مساعد إداري

الأدوار والمسؤوليات

تنفيذ المهام الإدارية اليومية بكفاءة ودقة.
إعداد وتحرير المستندات والعروض التقديمية والتقارير لضمان الدقة والالتزام بمعايير الشركة.
الحفاظ على أنظمة الملفات المنظمة، سواء المادية أو الرقمية، لتسهيل استرجاع المستندات بكفاءة.
جدولة وتنظيم الاجتماعات المتعلقة بالمشروع، والتأكد من إبلاغ جميع أصحاب المصلحة بالتواريخ الرئيسية والمنتجات النهائية.
صياغة وتحرير رسائل البريد الإلكتروني والرسائل المهنية والمراسلات الأخرى حسب الحاجة.
تنفيذ وصيانة إجراءات التحكم في المستندات، والتأكد من تصنيف جميع مستندات المشروع وتخزينها وإتاحتها لفريق المشروع بدقة.
التعاون مع مديري المشاريع وأعضاء الفريق للمساعدة في المهام الإدارية المتعلقة بالمشروع.
تجميع وتنظيم وثائق المشروع، بما في ذلك العقود والمواصفات والرسومات، والتأكد من إمكانية الوصول إليها بسهولة من قبل الفريق.
المساعدة في مهام إدخال البيانات المتعلقة بمعالم المشروع والجداول الزمنية وتخصيص الموارد.
إنشاء التقارير والتحليلات الأساسية لدعم مديري المشاريع في مراقبة تقدم المشروع.

المؤهلات

يفضل الحصول على دبلومة أو درجة في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
خبرة إدارية لا تقل عن سنتين، ويفضل أن تكون في بيئة خدمات مهنية أو هندسية.

إتقان استخدام حزمة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).

قدرات تنظيمية وتعدد مهام ممتازة مع اهتمام شديد بالتفاصيل.

مهارات تواصل قوية، سواء كتابية أو شفوية.

القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.

موقف استباقي وإيجابي، مع القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني في فريق.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. المهارات التنظيمية
إدارة المهام: تنظيم المهام وإعطائها الأولوية بكفاءة، وإدارة الجداول الزمنية، وتتبع المواعيد النهائية.
إدارة الوقت: التوفيق بين المسؤوليات المتعددة وإدارة الوقت بشكل فعال لضمان إكمال جميع المهام في الوقت المناسب.
2. مهارات الاتصال
التواصل اللفظي: التواصل الواضح والمهني مع الزملاء والعملاء وأصحاب المصلحة.
التواصل الكتابي: القدرة على كتابة رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والتقارير الواضحة والموجزة والمنظمة جيدًا.
الاستماع النشط: الانتباه للآخرين وفهم التعليمات أو الملاحظات بعناية.
3. إتقان التكنولوجيا
برامج Office: إتقان مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) أو Google Workspace (Docs وSheets وSlides وGmail).
أدوات التقويم والجدولة: الإلمام ببرامج الجدولة مثل Microsoft Outlook أو Google Calendar أو أدوات أخرى مثل Calendly.
إدارة البيانات وبرامج قواعد البيانات: معرفة أدوات إدارة علاقات العملاء وبرامج إدارة المشاريع (مثل Trello أو Asana) وأنظمة الملفات.

المهارات الأساسية في تكنولوجيا المعلومات: فهم استكشاف الأخطاء وإصلاحها فيما يتعلق بالمشكلات الفنية البسيطة وإدارة معدات المكتب (الطابعات وأجهزة الفاكس وما إلى ذلك).

4. الاهتمام بالتفاصيل
التأكد من خلو المستندات من الأخطاء ودقة البيانات والتحقق من جميع التفاصيل بعناية قبل الانتهاء من المهام أو التقارير.

5. مهارات حل المشكلات
القدرة على التفكير بسرعة وتحديد المشكلات والتوصل إلى حلول فعالة. وقد يتضمن ذلك التعامل مع شكاوى العملاء وحل تعارضات الجدولة أو إيجاد طرق لتحسين كفاءة سير العمل.

6. خدمة العملاء
التفاعل مع العملاء: التفاعل المهني والودي مع العملاء أو الزوار، مما يضمن الانطباع الإيجابي عن المنظمة.

التعامل مع الاستفسارات: الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية أو الاستفسارات الشخصية وتقديم معلومات مفيدة أو توجيهها إلى الشخص المناسب.
7. إدارة المشروع
التنسيق: المساعدة في وضع الجداول الزمنية للمشروع، والمساعدة في إدارة الموارد، وتتبع مراحل المشروع.
القيام بمهام متعددة: التعامل مع جوانب مختلفة من مشاريع مختلفة في نفس الوقت، والتأكد من بقائها على المسار الصحيح.
8. السرية والتكتم
التعامل مع المعلومات الحساسة بعناية والتأكد من الحفاظ على التفاصيل السرية آمنة وخاصة.