مساعد إداري

الأدوار والمسؤوليات

تنفيذ المهام الإدارية اليومية بكفاءة ودقة.
إعداد وتحرير المستندات والعروض التقديمية والتقارير لضمان الدقة والالتزام بمعايير الشركة.
الحفاظ على أنظمة الملفات المنظمة، سواء المادية أو الرقمية، لتسهيل استرجاع المستندات بكفاءة.
جدولة وتنظيم الاجتماعات المتعلقة بالمشروع، والتأكد من إبلاغ جميع أصحاب المصلحة بالتواريخ الرئيسية والمنتجات النهائية.
صياغة وتحرير رسائل البريد الإلكتروني والرسائل المهنية والمراسلات الأخرى حسب الحاجة.
تنفيذ وصيانة إجراءات التحكم في المستندات، والتأكد من تصنيف جميع مستندات المشروع وتخزينها وإتاحتها لفريق المشروع بدقة.
التعاون مع مديري المشاريع وأعضاء الفريق للمساعدة في المهام الإدارية المتعلقة بالمشروع.
تجميع وتنظيم وثائق المشروع، بما في ذلك العقود والمواصفات والرسومات، والتأكد من إمكانية الوصول إليها بسهولة من قبل الفريق.
المساعدة في مهام إدخال البيانات المتعلقة بمعالم المشروع والجداول الزمنية وتخصيص الموارد.
إنشاء التقارير والتحليلات الأساسية لدعم مديري المشاريع في مراقبة تقدم المشروع.

المؤهلات

يفضل الحصول على دبلومة أو درجة في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
خبرة إدارية لا تقل عن سنتين، ويفضل أن تكون في بيئة خدمات مهنية أو هندسية.

إتقان استخدام حزمة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).

قدرات تنظيمية وتعدد مهام ممتازة مع اهتمام شديد بالتفاصيل.

مهارات تواصل قوية، سواء كتابية أو شفوية.

القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.

موقف استباقي وإيجابي، مع القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني في فريق.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

بصفتك مساعدًا إداريًا، فإن المهارات التالية ضرورية لدعم المديرين التنفيذيين والفرق وعمليات الأعمال بشكل فعال:

1. المهارات التنظيمية
إدارة الوقت: القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة المواعيد النهائية والتعامل مع المسؤوليات المتعددة بكفاءة.

الاهتمام بالتفاصيل: ضمان الدقة في جميع جوانب الدور، من الجدولة إلى إعداد المستندات.

إدارة الملفات: الحفاظ على تنظيم الملفات المادية والرقمية لسهولة استرجاعها.

2. مهارات الاتصال
التواصل اللفظي والمكتوب: التواصل الواضح والموجز مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو شخصيًا.

خدمة العملاء: تقديم الدعم المهني والتعامل مع الاستفسارات أو الشكاوى بطريقة مهذبة وفعالة.

المهارات الشخصية: بناء علاقات مع زملاء العمل والعملاء والمديرين التنفيذيين لخلق بيئة منتجة.

3. المهارات الفنية
مجموعة برامج Microsoft Office: إجادة استخدام Word وExcel وPowerPoint وOutlook لإنشاء المستندات وإدارة البيانات والتواصل.

برامج إدارة المشاريع: الإلمام بأدوات مثل Asana أو Trello أو Microsoft Project لتتبع المهام وجدولتها.
إدارة قواعد البيانات: المعرفة الأساسية بأنظمة قواعد البيانات لإدارة جهات الاتصال والجداول الزمنية والسجلات الأخرى.
الأدوات الافتراضية: الكفاءة في استخدام أدوات مؤتمرات الفيديو (Zoom وMicrosoft Teams) ومنصات التعاون (Slack وGoogle Workspace).
4. مهارات حل المشكلات
الحيلة: القدرة على توقع التحديات وإيجاد الحلول بكفاءة.
اتخاذ القرار: اتخاذ قرارات مستنيرة عند التعامل مع المهام الروتينية أو الاستجابة للقضايا غير المتوقعة.
5. الجدولة وإدارة التقويم
جدولة المواعيد: تنسيق الاجتماعات وترتيبات السفر والأحداث.
إدارة التقويم: إدارة جداول المديرين التنفيذيين أو الفرق بكفاءة، وضمان عدم وجود تعارضات وتعظيم كفاءة الوقت.
6. السرية والتقدير
التعامل مع معلومات الشركة الحساسة بعناية والحفاظ على التقدير عند الضرورة.
إدارة المستندات السرية أو البيانات المالية أو المعلومات الشخصية.
7. المحاسبة والميزانية (أساسي)
تتبع النفقات: مراقبة ومعالجة الفواتير والإيصالات والنقد الصغير.
إدارة الميزانية: المساعدة في إنشاء الميزانية أو مراقبة الإنفاق الإداري.
8. تخطيط الأحداث
تنسيق الخدمات اللوجستية للاجتماعات والمؤتمرات وفعاليات الشركة أو أنشطة بناء الفريق.
التعامل مع ترتيبات السفر وحجز الأماكن وتقديم الطعام.
9. القدرة على التكيف
القدرة على أداء مهام متعددة: القدرة على التبديل بين المهام والتكيف بسرعة مع الأولويات المتغيرة.
إدارة الإجهاد: الحفاظ على رباطة الجأش أثناء المواقف عالية الضغط.