مدير الفعاليات

الأدوار والمسؤوليات

المسؤوليات الرئيسية للوظيفة هي

تخطيط وتنسيق الأحداث

مساعدة مدير الأحداث في تطوير وتنفيذ استراتيجية الأحداث الخاصة بالمنتجع، وضمان التوافق مع وضع العلامة التجارية وتوقعات الضيوف.
الإشراف على التخطيط التفصيلي للأحداث، من المفاهيم الأولية والجداول الزمنية إلى المراجعات بعد الحدث، وضمان التواصل السلس بين العملاء والبائعين والفرق الداخلية.
إدارة الأحداث المتوسطة الحجم بشكل مباشر مثل الخلوات المؤسسية والتجمعات الاجتماعية وحفلات الزفاف الصغيرة، وضمان التخطيط والتسليم السلس والفعال.
العمل بشكل وثيق مع الإدارات الأخرى، بما في ذلك خدمات الضيوف، والأطعمة والمشروبات، والتدبير المنزلي، لضمان التوافق بين الإدارات لجميع احتياجات الحدث.

إدارة العملاء ورضا الضيوف

العمل كنقطة اتصال ثانوية لعملاء VIP، والتأكد من تلبية احتياجاتهم أثناء التخطيط وتنفيذ الحدث في الموقع.
تحمل مسؤولية علاقات العملاء الرئيسيين، وخاصة للأحداث التي تتطلب مستوى أعلى من الإدارة اليومية، والحفاظ على التواصل المنتظم وتقديم خدمة شخصية.
توقع طلبات وتفضيلات الضيوف والاستجابة لها، والتأكد من الاهتمام بكل التفاصيل وتحقيق رؤية كل عميل بالكامل.

جمع وتحليل ملاحظات ما بعد الحدث لتقييم رضا العملاء وتنفيذ التحسينات للأحداث المستقبلية.

تنفيذ الحدث والإشراف التشغيلي

تحمل المسؤولية عن الجوانب التشغيلية للأحداث، والتأكد من التعامل مع جميع التفاصيل اللوجستية بسلاسة، بما في ذلك الإعداد، وتوظيف الموظفين، والجدولة، والتنسيق على أرض الواقع.

التأكد من أن جميع الأحداث تجري في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، والالتزام بمعايير المنتجع الفاخرة للغاية، مع التركيز على التميز التشغيلي ورضا الضيوف.

الإشراف على موظفي الحدث وتنسيقهم، وإدارة جداول الفريق والأدوار والمسؤوليات لضمان تقديم الحدث بسلاسة.

العمل جنبًا إلى جنب مع مدير الأحداث أثناء الأحداث الكبرى والعمل كقائد بالنيابة في غيابه، والتعامل مع التحديات في الموقع والتعديلات في اللحظة الأخيرة باحترافية.

علاقات الموردين وإدارة العقود

إدارة العلاقات مع الموردين الخارجيين، وضمان تقديم الخدمات في الوقت المناسب وبجودة عالية، من تقديم الطعام إلى الديكور والترفيه.
التفاوض مع البائعين لتأمين خدمات مميزة بشروط مواتية، والتأكد من أن جميع الخدمات المتعاقد عليها تلبي معايير العلامة التجارية للمنتجع فيما يتعلق بالجودة والفخامة.
مراجعة واعتماد فواتير البائعين والعقود، والتأكد من أن جميع الاتفاقيات ضمن الميزانية وتتوافق مع سياسات المنتجع.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المساعدة في إنشاء ميزانيات الأحداث ومراقبة النفقات طوال عملية التخطيط للحدث وتنفيذه، وضمان التحكم الصارم في التكاليف دون المساومة على جودة الخدمة.

تتبع إيرادات ونفقات الحدث، وضمان إعداد تقارير مالية دقيقة والمساءلة عن جميع التكاليف المرتبطة بعمليات الحدث.

تحديد الفرص لزيادة الربحية من خلال زيادة مبيعات الخدمات المتميزة وتحسين الكفاءة التشغيلية.

قيادة الفريق وتطويره

دعم مدير الأحداث في قيادة وتطوير فريق الأحداث، وتقديم التوجيه والتدريب والإرشاد لمنسقي الأحداث والموظفين المبتدئين.

التأكد من أن أعضاء الفريق يديرون مسؤولياتهم بشكل فعال، وتقديم الملاحظات وإجراء مراجعات الأداء بما يتماشى مع أهداف القسم.

قيادة بالقدوة في تعزيز بيئة عمل إيجابية وتعاونية تشجع الإبداع والابتكار والاهتمام بالتفاصيل.

تطوير المفاهيم الإبداعية والابتكار

التعاون مع مدير الأحداث بشأن مفاهيم الأحداث الإبداعية، والتأكد من أن كل حدث فريد من نوعه، ومصمم وفقًا لرؤية العميل، ويعكس المعايير العالية للمنتجع.
البقاء على اطلاع بأحدث اتجاهات الصناعة والابتكارات الجديدة في الأحداث، مما يساعد على دمج أحدث التقنيات والموضوعات وأنماط الخدمة في عروض الأحداث التي يقدمها المنتجع.

المساهمة بشكل استباقي في الأفكار لتحسين تجارب الضيوف، ورفع جماليات الحدث، وتقديم تنسيقات جديدة للأحداث.

تسويق الحدث وتمثيل العلامة التجارية

العمل مع فريق التسويق لضمان تمثيل العلامة التجارية بشكل متسق عبر جميع المواد الترويجية للحدث، بما في ذلك الكتيبات والدعوات ومحتوى وسائل التواصل الاجتماعي ومواد العلاقات العامة.

العمل كسفير للعلامة التجارية خلال الأحداث البارزة، والتأكد من الحفاظ على صورة المنتجع وسمعته في جميع تفاعلات العملاء والضيوف.

التعاون مع المبيعات والتسويق لتطوير حزم الأحداث والمواد الترويجية التي تتوافق مع استراتيجية التسويق الشاملة للمنتجع والجمهور المستهدف.

إدارة المخاطر والامتثال

التأكد من أن جميع الأحداث متوافقة تمامًا مع القوانين المحلية ولوائح الصحة والسلامة وسياسات المنتجع.

تطوير وتنفيذ خطط إدارة المخاطر للأحداث، بما في ذلك خطط الطوارئ للطقس والأعطال الفنية والتحديات غير المتوقعة الأخرى.
تحمل مسؤولية سلامة الضيوف والموظفين أثناء جميع الفعاليات، والتأكد من اتباع البروتوكولات المناسبة وأن بيئة الحدث آمنة.

الاستدامة والممارسات الأخلاقية

التأكد من أن جميع الفعاليات تتضمن ممارسات مستدامة، حيثما أمكن، بما يتماشى مع التزام المنتجع بالمسؤولية البيئية والرفاهية الأخلاقية.
العمل مع البائعين وفريق العمليات للحصول على منتجات وخدمات صديقة للبيئة، دون المساومة على جودة الفخامة أو توقعات الضيوف.