا، والتي تمثل كل فرع من التنوع وتسمح للزملاء بالتواصل والتعلم من بعضهم البعض على منصة مفتوحة وشاملة
موارد وأدوات الرفاهية، وإظهار التزامنا بالرفاهية من خلال التسجيل في التزام الصحة العقلية في العمل
عمل مرن بقيادة الفريق
فرص لتنمية مهاراتك وتشكيل حياتك المهنية نحو الخبرة الفنية، وتطوير السوق أو قيادة عمل أو فريق
فريق دولي متعدد الثقافات من الأفراد المتحفزين للغاية
برنامج إحالة مثير؛ احضر الناس معك!

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. مهارات خدمة العملاء
التواصل المهني: استقبال الزوار والعملاء والموظفين بسلوك ودود ومهني، وضمان الانطباع الأول الإيجابي عن المنظمة.
حل المشكلات: معالجة الاستفسارات وحل المخاوف وتقديم معلومات مفيدة للزوار والمتصلين في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.
القيام بمهام متعددة: إدارة مهام متعددة في وقت واحد، مثل الرد على الهواتف، وترحيب بالضيوف، والتعامل مع المواعيد، وتنظيم الأوراق.
2. المهارات الإدارية والتنظيمية
جدولة المواعيد: تنسيق الجداول، وحجز الاجتماعات، وإدارة التقويمات للفريق أو المديرين التنفيذيين.
إدارة المستندات: إدارة البريد الوارد والصادر، وتصنيف المستندات وتوزيعها، فضلاً عن الحفاظ على نظام ملفات منظم.
مستلزمات المكتب: مراقبة المخزون وطلب مستلزمات المكتب، والتأكد من تخزين منطقة الاستقبال وصيانتها جيدًا.
إدخال البيانات: إدخال المعلومات وتحديثها في قواعد البيانات، والتعامل مع النماذج والوثائق بدقة.
3. مهارات الاتصال والتواصل الشخصي
التعامل مع الهاتف: الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها بطريقة مهذبة ومهنية، وتلقي الرسائل بدقة، والتأكد من تحويل المكالمات إلى الأقسام الصحيحة.
إدارة الزوار: الترحيب بالضيوف، والتأكد من تسجيل دخولهم ومنحهم شارات التعريف المناسبة، وإخطار أعضاء الفريق المناسبين بوصولهم.
التعاون الجماعي: العمل بشكل وثيق مع الأقسام الأخرى، والتنسيق مع الموظفين والموردين الخارجيين، ودعم العمليات المكتبية بشكل عام.
التواصل الكتابي: كتابة رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والمذكرات بوضوح واحترافية، والتأكد من فعالية الاتصال ومناسبته.
4. إتقان التكنولوجيا والبرمجيات
مهارات الكمبيوتر: إتقان استخدام برامج وتطبيقات المكتب مثل Microsoft Office (Word وExcel وOutlook)، وغالبًا البرامج المتخصصة للجدولة وإدارة الزوار وإدخال البيانات.
أنظمة الهاتف: الإلمام بأنظمة الهاتف وإعادة توجيه المكالمات وإدارة البريد الصوتي وأدوات الاتصالات الأخرى.
برامج إدارة الاستقبال: الخبرة في استخدام أدوات البرامج لإدارة الحجوزات وسجلات الزوار أو حتى أنظمة الأمان التي تتعقب من يدخل المبنى ويخرج منه.
5. إدارة الوقت والاهتمام بالتفاصيل
إعطاء الأولوية للمهام: القدرة على إعطاء الأولوية للمهام وإدارة الوقت بشكل فعال، وضمان التعامل مع الطلبات العاجلة بسرعة ومعالجة الأمور غير العاجلة في الوقت المناسب.

الاهتمام بالتفاصيل: ضمان دقة وتحديث جميع التفاصيل، مثل مواعيد المواعيد وحجوزات الغرف وسجلات الزوار.
6. السرية والوعي الأمني
السرية: التعامل مع المعلومات الحساسة بتكتم وسرية، وخاصة عند التعامل مع البيانات الشخصية أو المتعلقة بالأعمال.

بروتوكولات الأمان: التأكد من أن الزوار يتبعون إجراءات تسجيل الوصول المناسبة والالتزام بتدابير أمن المكتب للحفاظ على بيئة آمنة ومأمونة.